Team Coordinator, Products and Solutions 80% - 100%

Unser Products and Solutions-Team steht im Mittelpunkt, wie mylife Diabetes Care sein Produktportfolio in verschiedenen Märkten entwickelt, einführt und skaliert. Wir benötigen jemanden, der die Abläufe aufrechterhält, vorausschauend denkt und Verantwortung für den operativen Bereich übernimmt, damit sich die Spezialisten auf ihre Arbeit konzentrieren können. Dies ist keine klassische Assistenzrolle, in der man auf Anweisungen wartet.

Sie werden den Rhythmus eines wachsenden Teams verwalten: Meetings mit Beratungsgremien und Prüfern, Einarbeitung neuer Kollegen, Wissensmanagement über Confluence und Koordination mit internen und externen Stakeholdern. Die richtige Person für diese Rolle bemerkt, was fehlt, bevor sie gefragt wird, hält mehrere Arbeitsstränge organisiert, ohne Details zu verlieren, und fühlt sich wohl im Umgang mit der Unternehmensführung und externen Experten.

Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Organisation und Koordination von Advisory Board-Meetings, Products & Solutions Committee, Prüfer-Meetings, Expertenanrufen und Steuerungssitzungen.
• Sie übernehmen die Logistik von Anfang bis Ende, nicht nur die Kalendereinladung.
• Planung und Koordination von Workshops und Veranstaltungen, einschließlich der Erstellung von Agenden, Raumaufbau, Catering und Materialien.
• Pflege ausgewählter Confluence-Seiten (einschließlich Berechtigungen), damit das Team immer weiß, wo es die benötigten Informationen findet.
• Verwaltung von Vorlagen, SOPs, Leitdokumenten und Archivierung für Products and Solutions.
• Die Wissensdatenbank sauber, aktuell und nutzbar halten.
• Optimierung von Einarbeitungs- und Schulungsplänen für neue Teammitglieder, einschließlich externer Mitarbeiter.
• Sicherstellen, dass die Mitarbeiter ab dem ersten Tag alles haben, was sie benötigen.
• Koordination von DocuSign, Unterstützung des LMS und Konsolidierung von Rechnungen.
• Die administrativen Prozesse reibungslos gestalten, ohne Engpässe zu schaffen.
• Identifizierung von Lücken und Ineffizienzen in der Teamarbeit und Vorschläge für bessere Arbeitsweisen.
• Implementierung von KI-Tools, die die kreative Produktion tatsächlich verbessern (Bearbeitung, Asset-Generierung, Workflow-Automatisierung).
• Integration von KI in die täglichen Arbeitsabläufe und Unterstützung des Teams beim Umgang mit neuen Tools.
• Das Executive-Kalender- und Meeting-Logistik für Vorstandsmitglieder reibungslos halten.

Ihr Profil:

• Kaufmännische Ausbildung, Finanzen, Betriebswirtschaft oder vergleichbar. Uns ist wichtiger, wie Sie denken, als Ihr genaues Studium.
• Mehrjährige Erfahrung in der Projektleitung und Koordination von Teamaktivitäten. Sie haben bereits die operative Seite eines Teams geleitet und wissen, was erforderlich ist.
• Sie können mehrere Stakeholder mit konkurrierenden Prioritäten verwalten, ohne den Überblick zu verlieren.
• Erfahrung in einem regulierten oder Gesundheitsumfeld ist von Vorteil.
• Sicher im Umgang mit digitalen Kollaborationstools. Sie nutzen nicht nur Tools, sondern stellen sicher, dass sie für das Team funktionieren.
• Fließend in Englisch und Deutsch ist erforderlich.
• Sie sind diskret, zuverlässig und gehen professionell mit sensiblen Informationen um.
• Sie antizipieren, was benötigt wird, kennzeichnen frühzeitig Probleme und setzen Dinge um, ohne daran erinnert zu werden. Proaktivität ist für uns kein Schlagwort, sondern eine Voraussetzung.
• Sie sind bereit zu sagen: „Dieser Prozess funktioniert nicht, hier ist ein besserer Weg“ und setzen dies dann um.