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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere das Tagesgeschäft der Geschäftsführung mit einem kreativen Touch.
- Arbeitgeber: Dynamisches Unternehmen im Bereich Medien und Live-Entertainment.
- Mitarbeitervorteile: Unbefristete Anstellung, Homeoffice, BVG-Ticket und Zugang zu coolen Events.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Teams und erlebe die Welt der Live-Events hautnah.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Studium, Erfahrung in Assistenzfunktionen und Organisationstalent.
- Andere Informationen: Flexibles Arbeitsumfeld mit vielen Entwicklungsmöglichkeiten und einem modernen Arbeitsplatz.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Das ist der Job:
- Eigenverantwortliche Organisation und Koordination des operativen und administrativen Tagesgeschäfts der Geschäftsführung
- Proaktives Termin- und Reisemanagement (national und international), inklusive Buchung, Koordination und Reisekostenabrechnung
- Selbstständige Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen und sensiblen Unterlagen
- Verlässliche Kommunikation und Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, internen Teams, externen Partner:innen, Künstler:innen und Dienstleistenden
- Planung, Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Agenda-Erstellung, Protokollführung und Nachverfolgung von To-dos
- Diskrete Bearbeitung geschäftsrelevanter und persönlicher Informationen sowie zuverlässiges Fristen- und Aufgabenmanagement
- Organisation von internen und externen Veranstaltungen, Guest Management, inklusive Betreuung besonderer Gäste
- Unterstützung bei der Koordination persönlicher Anliegen (z.B. Steuerberatung, Arzttermine, private Reisen, Geschenkplanung, etc.)
- Mitarbeit an strategischen Sonderprojekten, inklusive bereichsübergreifender Recherchen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
- Büroorganisation auf höchstem Niveau und laufende Optimierung von Prozessen im direkten Umfeld der Geschäftsführung
Das bringst du mit:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, idealerweise mit Schwerpunkt Assistenz, Kommunikation, Management oder Eventbereich
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, vorzugsweise im Medien-, Kultur- oder Live-Entertainment-Umfeld
- Souveränes Auftreten, absolute Diskretion und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit
- Organisationstalent, Hands-on-Mentalität und die Fähigkeit, auch bei hoher Taktung einen kühlen Kopf zu bewahren
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel
- Textsicherheit in Deutsch und Englisch
- Flexibilität für Arbeitszeiten an Abenden und Wochenenden
- Kommunikationsstärke und Teamgeist
- Reisebereitschaft
- Leidenschaft für Musik und Live-Events
Das bieten wir dir:
- Unbefristete Anstellung in verantwortungsvoller Position innerhalb einer spannenden Branche
- Arbeiten in einem dynamischen, kreativen Team
- Modern ausgestattetes Arbeitsumfeld inkl. MacBook und iPhone, auch zur privaten Nutzung
- Vielfältige Möglichkeiten zur fachlichen Weiterentwicklung
- BVG-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
- Zwei Tage Homeoffice pro Woche
- Einmal wöchentlich wird im Büro für alle frisch gekocht
- Monatliche Inhouse-Physiotherapie
- Zugang zu mitreißenden Konzerten, Festivals und spannenden Events im Live-Entertainment
Executive Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: Musikwoche
Kontaktperson:
Musikwoche HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine interessante Stelle gefunden hast, zögere nicht, direkt Kontakt aufzunehmen. Frag nach, ob es noch offene Fragen gibt oder wie der Prozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen über die Position, die dich interessiert. Oftmals können persönliche Empfehlungen den entscheidenden Unterschied machen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Unternehmen und die Branche. Überlege dir, welche Fragen du stellen möchtest und wie du deine Erfahrungen am besten präsentieren kannst.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt. Außerdem kannst du dich über aktuelle Stellenangebote und Events informieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Mach es konkret!: Vermeide allgemeine Floskeln und geh ins Detail. Erzähl uns von konkreten Erfahrungen, die du in ähnlichen Positionen gesammelt hast. Das hilft uns, deine Fähigkeiten besser einzuschätzen.
Achte auf die Form!: Ein gut strukturiertes Dokument macht einen besseren Eindruck. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben übersichtlich sind und keine Rechtschreibfehler enthalten. Wir lieben es, wenn alles ordentlich aussieht!
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg zu uns ist über unsere Karriereseite. Dort kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Musikwoche vorbereitest
✨Mach dich mit dem Unternehmen vertraut
Informiere dich über die Werte, die Kultur und die aktuellen Projekte des Unternehmens. Zeige im Interview, dass du nicht nur die Stellenbeschreibung gelesen hast, sondern auch ein echtes Interesse an der Mission und den Zielen des Unternehmens hast.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und Problemlösung zeigen. Bereite dich darauf vor, diese Beispiele klar und prägnant zu präsentieren, um deine Eignung für die Rolle als Executive Assistant zu unterstreichen.
✨Stelle Fragen
Bereite einige durchdachte Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Das zeigt dein Interesse und deine Neugierde. Fragen zur Teamdynamik oder zu den Herausforderungen, die das Unternehmen aktuell hat, können besonders gut ankommen.
✨Präsentiere dich professionell
Achte auf dein äußeres Erscheinungsbild und wähle ein Outfit, das zur Unternehmenskultur passt. Ein souveränes Auftreten und eine positive Körpersprache sind entscheidend, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.