Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das HR-Team bei der Rekrutierung und Verwaltung von Beratern und Auftragnehmern.
- Unternehmen: Vereinte Nationen – ein inklusiver Arbeitgeber mit globaler Reichweite.
- Vorteile: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen Umfeld.
- Weitere Informationen: Dynamisches Team mit Fokus auf Vielfalt und Chancengleichheit.
- Warum dieser Job: Gestalte eine inklusive Arbeitsumgebung und trage zur globalen Mission bei.
- Qualifikationen: Erfahrung im Personalwesen und Kenntnisse in ERP-Systemen sind erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Diese Position befindet sich in der Planungs-, Vertrags- und Berichterstattungseinheit (PCRU), Abteilung für Personalwesen, Vielfalt und Outreach (SDOS), Dienst für Personalmanagement (HRMS), Abteilung für Management (DM), Büro der Vereinten Nationen in Wien (UNOV)/Büro der Vereinten Nationen für Drogen- und Verbrechensbekämpfung (UNODC) in Wien. Der Human Resources Assistant arbeitet unter der allgemeinen Anleitung des Leiters von SDOS und der direkten Aufsicht des Leiters von PCRU.
Der Stelleninhaber wird im Team tätig sein, das für die Einbindung von nicht-staatlichem Personal, einschließlich Beratern und Einzelauftragnehmern (CIC) in PCRU verantwortlich ist. Innerhalb der zugewiesenen Befugnisse ist der Stelleninhaber verantwortlich für folgende spezifische Aufgaben:
- Unterstützung und Hilfe für in Wien ansässige Kunden in HR-bezogenen Angelegenheiten, insbesondere bei der Einbindung von nicht-staatlichem Personal, insbesondere Beratern und Einzelauftragnehmern.
- In Abstimmung mit den anderen Teammitgliedern Unterstützung und Hilfe bei der Überprüfung und Bearbeitung von Anfragen zur Einbindung von Beratern/Einzelauftragnehmern, einschließlich: Einleitung und Nachverfolgung von Referenzprüfungen und akademischen Verifizierungen; Sicherstellung der Vollständigkeit der Vorbeschäftigungsformalitäten, Überprüfung der Leistungsbeschreibung (TOR), Vorbereitung und Ausschreibung von Stellenangeboten für Berater und Einzelauftragnehmer; Berechnung von Honoraren, Vorbereitung und Verwaltung von Verträgen, wie angefordert, unter Gewährleistung, dass die administrativen Bestimmungen gemäß den festgelegten Regeln und Verfahren eingehalten werden; Sicherstellung, dass Informationen korrekt in verschiedenen Systemen eingegeben werden.
- Überwachung und Koordination von Zahlungen und Leistungsbewertungen.
- Überprüfung und Genehmigung von Mittelverpflichtungen für UNOV/UNODC-Mitarbeiter/Personal in den Außenbüros.
- Pflege automatisierter Anwendungen und Datenbanken mit HR-bezogenen Informationen und Statistiken, falls zutreffend.
- Unterstützung bei der Erstellung der erforderlichen Dokumentation im Zusammenhang mit der Einbindung von Beratern/Einzelauftragnehmern zur Verteilung an verschiedene Büros, Abteilungen und Ämter.
- Allgemeine Bürodienste für den Leiter der Einheit bereitstellen und eine Vielzahl von Korrespondenz und anderen Mitteilungen entwerfen und/oder bearbeiten, falls angefordert.
- Forschung zu einer Reihe von HR-bezogenen Themen durchführen und bei der Erstellung von Notizen/Berichten helfen.
- Schulung/Anleitung weniger erfahrener Mitarbeiter und Personal.
- Als Vertretung für Kollegen im Team auf G-6-Ebene fungieren.
- Unterstützung bei der Sammlung und Analyse von Daten sowie der Erstellung von Datenpräsentationen und Berichten für den Informationsaustausch, die Beantwortung von Anfragen, das Wissensmanagement, die Planung und die Entscheidungsfindung.
- Unterstützung bei Visualisierungen und Aktualisierung von Informationsmaterialien wie Webseiten oder Broschüren.
- Erledigung anderer arbeitsbezogener Aufgaben nach Bedarf.
Kompetenzen
- Professionalität: Kenntnis der Richtlinien, Verfahren und Praktiken im Bereich Personalwesen und Fähigkeit, diese in einem organisatorischen Umfeld anzuwenden. Zeigt Eigeninitiative und stellt angemessene Verknüpfungen in den Arbeitsanforderungen her und antizipiert die nächsten Schritte.
