Executive Assistant (German speaking)

n8n ist die offene Workflow-Orchestrierungsplattform, die für die neue Ära der KI entwickelt wurde. Wir geben technischen Teams die Freiheit des Codes mit der Geschwindigkeit von No-Code, damit sie schneller, intelligenter und ohne Grenzen automatisieren können. Seit unserer Gründung im Jahr 2019 sind wir zu einem vielfältigen Team von über 220 Mitarbeitern gewachsen, das in Europa und den USA arbeitet, verbunden durch einen gemeinsamen Builder-Geist und mit unserem Schwerpunkt in Berlin.

Wir suchen einen Executive Assistant (EA), um unseren CEO zu unterstützen. Diese Rolle ist entscheidend, um unseren Führungskräften zu helfen, ihr Bestes zu geben, Reibungen zu beseitigen, Kalender und Reisen zu verwalten und wichtige administrative und koordinierende Aufgaben voranzutreiben. Sie werden im gesamten Unternehmen arbeiten, um sicherzustellen, dass alles hinter den Kulissen reibungslos läuft.

Hier sind Ihre Hauptverantwortlichkeiten:

• 1 - Unterstützung des Executives
  • Verwalten des Kalenders, der Reisen, der Meetings und der Ausgaben des CEO
  • Bereitstellung von Briefings und Hintergrundinformationen für wichtige Meetings
  • Bearbeiten der externen Kommunikation im Namen des CEO (z.B. E-Mails, LinkedIn, Anfragen von Investoren/Lieferanten)
  • Wahrung der Vertraulichkeit und proaktive Antizipation von Bedürfnissen
• 2 - Operative Koordination & Projekte
  • Verfolgen von wichtigen Ergebnissen und Unterstützung bei der Projektdurchführung
  • Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und internen Dokumenten
  • Koordinierung von Vorstandssitzungen, Investoren-Updates und Offsites
  • Organisation von Teammeetings und bereichsübergreifenden Veranstaltungen
• 3 - Prozessverantwortung & Verwaltung
  • Eigentum und Verbesserung interner Prozesse: Reisen, Ausgaben, Lieferantenwerkzeuge
  • Als Ansprechpartner für Reisesysteme und verwandte Anbieter fungieren
• 4 - Zusammenarbeit mit Menschen & Kultur
  • Zusammenarbeit mit People & Ops zur Unterstützung interner Initiativen
  • Hilfe bei der Koordination von unternehmensweiten Meetings und Team-Offsites

Anforderungen:

• Must-have
  • In Berlin ansässig: Sie leben in Berlin und haben Erfahrung in der Zusammenarbeit mit global verteilten Teams.
  • Nachgewiesene EA-Erfahrung: 5+ Jahre Unterstützung der Unternehmensführung, idealerweise in schnelllebigen oder wachstumsstarken Umgebungen.
  • Starke Kommunikationsfähigkeiten: Sie sind emotional intelligent und ein ausgezeichneter Kommunikator – sowohl schriftlich als auch mündlich.
  • Organisiert & Proaktiv: Sie gedeihen darin, Struktur ins Chaos zu bringen und ergreifen Initiative, ohne gefragt zu werden.
  • Technikaffin: Sicher im Umgang mit KI-Tools und moderner Produktivitätssoftware.
  • Sprachkenntnisse: Fließend in Deutsch und Englisch.
  • Unabhängig & Zuverlässig: Sie sind selbstmotiviert, zuverlässig und fühlen sich wohl dabei, autonom zu arbeiten.
• Nice-to-have
  • Startup-erprobt: Erfahrung in einem schnelllebigen, wachstumsstarken Technologieumfeld, in dem sich Prioritäten schnell ändern.
  • Tool-affin: Sicher im Evaluieren und Übernehmen neuer Produktivitätswerkzeuge zur Verbesserung von Workflows und Effizienz.

n8n ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und nicht aufgrund von Rasse, Religion, Hautfarbe, nationaler Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Alter, Familienstand, Veteranenstatus oder Behinderungsstatus diskriminiert.

