Executive Assistant to the CEO (German speaking)

n8n ist die offene Workflow-Orchestrierungsplattform, die für die neue Ära der KI entwickelt wurde. Wir geben technischen Teams die Freiheit des Codes mit der Geschwindigkeit von No-Code, damit sie schneller, intelligenter und ohne Grenzen automatisieren können. Seit unserer Gründung im Jahr 2019 sind wir zu einem vielfältigen Team von über 260 Mitarbeitern gewachsen, das in Europa und den USA arbeitet, verbunden durch einen gemeinsamen Builder-Geist mit unserem Schwerpunkt in Berlin.

Ihr Hauptziel wird es sein, Jan (unseren lieben, bodenständigen CEO und Gründer) dabei zu unterstützen, in vollem Tempo zu arbeiten, und die Systeme aufzubauen, die die Unterstützung auf Führungsebene bei n8n skalieren. Dies ist eine Rolle mit hohem Vertrauen und hoher Autonomie im Zentrum eines schnelllebigen Unternehmens.

• Besitzen Sie die Zeit und den Kalender des CEO.
• Verwalten Sie Jans Kalender von Anfang bis Ende: Schützen Sie seine Zeit, wehren Sie ab, wo nötig, und stellen Sie sicher, dass jedes Meeting sinnvoll ist.
• Erstellen und pflegen Sie tägliche Briefing-Hubs in Notion (Meeting-Kontext, Hintergrundinformationen zu Stakeholdern, Nachverfolgungen), formatiert nach Jans Standards.
• Bearbeiten Sie Reise-Logistik, Ausgaben und Reiserouten mit dem Detailgrad, der bedeutet, dass Jan nicht zweimal darüber nachdenken muss.
• Koordinieren Sie Beziehungen zu Vorstands- und Stakeholdern.
• Führen Sie die Koordination von Vorstandssitzungen das ganze Jahr über durch, arbeiten Sie mit Investor EAs und Vorstandsmitgliedern zusammen, die keine Fehler tolerieren.
• Verwalten Sie eingehende Anfragen nach Jans Zeit diplomatisch und bestimmt, ohne alles wieder an ihn eskalieren zu müssen.
• Bereiten Sie Briefungsmaterialien vor wichtigen Meetings vor, indem Sie mit dem relevanten AE, dem Partnerschaftsmanager oder dem Finanzleiter koordinieren.
• Treiben Sie Prozesse, Automatisierung und ad-hoc Projekte voran.
• Identifizieren und erstellen Sie Automatisierungen in Ihren eigenen Workflows zuerst (tägliche Briefings, Reisevorbereitung, Erinnerungen) und erweitern Sie dann von dort aus.
• Unterstützen Sie das People-Team bei Veranstaltungen, IRLs und ad-hoc Projekten, die immer wieder auf die unterste Ebene fallen.
• Erkennen Sie, was kaputt ist, bevor es ein Problem wird, und beheben Sie es, ohne gefragt zu werden.

Anforderungen

• Must-haves:
• Priorisierung unter Druck: Sie haben ein klares System zur Verwaltung konkurrierender Anforderungen.
• Schutz der Zeit des CEO: Sie sind bereit, VPs, Vorstandsmitglieder und externe Stakeholder abzulehnen.
• Koordination mit dem Vorstand und Stakeholdern: Sie haben mit hochrangigen Stakeholdern oder EAs auf Vorstandsebene koordiniert.
• Aufmerksamkeit für Details: Sie bemerken Dinge, die andere übersehen.
• Automatisierungsneugier: Sie experimentieren aktiv mit KI- und Automatisierungstools.
• Niedriger Ego, hohe Urteilsfähigkeit: Sie sind direkt und arbeiten gerne mit einem selbständigen Gründer zusammen.

• Nice-to-haves:
• Notion: Wenn Sie es noch nicht verwenden, werden Sie es schnell lernen.
• Praktische Erfahrung mit Automatisierung: Sie haben Workflows in n8n, Zapier, Make oder ähnlichen Tools erstellt.
• Veranstaltungskoordination: Sie haben Unternehmensveranstaltungen und Offsites organisiert oder unterstützt.

Warum uns beitreten?

Sie werden eine der am besten vernetzten Personen bei n8n sein, mit direkter Sicht darauf, wie ein schnell wachsendes KI-Unternehmen an der Spitze funktioniert. Jan ist ein Gründer, der seinen Leuten vertraut, schnell handelt und nicht mikromanagt. Das bedeutet echte Autonomie von Anfang an. Die Rolle ist ehrlich: Der Großteil Ihrer Zeit besteht aus der Kunst großartiger EA-Arbeit: den Kalender richtig zu gestalten, Reisen nahtlos zu organisieren und sicherzustellen, dass Jan in jeden Raum gut vorbereitet geht.

n8n ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und nicht aufgrund von Rasse, Religion, Hautfarbe, nationaler Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Alter, Familienstand, Veteranenstatus oder Behinderungsstatus diskriminiert. Wir können Visa für Deutschland sponsern; für jedes andere Land müssen Sie das bestehende Arbeitsrecht haben.

Leistungen:

• Wettbewerbsfähige Vergütung – Wir bieten faire und attraktive Bezahlung.
• Eigentum – Unser Grundwert ist es, „andere zu ermächtigen“, und das meinen wir ernst.
• Work-Life-Balance – Wir arbeiten hart, sorgen aber dafür, dass Sie Zeit zum Auftanken haben.
• Gesundheit & Wellness – Wir bieten Leistungen gemäß den lokalen Landesnormen.
• Zukunftsplanung – Wir bieten Rentenbeiträge gemäß den lokalen Landesnormen.
• Finanzielle Sicherheit – Wir bieten Leistungen gemäß den lokalen Landesnormen.
• Karrierewachstum – Wir stellen aufstrebende Talente ein, die mit uns wachsen!
• Ein leidenschaftliches Team – Wir lieben unser Produkt und beweisen es mit regelmäßigen Hackathons.
• Remote-first – Unser Team arbeitet remote in ganz Europa.
• Zurückgeben – Wir sind große Fans von Open Source.
• KI-Fähigkeit – Wir glauben daran, intelligenter zu arbeiten.
• Transparenz – Wir wissen alle, woran jeder arbeitet.