- Teamarbeit: Zusammenarbeit mit Kollegen zur Erreichung der organisatorischen Ziele; wertschätzt die Ideen und das Fachwissen anderer.
- Planung & Organisation: Entwickelt klare Ziele, die mit den vereinbarten Strategien übereinstimmen; identifiziert prioritäre Aktivitäten und Aufgaben.
Bildung
Ein Abschluss der Sekundarstufe oder gleichwertig ist erforderlich.
Berufserfahrung
Mindestens fünf Jahre fortschreitende verantwortliche Erfahrung im Bereich Personalmanagement, Verwaltungsdienste oder anderen verwandten Bereichen sind erforderlich. Die Mindestanzahl relevanter Erfahrungen reduziert sich auf drei Jahre für Kandidaten, die über einen ersten Hochschulabschluss oder höher verfügen.
Sprachen
Englisch ist erforderlich.
Besondere Hinweise
Diese Position wird aus zusätzlichen Haushaltsmitteln finanziert. Die Besetzung dieser Position unterliegt der Verfügbarkeit von Mitteln.
Human Resources Assistant Arbeitgeber: myGwork - LGBTQ+ Business Community
Die Vereinten Nationen bieten eine inklusive und vielfältige Arbeitsumgebung, die sich für Chancengleichheit und die Förderung von Talenten aus verschiedenen Hintergründen einsetzt. Als Human Resources Assistant in Wien profitieren Sie von einem dynamischen Team, das sich auf die Unterstützung von nicht-staatlichem Personal konzentriert, und haben die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten in einem internationalen Kontext weiterzuentwickeln. Die UN fördert kontinuierliches Lernen und berufliches Wachstum, während sie gleichzeitig ein respektvolles und unterstützendes Arbeitsklima schafft.
Kontaktdaten:
myGwork - LGBTQ+ Business Community Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Human Resources Assistant erhalten könnten
✨Netzwerken, Netzwerken, Netzwerken!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus der HR-Branche in Kontakt zu treten. Besuche Veranstaltungen, Webinare oder nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit Fachleuten zu vernetzen. Oft erfährt man so von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Jobs zu dir kommen. Recherchiere Unternehmen, die dich interessieren, und kontaktiere sie direkt. Zeige dein Interesse und frage nach möglichen offenen Positionen. Das kann dir einen Vorteil verschaffen!
✨Bereite dich auf Interviews vor!
Informiere dich über die Organisation und die spezifischen Anforderungen der Stelle. Übe häufige Interviewfragen und bereite eigene Fragen vor, um dein Interesse zu zeigen. Je besser du vorbereitet bist, desto selbstbewusster wirst du auftreten.
✨Bewirb dich über unsere Website!
Vergiss nicht, dich über unsere Website zu bewerben! Dort findest du alle aktuellen Stellenangebote und kannst sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt an die richtigen Leute gelangt. So erhöhst du deine Chancen, gesehen zu werden!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Human Resources Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei authentisch!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei einfach du selbst! Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert. Authentizität kommt immer gut an und hilft uns, dich besser kennenzulernen.
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, bevor du sie abschickst!
Zeig deine Erfahrungen!:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen im HR-Bereich. Welche Herausforderungen hast du gemeistert? Was hast du gelernt? Das gibt uns einen guten Einblick in deine Fähigkeiten und wie du ins Team passen könntest.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt, bewirb dich bitte direkt über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und effizient bearbeiten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei myGwork - LGBTQ+ Business Community vorbereitet
✨Informiere dich über die UN
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die United Nations und deren Werte verschaffen. Informiere dich über aktuelle Projekte und Initiativen, insbesondere im Bereich der Personalverwaltung. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation für die Position.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Personalverwaltung und Teamarbeit demonstrieren. Bereite dich darauf vor, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast, um deine Eignung für die Rolle zu untermauern.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamdynamik, den Erwartungen an die Rolle oder den nächsten Schritten im Auswahlprozess sein. Das zeigt, dass du aktiv an dem Gespräch teilnimmst und wirklich an der Position interessiert bist.
✨Kleidung und Auftreten
Achte darauf, angemessene Kleidung zu wählen, die professionell wirkt. Dein Auftreten sollte selbstbewusst und freundlich sein. Ein fester Händedruck und Augenkontakt können einen positiven ersten Eindruck hinterlassen.