Wir können Visa für Deutschland sponsern; für andere Länder müssen Sie das bestehende Arbeitsrecht haben.

Unsere Unternehmenssprache ist Englisch. Sie interessieren sich für Vielfalt und Inklusion? Wir auch! Schauen Sie sich unsere Initiativen zur Vielfalt, Inklusion und Zugehörigkeit bei n8n an.

Standort-Hinweis: Wenn Sie mehrere Stellenangebote für dieselbe Rolle sehen, liegt es höchstwahrscheinlich daran, dass wir remote für diese Rolle einstellen und an verschiedenen Standorten posten, um sicherzustellen, dass jeder potenzielle Kandidat die Rolle sehen kann. Bitte bewerben Sie sich an dem Standort, an dem Sie am wahrscheinlichsten in Zukunft arbeiten werden.

Vorteile:

• Wettbewerbsfähige Vergütung 💸 – Wir bieten faire und attraktive Bezahlung.
• Eigentum 💪 – Unser Kernwert ist es, „andere zu ermächtigen“, und das meinen wir ernst – Sie erhalten einen Anteil an n8n mit Eigenkapital.
• Work-Life-Balance 🏖️ – Wir arbeiten hart, sorgen aber dafür, dass Sie Zeit zum Auftanken haben: Europa: 30 Urlaubstage plus Feiertage, wo auch immer Sie sind. USA: 20 Urlaubstage, 8 Krankheitstage plus Feiertage, wo auch immer Sie sind.
• Gesundheit & Wellness 🩺 – Europa: Wir bieten Leistungen gemäß den lokalen Landesnormen. *USA: Mehrere kostengünstige, niedrigabzugsfähige Krankenversicherungspläne mit Deckung für Einzelpersonen und Familien – plus eine kostenfreie HDHP-Option mit einem vorab gefüllten HSA – sowie Zahn- und Sehhilfen.
• Zukunftsplanung 💰 – Europa: Wir bieten Rentenbeiträge gemäß den lokalen Landesnormen. *USA: 401(k)-Rentenplan mit einer 4%-Arbeitgeberbeteiligung.
• Finanzielle Sicherheit 🛡️ – Europa: Wir bieten Leistungen gemäß den lokalen Landesnormen. *USA: Vom Unternehmen bezahlte Kurz- und Langzeitinvaliditätsversicherung sowie Lebensversicherung, um Sie und Ihre Angehörigen zu unterstützen.
• Karrierewachstum 📈 – Wir stellen aufstrebende Talente ein, die mit uns wachsen! Sie erhalten jährlich 1.000 € (oder das Äquivalent), um Kurse, Bücher, Veranstaltungen oder Coaching zu finanzieren, um Ihre Fähigkeiten zu verbessern.
• Ein leidenschaftliches Team 🤩 – Wir lieben unser Produkt und beweisen es mit regelmäßigen Hackathons, bei denen wir sehen, wer das coolste damit bauen kann!
• Remote-first 🌏 – Unser Team arbeitet remote in ganz Europa, mit regelmäßigen Offsites für Teambindung. Einige Rollen, wie z.B. Vertrieb in den USA, sind hybrid – bitte überprüfen Sie die Stellenbeschreibung.
• Zurückgeben 🤝 – Wir sind große Fans von Open Source, und Sie erhalten 100 $ pro Monat, um Projekte zu unterstützen, die Ihnen am Herzen liegen.
• KI-Enablement 🤖 – Wir glauben daran, intelligenter zu arbeiten – jeder erhält ein unbegrenztes KI-Budget, um die besten Tools zur Steigerung der Produktivität und Kreativität zu erkunden und zu nutzen.
• Transparenz 🙏 – Wir wissen alle, woran jeder arbeitet, wie es dem Unternehmen geht – das ganze Paket.
• Eine ehrgeizige, aber freundliche Kultur 😍 – Die Menschen lieben es, hier zu arbeiten – unser eNPS für 2024 beträgt 94!