09/2026 Einkaufsassistenz (w/m/div)

Unsere Mission: Wir erforschen das Leben und die Erde im Dialog mit den Menschen. Das Museum für Naturkunde Berlin (MfN) ist ein exzellentes und integriertes Forschungsmuseum der Leibniz-Gemeinschaft mit internationaler Ausstrahlung und global vernetzter Forschungsinfrastruktur. Es ist auf drei eng miteinander verzahnten Feldern tätig: der sammlungsgestützten Forschung, der Sammlungsentwicklung und -erschließung und der forschungsbasierten Öffentlichkeits- und Bildungsarbeit. In den kommenden zehn Jahren wird das Museum für Naturkunde seinen Zukunftsplan verwirklichen. Es werden neue Labore und Arbeitsplätze für Spitzenforschung geschaffen. Gleichzeitig wird eine der weltweit umfassendsten naturhistorischen Sammlungen mit über 30 Millionen Objekten in modernen Sammlungsgebäuden untergebracht und dabei komplett digitalisiert.

Ihre Aufgaben:

• Vorbereitung und Durchführung in Abstimmung mit den Sachbearbeiter:innen Einkauf von Beschaffungsvorgängen bis zu einem Auftragswert von 100.000 € unter Beachtung haushalts- und vergaberechtlicher Vorgaben.
• Umfassende Abwicklung der Beschaffungsprozesse in SAP: von der Anlegung von Kreditoren und Auslösung von Bestellungen über die Stammdatenpflege bis hin zur Wareneingangsbuchung und Rechnungsprüfung unter Einhaltung der getroffenen Vereinbarungen und gesetzlichen Vorschriften.
• Prüfung von Bestellanforderungen sowie Beratung der Mitarbeitenden in allen Beschaffungsangelegenheiten.
• Einholung, formale Prüfung, Wertung und wirtschaftliche Analyse von Vergleichsangeboten - Kommunikation mit Lieferanten und intern mit Bedarfsträger:innen.
• Unterstützung bei komplexen Vergabeverfahren, insbesondere Prüfung der Bietereignung sowie Mitwirkung bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen.
• Vollständige Dokumentation der Vergabeverfahren einschließlich Registerabfragen (z. B. Gewerbezentral- und Korruptionsregister).
• Anlage und Pflege von Kreditoren- und Stammdaten sowie Bestellabwicklung im SAP-System.
• Organisation und Führung der Vergabe- und Beschaffungsakten sowie Steuerung des Post- und Mailverkehrs.
• Nachforderung und Fristenkontrolle fehlender Unterlagen.
• Unterstützung im operativen Tagesgeschäft und bei Jahresabschlussarbeiten, einschließlich Datenaufbereitung, Recherchen, Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Präsentationen.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen.
• Eingehende Fachkenntnisse im öffentlichen Vergaberecht UVgO, VgV, BerlAVG, LHO, GWB, EU-Vergaberichtlinien.
• Grundkenntnisse im Vertragsrecht, Handelsrecht und im Steuerrecht.
• Sichere Buchhaltungskenntnisse.
• Idealerweise Vorkenntnisse in SAP R/3.
• Anwendungsbereite Kenntnisse in den üblichen MS Office-Programmen.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Analytisches Denken, hohe Einsatzbereitschaft, Sorgfalt, Zuverlässigkeit und Flexibilität.

Wir bieten Ihnen:

• Spannendes Arbeitsumfeld in einem attraktiven Forschungsmuseum mit vielseitigen Aufgaben in einem dynamischen und zukunftsorientierten Markt.
• Sehr gute ÖPNV Anbindung in der Mitte von Berlin.
• Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten auf persönlicher und fachlicher Ebene.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung und vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie (z. B. Gleitzeit oder individuelle Teilzeitmodelle).
• Mobiles Arbeiten ist je nach Tätigkeit bis zu 60 Prozent der individuellen Arbeitszeit möglich.
• Vergütung nach TV-L mit betrieblicher Altersvorsorge (VBL), Jahressonderzahlung und vermögenswirksamen Leistungen.
• Arbeitgeberzuschuss zum VBB Firmenticket oder Deutschlandticket Job.
• Mitarbeiterevents, betriebliches Gesundheitsmanagement und Sprachkurse Deutsch und Englisch.
• 30 Urlaubstage sowie den 24. Dezember und 31. Dezember frei.

Hinweise: Zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Wir freuen uns über Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) bis zum bevorzugt über unser Online-Bewerbungsportal.