Executive Assistant

Standort: WEMEA > Schweiz > Bachenbülach > Länggenstrasse

Vollzeit

Veröffentlicht am: Heute

Job Requisition ID: R2610237

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Was Sie tun werden

Wir suchen eine hochorganisierte und proaktive Executive Assistant, die umfassende administrative und sekretariatsunterstützende Tätigkeiten für das Führungsteam von World Courier Switzerland S.A. bereitstellt. Diese Rolle ist entscheidend für den effizienten Betrieb unseres Exekutivbüros.

Aufgaben:

• Erbringt fortgeschrittene, vielfältige und vertrauliche administrative Unterstützung für ein Mitglied des Managementausschusses von Cencora.
• Führt allgemeine administrative Aufgaben wie Postbearbeitung, Tippen, Ablage und Telefonbeantwortung durch.
• Stellt Büroakten auf und pflegt diese, vereinbart Termine und richtet Besprechungsräume nach Bedarf ein.
• Bestellt Büro- und/oder Lagerbedarf nach Bedarf.
• Reicht Informationen, Dokumente oder Berichte zur Bearbeitung an verschiedene andere Abteilungen ein.
• Überwacht verschiedene E-Mail-Postfächer und ergreift geeignete Maßnahmen.
• Kompliziert Informationen aus verschiedenen Quellen und nutzt diese zur Erstellung von Berichten.
• Überprüft und pflegt verschiedene Berichte auf Fehler, Inkonsistenzen oder Abweichungen; nimmt Korrekturen vor und informiert die entsprechenden Personen über Änderungen.
• Stellt sicher, dass die Zeitpläne und Kalender der Abteilung aktuell gehalten werden.
• Aktualisiert und pflegt relevante Geschäftsinformationen über Computer oder Abteilungsakten.
• Unterstützt bei einer Vielzahl von geplanten und ungeplanten Projekten in der Abteilung.
• Verfasst und tippt Korrespondenz und/oder Präsentationen für interne und externe Kontakte.
• Kann Personal-/Lohninformationen für die zugewiesene Gruppe oder Mitarbeiter in der Abteilung verarbeiten.
• Interagiert häufig mit internen Mitarbeitern und dem Management zur Lösung von Arbeitslastproblemen.
• Kann Backup-Unterstützung für andere administrative Mitarbeiter in der Abteilung bieten.
• Bearbeitet eingehende und ausgehende Anrufe für die Abteilung und beantwortet Fragen professionell.
• Unterstützt Abteilungsleiter bei der Vorbereitung von Meetings.
• Pflegt positive und professionelle Arbeitsbeziehungen zu Mitarbeitern und Management.
• Hält sich an alle relevanten Richtlinien, Verfahren, Sicherheitsregeln und Vorschriften.
• Führt verwandte Aufgaben nach Bedarf aus.

Qualifikationen:

• Nachgewiesene Erfahrung als Executive Assistant oder in einer ähnlichen administrativen Rolle, vorzugsweise mit Unterstützung von Führungskräften.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch; Französisch ist von Vorteil.
• Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement mit einem scharfen Auge für Details.
• Beherrschung der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und anderer relevanter Bürosoftware.
• Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten und Fristen einzuhalten.
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, Beziehungen zu verschiedenen Personen aufzubauen.
• Hohe Professionalität, Diskretion und die Fähigkeit, vertrauliche Informationen zu behandeln.
• Proaktiv und einfallsreich mit einer problemlösenden Denkweise.
• Fähigkeit, unabhängig mit minimaler Aufsicht sowie im Team zu arbeiten.

Berichtet an: Country Operations Manager

Fähigkeiten:

• Computerkenntnisse
• Deutsch (Muttersprache), Englisch (B2)
• Genauigkeit und Qualitätsfokus
• Kundenorientierung
• Teamarbeit, Unabhängigkeit und Initiative

Arbeitsumgebung:

Die beschriebenen Merkmale der Arbeitsumgebung sind repräsentativ für die Bedingungen, denen ein Mitarbeiter begegnet, während er die wesentlichen Funktionen dieser Stelle ausführt. Angemessene Vorkehrungen können getroffen werden, um es Personen mit Behinderungen zu ermöglichen, die wesentlichen Funktionen auszuführen.

Was Cencora bietet:

Wir bieten eine wettbewerbsfähige Gesamtvergütung. Unser Engagement gegenüber unseren Mitarbeitern umfasst umfassende, vielfältige Sozialleistungsprogramme, die auf die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Mitarbeiter zugeschnitten sind. Aufgrund unserer globalen Präsenz und unserer verschiedenen Geschäftseinheiten haben wir einen ausgewogenen Ansatz für die angebotenen Leistungen. Viele Sozialleistungen werden vom Unternehmen bezahlt, während andere durch Beiträge der Mitarbeiter angeboten werden. Die spezifischen Sozialleistungsangebote können je nach Standort, Position oder Geschäftseinheit variieren.