Senior Events & Projects Manager (f/m/d)

Um unser Events-Team zu unterstützen, suchen wir einen Senior Events & Projects Manager (f/m/d) für unser Büro in München.

WAS SIE TUN WERDEN

• Eigenverantwortliche Verwaltung des gesamten Projektlebenszyklus globaler Veranstaltungen und langfristiger Aktivierungen - von der ersten Planung über die Durchführung vor Ort bis hin zur Nachbesprechung, einschließlich der Entwicklung und Pflege umfassender Projektzeitpläne für mehrere gleichzeitige Veranstaltungen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über Meilensteine und Ergebnisse informiert sind.
• Präzise Überwachung der Budgets, einschließlich Kostenprognosen, Lieferantenvereinbarungen, Bestellungen und fristgerechter Rechnungsverwaltung, während Sie junior Teammitglieder in der Budgetverwaltung, Lieferantenkoordination, Dokumentation und Prozessplanung unterstützen und anleiten.
• Erster Ansprechpartner für alle internen Veranstaltungspräsentationen, Korrekturlesen auf Genauigkeit, Markenanpassung und Konsistenz, bevor diese mit dem Direktor für Veranstaltungen und globale Markenerlebnisse oder der Geschäftsleitung geteilt werden, und Bereitstellung klarer Übersichten aller aktiven Projekte durch Konsolidierung von Zeitplänen, Budgets, Risiken und nächsten Schritten.
• Leitung interner Projektbesprechungen, Zuweisung von Verantwortlichkeiten, Verfolgung des Fortschritts und Sicherstellung, dass Fristen von Senior Event Managern, junior Teammitgliedern und funktionsübergreifenden Abteilungen eingehalten werden, während eine strukturierte Kommunikation und Informationsfluss gewährleistet wird, klare Projektupdates bereitgestellt werden und Verzögerungen, Risiken oder Budgetabweichungen proaktiv signalisiert werden.
• Koordination der operativen und logistischen Elemente von Veranstaltungen, einschließlich Versand von Materialien und Produkten, Zoll, Lieferungen, Geschenken, Logistik für den Aufbau und Reisevorbereitungen für Gäste - Herausforderungen gemeinsam mit internen Logistikteams und externen Partnern lösen.
• Verwaltung komplexer, langfristiger Projekte und saisonaler Aktivierungen (z. B. Pop-ups, die 3–6 Wochen laufen, oder Winterziele, die sich über 4–5 Monate erstrecken), um Struktur, Disziplin im Zeitplan und Premium-Lieferstandards sicherzustellen.
• Enge Zusammenarbeit mit PR, Marketing, Kreativabteilung, Einkauf, Logistik, Finanzen und externen Lieferanten, um nahtlose und hochwertige Veranstaltungserlebnisse zu bieten, während sichergestellt wird, dass Dokumentation und Prozesse genau und aktuell sind, einschließlich Zeitplänen, Budgets, Kontakten, Berichten und Nachbesprechungen nach der Veranstaltung.

WER SIE SIND

• Mehrjährige Erfahrung in der Luxusmode, Agenturen, Lifestyle oder verwandten Branchen mit starkem Fokus auf Projektmanagement und globaler Veranstaltungsdurchführung.
• Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere komplexe Zeitpläne, Budgets und funktionsübergreifende Teams gleichzeitig zu verwalten, mit starker Expertise in Budgetverfolgung, Lieferantenverhandlungen, finanzieller Abrechnung und Rechnungsprozessen.
• Außergewöhnliche Aufmerksamkeit für Details, insbesondere beim Korrekturlesen von Präsentationen, Budgets und Projektmaterialien.
• Sicher in der Kommunikation mit und Präsentation vor leitenden Stakeholdern, Partnern und Lieferanten, mit Erfahrung in der Führung, Anleitung oder Mentoring von junior Teammitgliedern.
• Starke Problemlösungsfähigkeiten, mit Erfahrung in der Handhabung von Logistik, Versandkoordination, Zoll oder lieferbezogenen Herausforderungen in Veranstaltungs- oder Einzelhandelsumgebungen.
• Hochgradig organisiert, proaktiv und in der Lage, Struktur in einem schnelllebigen internationalen Umfeld aufrechtzuerhalten.
• Fließend in Englisch; Deutsch oder zusätzliche Sprachen sind von Vorteil, mit der Bereitschaft, international zu reisen und bei Bedarf die Durchführung vor Ort zu unterstützen.

WAS WIR BIETEN

• Bis zu 32 Tage Urlaub, abhängig von der Dienstzeit, beginnend mit 28 Tagen.
• Mobiles Büro mit bis zu 20% Ihrer insgesamt vertraglich vereinbarten Stunden (je nach Job und Position).
• 10 Tage/Jahr mobiles Büro im Ausland in EU-Ländern (je nach Job und Position).
• Sprach- und E-Learning-Kurse.
• Mitarbeiterrabatt von bis zu 30%.
• Betriebliche Altersvorsorge.
• Vergünstigte Mitgliedschaft für ausgewählte Sportplattformen und Fitnessstudios.
• Vergünstigte Fahrkarte.
• Zugang zu LinkedIn Learning.
• Individuelle Unterstützung für psychische Gesundheit und Wohlbefinden (z. B. Vereinbarkeit von Beruf und Familie).
• Sozialer Tag.
• Aktienoptionsplan für Mitarbeiter.