Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Verantwortlichen im Bereich Patrimoine bei administrativen Aufgaben und Projektmanagement.
- Unternehmen: Dynamisches Team in einer öffentlichen Einrichtung mit Fokus auf Patrimoine.
- Vorteile: Stabile Arbeitsumgebung, Entwicklungsmöglichkeiten und ein unterstützendes Team.
- Weitere Informationen: Flexibles Arbeiten und gelegentliche Reisen innerhalb von Nantes.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Organisation und verbessere die Arbeitsbedingungen in einem spannenden Umfeld.
- Qualifikationen: Erfahrung im technischen Assistenzbereich und Kenntnisse im Bauwesen sind von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2500 - 3000 € pro Monat.
Rattaché·e au responsable de pôle patrimoine, votre mission principale est de lui apporter une assistance administrative dans l'organisation de son activité et également celle du pôle en termes d'accueil, de coordination, de planification et du suivi de l'exécution administrative des divers projets.
Au quotidien, vous travaillez au sein d'un pool de 5 secrétaires mais également en lien avec l'assistante de l'unité projet ainsi que l'assistante de l'unité gestion de patrimoine.
- Assister le responsable de pôle : Vous gérez l'agenda ainsi que la boite mails du responsable et vous organisez les rendez-vous, les déplacements, les réunions. Vous vous assurez du matériel nécessaire. Vous préparez les dossiers et les comptes-rendus de réunion, ainsi que les courriers techniques ou autres documents internes à partir de prises de notes ou de documents transmis, puis assurez leur diffusion.
- Assister à la gestion du patrimoine : Vous participez à la mise à jour des outils de suivi du patrimoine en appui du/de la chargé(e) de gestion administrative et technique. Vous pilotez la gestion des ADS en lien avec les autres assistantes, soit le suivi des signatures et transmissions, l'enregistrement des dossiers.
- Accueillir et gérer le secrétariat : Vous réceptionnez les appels téléphoniques. Vous suivez et enregistrez les courriers le cas échéant (retour signatures) que vous classez et archivez. En collaboration avec l'assistante de direction, vous suivez les circuits de signature et la présentation des dossiers auprès des instances délibérantes. Vous organisez l'activité du service en assurant l'accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires, la gestion des fournitures ainsi que la distribution des tickets restaurant.
De façon quotidienne, vous intégrez à vos activités les attentes de la certification qualité, sécurité et environnement, ce en respectant les directives et procédures en matière d'Hygiène-Sécurité, Environnement et Qualité. Également, vous contribuez aux actions collectives visant l'amélioration des conditions de travail (évaluation des risques, prérequis techniques, établissement de guides).
Fort·e d'une expérience réussie en assistanat technique, idéalement en collectivité, vous possédez des connaissances des spécificités liées au domaine du bâtiment. Vous maîtrisez les techniques d'accueil, de secrétariat ainsi que l'outil informatique et les logiciels bureautiques usuels (Excel, Word, Powerpoint, Outlook).
Votre organisation au travail vous permet d'anticiper, de prioriser les tâches et d'être réactif·ve face aux urgences ou aléas du quotidien. Vous êtes en capacité d'organiser des informations pour les retranscrire et de présenter un dossier de manière à faciliter la prise de décision. Adaptable, vous êtes en mesure de répondre à des sollicitations multiples et variées dans un environnement où les passages aux quotidiens sont très nombreux.
Permis B souhaitable (déplacements très ponctuels sur Nantes).
Assistant du responsable pôle patrimoine H/F Arbeitgeber: Nantes Métropole
Notre entreprise se distingue par un environnement de travail collaboratif et dynamique, où chaque employé est valorisé et encouragé à développer ses compétences. Située à Nantes, nous offrons des opportunités de croissance professionnelle au sein d'une équipe engagée, tout en garantissant un équilibre entre vie professionnelle et personnelle grâce à des horaires flexibles et des initiatives de bien-être au travail. Rejoindre notre équipe, c'est participer à des projets significatifs dans le domaine du patrimoine, tout en bénéficiant d'un cadre de travail stimulant et respectueux des normes de qualité, sécurité et environnement.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistant du responsable pôle patrimoine H/F erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit dem Verantwortlichen oder dem Team zu sprechen, nutze diese Chance. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um mehr über die Position und das Team zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Networking ist der Schlüssel! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern über LinkedIn oder andere Plattformen. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du typische Fragen antizipierst. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen im Assistenzbereich am besten präsentieren kannst, insbesondere in Bezug auf Organisation und Multitasking.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Engagement und gibt dir die beste Chance, im Auswahlprozess gesehen zu werden. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt machen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistant du responsable pôle patrimoine H/F mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Zeig uns, wer du bist! Verwende deine eigene Stimme und Persönlichkeit in deinem Anschreiben. Das macht es für uns einfacher, dich kennenzulernen und zu sehen, wie du ins Team passt.
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben fehlerfrei sind. Ein gut strukturiertes Dokument zeigt uns, dass du organisiert bist und Wert auf Qualität legst – genau das, was wir suchen!
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung!:Nutze die Informationen aus der Stellenbeschreibung, um zu zeigen, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen passen. So können wir besser verstehen, warum du die perfekte Wahl für die Position bist.
Bewirb dich über unsere Website!:Wir empfehlen dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Nantes Métropole vorbereitet
✨Vorbereitung ist alles!
Mach dir im Vorfeld Gedanken über die Aufgaben, die du übernehmen würdest. Informiere dich über die spezifischen Anforderungen des Pôle Patrimoine und überlege, wie deine bisherigen Erfahrungen in diesen Kontext passen.
✨Präsentation deiner Fähigkeiten
Bereite konkrete Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit administrative Aufgaben erfolgreich gemeistert hast. Zeige, dass du die Software-Tools wie Excel, Word und Outlook beherrschst und wie du diese effektiv eingesetzt hast.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Teamdynamik und die Erwartungen zu erfahren.
✨Flexibilität und Anpassungsfähigkeit betonen
Sei bereit, über Situationen zu sprechen, in denen du deine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit unter Beweis gestellt hast. In einem dynamischen Umfeld ist es wichtig, schnell auf Veränderungen reagieren zu können.
