Team Coordinator, Products and Solutions

Unser Products and Solutions-Team steht im Mittelpunkt, wie mylife Diabetes Care sein Produktportfolio in verschiedenen Märkten entwickelt, einführt und skaliert. Wir suchen jemanden, der die Abläufe aufrechterhält, vorausschauend denkt und Verantwortung für den operativen Bereich übernimmt, damit sich die Spezialisten auf ihre Arbeit konzentrieren können. Dies ist keine klassische Assistenzrolle, in der man auf Anweisungen wartet. Sie werden den Rhythmus eines wachsenden Teams verwalten: Meetings mit Beratungsgremien und Prüfern, Einarbeitung neuer Kollegen, Wissensmanagement über Confluence und Koordination mit internen und externen Stakeholdern.

Die richtige Person für diese Rolle bemerkt, was fehlt, bevor sie gefragt wird, hält mehrere Arbeitsstränge organisiert, ohne Details zu verlieren, und fühlt sich wohl im Umgang mit der Unternehmensführung und externen Experten. Sie werden alles von der Verwaltung des Kalenders der Führungskräfte bis hin zur Sicherstellung, dass die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind, übernehmen. Einiges davon ist Routine, anderes erfordert Urteilsvermögen. Wir benötigen beides.

Ihre Hauptaufgaben:

• Organisation und Koordination von Advisory Board-Meetings, Products & Solutions Committee, Prüfer-Meetings, Expertenanrufen und Steuerungssitzungen. Sie sind für die Logistik von Anfang bis Ende verantwortlich, nicht nur für die Kalendereinladung.
• Planung und Koordination von Workshops und Veranstaltungen, einschließlich der Erstellung von Agenden, Raumaufbau, Catering und Materialien.
• Verwaltung ausgewählter Confluence-Seiten (einschließlich Berechtigungen), damit das Team immer weiß, wo es die benötigten Informationen findet.
• Management von Vorlagen, SOPs, Leitfäden und Archivierung für Products and Solutions. Halten Sie die Wissensdatenbank sauber, aktuell und nutzbar.
• Optimierung von Einarbeitungs- und Schulungsplänen für neue Teammitglieder, einschließlich externer Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass die Leute ab dem ersten Tag alles haben, was sie brauchen.
• Koordination von DocuSign, Unterstützung bei LMS und Konsolidierung von Rechnungen. Halten Sie die administrativen Prozesse in Bewegung, ohne Engpässe zu schaffen.
• Identifizierung von Lücken und Ineffizienzen in der Arbeitsweise des Teams und Vorschläge für bessere Vorgehensweisen. Wir möchten jemanden, der Prozesse verbessert, nicht nur folgt.
• Identifizierung und Implementierung von KI-Tools, die die kreative Produktion tatsächlich verbessern (Bearbeitung, Asset-Generierung, Workflow-Automatisierung).
• Integration von KI in die täglichen Arbeitsabläufe und Unterstützung des Teams beim Aufbau von Vertrauen in neue Tools.
• Aufrechterhaltung des Kalenders der Führungskräfte und der Meeting-Logistik für Vorstandsmitglieder. Die richtigen Personen, die richtigen Materialien, der richtige Raum, pünktlich.

Ihr Profil:

• Kaufmännische Ausbildung, Finanzen, Betriebswirtschaft oder vergleichbar. Uns ist wichtiger, wie Sie denken, als Ihr genaues Studium.
• Mehrjährige Erfahrung in der Projektleitung und Koordination von Teamaktivitäten. Sie haben bereits die operative Seite eines Teams geleitet und wissen, was erforderlich ist.
• Sie können mehrere Stakeholder mit konkurrierenden Prioritäten verwalten, ohne den Überblick zu verlieren. Erfahrung in einem regulierten oder Gesundheitsumfeld ist von Vorteil.
• Sicher im Umgang mit digitalen Kollaborationstools. Sie nutzen nicht nur Tools, sondern stellen sicher, dass sie für das Team funktionieren.
• Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse sind erforderlich.
• Sie sind diskret, zuverlässig und gehen professionell mit sensiblen Informationen um.
• Sie antizipieren, was benötigt wird, kennzeichnen frühzeitig Probleme und setzen Dinge um, ohne daran erinnert zu werden. Proaktivität ist für uns kein Schlagwort, sondern eine Voraussetzung.
• Sie sind bereit zu sagen: „Dieser Prozess funktioniert nicht, hier ist ein besserer Weg“ und setzen dies dann um.

Erleben Sie die Vorteile der Zusammenarbeit mit uns:

• Pensionskasse mylife Diabetes Care 55% der Pensionsbeiträge.
• Mobilitätsunterstützung: Ladestationen, Swiss Half Fare Card, Parkplätze, Nähe zu öffentlichen Verkehrsmitteln.
• Kostenlose Sporteinrichtungen: erschwingliche oder kostenlose Fitnessstudios.
• Familienfreundlich: Finanzielle Beiträge zur Kinderbetreuung.
• Arbeitszeiten: Arbeitszeitregelungen: Schichtarbeit, Jahresarbeitszeit, Teilzeit.
• FlexWork: Arbeiten, wo und wann Sie möchten (in der Schweiz).
• Aktuelle Arbeitsumgebung: Moderne Büros und Produktionsräume; Personalrestaurant und Pausenbereiche.

Gemeinsam schaffen wir Lösungen, die das Leben verbessern. Bei mylife Diabetes Care entwickeln wir integrierte Lösungen, auf die Menschen mit Diabetes wirklich vertrauen können. Wir sind ein schnell wachsendes, familiengeführtes Unternehmen mit Sitz in Burgdorf (Schweiz) - gegründet auf 40 Jahren Innovation und international aktiv. Wir vereinen Fachwissen, Engagement und eine klare Mission: Menschen zu ermächtigen, mehr Freiheit durch bessere Kontrolle zu gewinnen. Alles, was wir tun, wird mit einem Ziel entwickelt und mit Sorgfalt gestaltet. Unsere Kernkompetenz liegt in der automatisierten Insulinabgabe (AID). Mit mylife Loop bieten wir ein System, das sich an die individuellen Bedürfnisse und den Alltag von Menschen mit Diabetes anpasst.