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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Werde Teil des Musikschulsekretariats und unterstütze bei vielfältigen administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Die Musikschule Coesfeld ist ein engagierter Ort für musikalische Bildung und Gemeinschaft.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Fortbildungsmöglichkeiten und eine betriebliche Altersvorsorge.
- Warum dieser Job: Erlebe einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einem motivierten Team mit einer Leidenschaft für Musik.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest eine kaufmännische Ausbildung und gute EDV-Kenntnisse mitbringen.
- Andere Informationen: Bewerbungen sind bis zum 13.10.2023 willkommen!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Die Musikschule Coesfeld sucht zum frühestmöglichen Zeitpunkt eine(n) Mitarbeiter(in) (m/w/d) im Musikschulsekretariat mit einem Umfang von 19,5 Wochenstunden an 5 Wochentagen. Diese Tätigkeit ist am Standort der Musikschule (WBK, Osterwicker Str. 29, 48653 Coesfeld) hauptsächlich am Nachmittag auszuführen. Über diese Vereinbarung hinaus ist eine gewisse zeitliche Flexibilität für Veranstaltungen der Musikschule notwendig.
Das Musikschulsekretariat dient als Schnittstelle zwischen zahlreichen Akteuren im laufenden Schulbetrieb und ist in der Regel die erste Anlaufstelle für Schülerinnen und Schüler, Eltern und Kollegium. Täglich steht eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben an, die zu bearbeiten sind. Sowohl Einfühlungsvermögen im täglichen Umgang mit dem Publikum sowie die Fähigkeit zur konstruktiven Zusammenarbeit mit der Schulleitung, dem Lehrpersonal und im Sekretariat sind Voraussetzung für ein erfolgreiches Arbeiten im Schulsekretariat. Dafür erwartet Sie ein abwechslungsreicher und vielseitiger Arbeitsplatz. Die Vergütung erfolgt über TVöD EG 6.
Aufgabenbereiche:
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Schriftverkehr (Word/Excel/Outlook/Publikationen/Verwaltungssoftware)
- Publikumsverkehr, Telefondienst, Archiv
- Telefonische und persönliche Beratung bei Anliegen der Schülerinnen und Schüler, der Eltern und von Interessierten
- Administrative Aufgaben (u.a. Schülerverwaltung wie An-, Um- und Abmeldungen, Stundenplanverwaltung, Inventarisierung von Mietinstrumenten)
- Organisatorische Hilfe und Zuarbeit (Schulleitung, Fachbereichsleitungen, Lehrkräften)
Anforderungen:
- Eine abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/-mann oder Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung.
- Gute Sekretariats- und Verwaltungskenntnisse, kaufmännische Grundkenntnisse
- Fortbildungsbereitschaft zur Einarbeitung in die Verwaltungssoftware
- Fundierte EDV-Kenntnisse, sichere Anwendung der Office-Produkte Outlook, Word, Excel, Affinität zur Social Media
- Sehr gute Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Affinität zur Musik und zu den Abläufen einer Musikschule
- Einfühlungsvermögen, Engagement, Kommunikationsfähigkeit und Teamfähigkeit.
- Freundlichkeit, Loyalität, Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit
- Fahrerlaubnis der Klasse B sowie die Bereitschaft zur Nutzung des privaten PKW für dienstliche Zwecke.
Geboten wird:
- Abwechslungsreiche Arbeit und Etablierung in ein engagiertes, motiviertes Team
- Gute räumliche Bedingungen und Ausstattung
- Fortbildungsmöglichkeiten
- Betriebliche Altersvorsorge
- TVöD EG 6
Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt. Für Auskünfte steht Ihnen der Leiter der Musikschule, Herr Bernd Mertens Tel. 02541 70177 oder unter bernd.mertens@musikschule-coesfeld.de, gerne zur Verfügung. Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige, schriftliche Bewerbung (Lichtbild, Lebenslauf, Zeugnisse) bis spätestens 13.10.023 an die Musikschule Coesfeld z.Hd. Herrn Bernd Mertens, Osterwicker Str. 29, 48653.
Mitarbeiter(in) (m/w/d) im Musikschulsekretariat Arbeitgeber: Musikschule
Kontaktperson:
Musikschule HR Team
bernd.mertens@musikschule-coesfeld.de
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter(in) (m/w/d) im Musikschulsekretariat
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Musikschule Coesfeld und ihre Programme. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein echtes Interesse an der Musikschule und deren Abläufen hast. Das wird dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Da du als erste Anlaufstelle für Schüler, Eltern und das Kollegium fungierst, ist es wichtig, dass du zeigst, wie gut du mit verschiedenen Personengruppen umgehen kannst.
✨Tip Nummer 3
Hebe deine Teamfähigkeit hervor. In einem Sekretariat ist die Zusammenarbeit mit anderen entscheidend. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du erfolgreich im Team gearbeitet hast.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Bereitschaft zur Weiterbildung. Die Stelle erfordert eine gewisse zeitliche Flexibilität und die Einarbeitung in Verwaltungssoftware. Betone, dass du bereit bist, dich in neue Systeme einzuarbeiten.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter(in) (m/w/d) im Musikschulsekretariat
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Unterlagen bereit hast, einschließlich eines aktuellen Lebenslaufs, relevanter Zeugnisse und eines Lichtbildes. Achte darauf, dass deine Dokumente gut strukturiert und übersichtlich sind.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Affinität zur Musik und deine Erfahrungen im Sekretariatsbereich hervorhebst. Zeige auf, warum du gut ins Team der Musikschule Coesfeld passt und welche Fähigkeiten du mitbringst.
Sprache und Stil: Achte darauf, dass dein Schreiben in sehr gutem Deutsch verfasst ist. Verwende eine klare und freundliche Sprache, die deine Kommunikationsfähigkeit unterstreicht. Vermeide umgangssprachliche Ausdrücke und achte auf korrekte Grammatik und Rechtschreibung.
Frist einhalten: Vergiss nicht, deine Bewerbung bis spätestens 13.10.2023 einzureichen. Plane genügend Zeit ein, um alles rechtzeitig zu versenden und überprüfe deine Unterlagen auf Vollständigkeit, bevor du sie abschickst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Musikschule vorbereitest
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle im Musikschulsekretariat viel Kontakt mit Schülern, Eltern und Lehrkräften erfordert, ist es wichtig, dass du während des Interviews deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Übe, klar und freundlich zu sprechen, und zeige, dass du einfühlsam auf die Bedürfnisse anderer eingehen kannst.
✨Bereite dich auf administrative Aufgaben vor
Informiere dich über die typischen administrativen Aufgaben, die in einem Sekretariat anfallen, wie z.B. die Verwaltung von Schülerdaten oder die Organisation von Veranstaltungen. Sei bereit, Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu nennen, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen zeigen.
✨Demonstriere deine EDV-Kenntnisse
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in Office-Anwendungen wie Word, Excel und Outlook hervorhebst. Du könntest auch erwähnen, wie du dich in neue Verwaltungssoftware einarbeiten kannst, um deine Fortbildungsbereitschaft zu zeigen.
✨Zeige deine Affinität zur Musik
Da die Stelle in einer Musikschule ist, ist es wichtig, dass du deine Leidenschaft für Musik und dein Verständnis für die Abläufe in einer Musikschule zum Ausdruck bringst. Teile persönliche Erfahrungen oder Interessen, die deine Eignung für diese Position unterstreichen.
