Schulsekretärs/Schulsekretärin (m/w/d)

Am Musikgymnasium Schloss Belvedere – Staatliches Spezialgymnasium in Weimar ist zum 20. Oktober 2026 bzw. mit Beginn der Elternzeit die Stelle eines/einer Schulsekretärs/Schulsekretärin (m/w/d) in Vollzeit als Abwesenheitsvertretung gemäß § 14 Abs. 1 Nr. 3 TzBfG, längstens bis zum Ende der Elternzeit befristet zu besetzen. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere im Hinblick auf die Lage und den Umfang der Teilzeit entsprochen werden kann, ist im Einzelfall zu prüfen.

Das Aufgabengebiet umfasst vorrangig:

• Bearbeitung von Postein- und ausgängen
• Telefongespräche entgegennehmen, führen bzw. weiterleiten
• elektronische Kommunikation (Überwachen, Weiterleiten, Erstellen und Versenden von E-Mails, Einscannen von Dokumenten und Posteingängen und deren Weiterleitung/Versendung)
• Unterstützung der Schul- und Internatsleitung (Terminplanung, Arbeitsorganisation, Zuarbeiten)
• Vorbereitung von Schriftvorlagen und Erstellung von Protokollen
• Pflege der Schüler- und Personal-Datensätze in der Schulverwaltungssoftware, Erstellung und Aktualisierung der Klassen-, Schüler-, Mitarbeiter- und Unterrichtslisten inklusive Schulstatistik des TMBWK
• Anlegen der Schülerakten und Ausstellung von Bescheinigungen und Schülerausweisen
• selbstständige Bearbeitung der Bewerbungsunterlagen und Vorbereitung der Eignungsprüfungen für neue, an der Aufnahme ins Musikgymnasium interessierte Schüler
• Mitvorbereitung von Informationsveranstaltungen für die Eltern neuer Schüler
• Archivierung und Dokumentation der Unterlagen

Voraussetzung für die Teilnahme am Auswahlverfahren:

Vorausgesetzt wird eine abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation, Bürokaufmann/Bürokauffrau für Büromanagement oder eine entsprechend gleichwertige Ausbildung.

Darüber hinaus sollten folgende wünschenswerten Anforderungen erfüllt werden:

• ausgeprägte kooperative und kommunikative Fähigkeiten
• Verantwortungsbewusstsein, Teamfähigkeit und Flexibilität
• sichere Anwendung von Bürosoftware (insbesondere der MS-Officeprogramme Outlook, Word und Excel)
• Bereitschaft zur ständigen Weiterbildung
• sicherer Umgang mit moderner Kommunikationstechnik
• anwendungsbereite Englischkenntnisse sind von Vorteil

Die Einstellung erfolgt im Angestelltenverhältnis. Die Eingruppierung richtet sich nach den tarifrechtlichen Vorschriften (Entgeltgruppe 5 TV-L).

Bewerbungen können ausschließlich bis 2. Juli 2026 über das Online-Bewerbungsportal unter karriere.thueringen.de eingereicht werden. In das Auswahlverfahren werden nur vollständige Bewerbungen einbezogen.

Die Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d) erklären sich mit der Einsichtnahme in die Bewerbungsunterlagen einverstanden und stimmen der vorübergehenden Speicherung ihrer Daten im Rahmen des Auswahlverfahrens zu. Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen, werden nicht erstattet.

Die Stellenausschreibung richtet sich in gleicher Weise an weibliche, männliche und diverse Bewerberinnen und Bewerber. Bewerbungen von behinderten Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Neunten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IX) besonders berücksichtigt; ein Hinweis auf eventuelle Schwerbehinderung unter Beigefügung eines entsprechenden Nachweises ist folglich erwünscht.

Informationen zum Datenschutz: Ihre Bewerbungsdaten werden durch das Staatliche Schulamt Mittelthüringen im Einklang mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und dem Thüringer Datenschutzgesetz verarbeitet. Eine entsprechende Information gemäß Art. 13 DSGVO zur Erhebung personenbezogener Daten für Stellenbesetzungsverfahren finden Sie unter www.schulamt.thueringen.de/mitte/stellen.

Das Staatliche Schulamt Mittelthüringen behält sich Änderungen vor.