Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Seit 1960 versorgen wir als europaweit führendes Familienunternehmen gewerbliche und institutionelle Groß- und Kleinkunden mit Reinigungs-, Hygieneartikeln sowie Arbeitsschutzausrüstung. Unser Unternehmen baut den technischen Service im Bereich Reinigungsrobotik, Reinigungsmaschinen und Dosiertechnik weiter aus und sucht hierfür eine erfahrene Führungspersönlichkeit für die Leitung unserer Elektro- und Maschinen-Werkstatt. Die Position verantwortet die fachliche, organisatorische und wirtschaftliche Steuerung der gesamten Werkstattorganisation und stellt den technisch einwandfreien Betrieb sowie die kontinuierliche Einsatzfähigkeit aller Systeme sicher.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen, administrativen und koordinierenden Aufgaben.
• Sicherstellung, dass Termine, Informationen, Unterlagen und Abstimmungen zuverlässig zusammenlaufen.
• Übernahme einer zentralen Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, internen Abteilungen, externen Geschäftspartnern und Bewerbenden.
• Professionelle schriftliche, telefonische und digitale Korrespondenz der Geschäftsführung.
• Koordination von Terminen, Besprechungen, Wiedervorlagen und internen Abstimmungen.
• Vorbereitung von Meetings, Geschäftsführungsrunden und Tagungen organisatorisch.
• Erstellung von Protokollen, Gesprächsnotizen, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und strukturierten Übersichten.
• Behalten offener Punkte, Fristen und Maßnahmen im Blick und sorgen für eine zuverlässige Nachverfolgung.
• Organisation von Geschäftsreisen einschließlich Buchung, Ablaufplanung, Unterlagenmanagement und Abstimmung der Reisekosten.
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung interner und externer Veranstaltungen, Besprechungen und Tagungen.
• Übernahme ausgewählter organisatorischer Aufgaben im direkten Umfeld der Geschäftsführung.
• Unterstützung im Teilbereich Recruiting, insbesondere bei Bewerberkommunikation, Terminabstimmung, Pflege von Bewerbungsunterlagen und administrativer Begleitung von Auswahlprozessen.
• Mitwirkung bei Sonderaufgaben und kleineren Projekten im organisatorischen, administrativen und HR-nahen Bereich.
• Funktion als verlässliche Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Führungskräften, Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und externen Dienstleistern.

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftlicher Hintergrund oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz, Office Management, Verwaltung oder Koordination.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Geschäftsleitung oder oberer Führungsebene von Vorteil.
• Sicherer und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eigenständige Steuerung von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen.
• Professionelle schriftliche und mündliche Kommunikation in deutscher Sprache.
• Gute Englisch- oder Französischkenntnisse von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
• Erfahrung in der Erstellung von Protokollen, Präsentationen, Gesprächsnotizen und Entscheidungsvorlagen.
• Strukturierte, sorgfältige und vorausschauende Arbeitsweise sowie Interesse an Recruiting-, Personal- und Organisationsthemen.

Wir bieten

• Eine interessante, innovative und abwechslungsreiche Tätigkeit mit guten Zukunftsaussichten in einem wachsenden Familienunternehmen.
• Strukturierte Einarbeitung und Unterstützung bei der Weiterbildung zur Elektrofachkraft, falls nicht vorhanden.
• Spezialausbildung im Bereich Geschirrreinigung, Textilwäsche und Reinigungsrobotik.
• Professionelles Arbeitsmaterial, Werkzeug und Arbeitskleidung.
• Firmenwagen, auch zur privaten Nutzung.
• Einheitliche Spesenregelung und Reisekosten.
• Leistungsgerechte Vergütung und VWL.
• Regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen.
• Langfristige Beschäftigung.
• Corporate Benefits und Jobrad.