Executive Assistant to the CEO

n8n ist die offene Workflow-Orchestrierungsplattform, die für die neue Ära der KI entwickelt wurde. Wir geben technischen Teams die Freiheit des Codes mit der Geschwindigkeit von No-Code, damit sie schneller, intelligenter und ohne Grenzen automatisieren können. Seit unserer Gründung im Jahr 2019 sind wir zu einem vielfältigen Team von über 260 Mitarbeitern gewachsen, das in Europa und den USA arbeitet, verbunden durch einen gemeinsamen Builder-Geist und mit unserem Schwerpunkt in Berlin.

Ihr Hauptziel wird es sein, Jan (unseren lieben, bodenständigen CEO und Gründer) dabei zu unterstützen, in vollem Tempo zu arbeiten, und die Systeme aufzubauen, die die Unterstützung auf Führungsebene bei n8n skalieren. Dies ist eine Rolle mit hohem Vertrauen und hoher Autonomie im Zentrum eines schnelllebigen Unternehmens.

• Besitzen Sie die Zeit und den Kalender des CEO.
• Verwalten Sie Jans Kalender von Anfang bis Ende: Schützen Sie seine Zeit, wehren Sie sich, wo nötig, und stellen Sie sicher, dass jedes Meeting sinnvoll ist.
• Erstellen und pflegen Sie tägliche Briefing-Hubs in Notion (Meeting-Kontext, Stakeholder-Hintergründe, Follow-ups), formatiert nach Jans Standards.
• Bearbeiten Sie Reise-Logistik, Ausgaben und Reiserouten mit dem Detailgrad, der bedeutet, dass Jan nicht zweimal darüber nachdenken muss.
• Koordinieren Sie Beziehungen zu Vorstands- und Stakeholdern.
• Führen Sie die Koordination von Vorstandssitzungen das ganze Jahr über durch, arbeiten Sie mit Investor EAs und Vorstandsmitgliedern zusammen, die keine Fehler tolerieren.
• Verwalten Sie eingehende Anfragen nach Jans Zeit diplomatisch und bestimmt, ohne alles wieder an ihn eskalieren zu müssen.
• Bereiten Sie Briefungsmaterialien vor wichtigen Meetings vor, indem Sie mit dem relevanten AE, dem Partnerschaftsmanager oder dem Finanzleiter koordinieren.
• Identifizieren und erstellen Sie Automatisierungen in Ihren eigenen Workflows zuerst (tägliche Briefings, Reisevorbereitung, Erinnerungen) und erweitern Sie dann von dort aus.
• Unterstützen Sie das People-Team bei Veranstaltungen, IRLs und Ad-hoc-Projekten, die immer wieder auf die lange Bank geschoben werden.
• Erkennen Sie, was kaputt ist, bevor es ein Problem wird, und beheben Sie es, ohne gefragt zu werden.

Anforderungen

• Must-haves:
• Priorisierung unter Druck: Sie haben ein klares System zur Verwaltung konkurrierender Anforderungen.
• Schutz der Zeit des CEO: Sie sind bereit, VPs, Vorstandsmitglieder und externe Stakeholder abzulehnen.
• Koordination mit dem Vorstand und Stakeholdern: Sie haben mit hochrangigen Stakeholdern oder EAs auf Vorstandsebene koordiniert.
• Aufmerksamkeit für Details: Sie bemerken Dinge, die andere übersehen.
• Automatisierungsneugier: Sie experimentieren aktiv mit KI- und Automatisierungstools.
• Niedriger Ego, hohe Urteilsfähigkeit: Sie sind direkt und arbeiten gerne mit einem selbständigen Gründer zusammen.

• Nice-to-haves:
• Notion: Wenn Sie es noch nicht verwenden, werden Sie es schnell lernen.
• Praktische Erfahrung mit Automatisierung: Sie haben Workflows in n8n, Zapier, Make oder ähnlichen Tools erstellt.
• Veranstaltungskoordination: Sie haben Unternehmensveranstaltungen und Offsites organisiert oder unterstützt.

Warum uns beitreten?

Sie werden eine der am besten vernetzten Personen bei n8n sein, mit direkter Sicht darauf, wie ein schnell wachsendes KI-Unternehmen an der Spitze funktioniert. Jan ist ein Gründer, der seinen Leuten vertraut, schnell handelt und nicht mikromanagt. Das bedeutet echte Autonomie von Tag eins. Die Rolle ist ehrlich: Der Großteil Ihrer Zeit besteht darin, großartige EA-Arbeit zu leisten: den Kalender richtig zu gestalten, Reisen nahtlos zu organisieren und sicherzustellen, dass Jan in jeden Raum gut vorbereitet geht.

n8n ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und nicht aufgrund von Rasse, Religion, Hautfarbe, nationaler Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Alter, Familienstand, Veteranenstatus oder Behinderungsstatus diskriminiert. Wir können Visa für Deutschland sponsern; für jedes andere Land müssen Sie das bestehende Arbeitsrecht haben.

Leistungen:

• Wettbewerbsfähige Vergütung – Wir bieten faire und attraktive Bezahlung.
• Eigentum – Unser Grundwert ist es, andere zu ermächtigen.
• Work-Life-Balance – 30 Tage Urlaub in Europa, 20 Urlaubstage in den USA.
• Gesundheit & Wellness – Verschiedene medizinische Pläne in den USA.
• Karrierewachstum – Jährlich €1K für Kurse, Bücher, Veranstaltungen oder Coaching.
• Remote-first – Unser Team arbeitet remote in ganz Europa.
• Transparenz – Jeder weiß, woran alle arbeiten.