Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Verantwortlichen im Bereich Patrimoine bei administrativen Aufgaben und Projektmanagement.
- Unternehmen: Nantes Metropole, ein dynamisches Umfeld mit einem engagierten Team.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein freundliches Arbeitsklima.
- Weitere Informationen: Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung in einem unterstützenden Team.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Organisation und verbessere die Arbeitsbedingungen in einem wichtigen Bereich.
- Qualifikationen: Erfahrung im technischen Assistenzbereich und gute Kenntnisse in Bürosoftware.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2000 - 3000 € pro Monat.
Rattaché·e au responsable de pôle patrimoine, votre mission principale est de lui apporter une assistance administrative dans l'organisation de son activité et également celle du pôle en termes d'accueil, de coordination, de planification et du suivi de l'exécution administrative des divers projets.
Au quotidien, vous travaillez au sein d'un pool de 5 secrétaires mais également en lien avec l'assistante de l'unité projet ainsi que l'assistante de l'unité gestion de patrimoine. Vous devez assurer la continuité de service de la direction.
Vos activités :
- Assister le responsable de pôle : Vous gérez l'agenda ainsi que la boite mails du responsable et vous organisez les rendez-vous, les déplacements, les réunions. Vous vous assurez du matériel nécessaire. Vous préparez les dossiers et les comptes-rendus de réunion, ainsi que les courriers techniques ou autres documents internes à partir de prises de notes ou de documents transmis, puis assurez leur diffusion.
- Assister à la gestion du patrimoine : Vous participez à la mise à jour des outils de suivi du patrimoine en appui du/de la chargé(e) de gestion administrative et technique. Vous pilotez la gestion des ADS en lien avec les autres assistantes, soit le suivi des signatures et transmissions, l'enregistrement des dossiers...
- Accueillir et gérer le secrétariat : Vous réceptionnez les appels téléphoniques. Vous suivez et enregistrez les courriers le cas échéant (retour signatures) que vous classez et archivez. En collaboration avec l'assistante de direction, vous suivez les circuits de signature et la présentation des dossiers auprès des instances délibérantes. Aussi, vous organisez l'activité du service en assurant l'accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires, la gestion des fournitures ainsi que la distribution des tickets restaurant.
De façon quotidienne, vous intégrez à vos activités les attentes de la certification qualité, sécurité et environnement, ce en respectant les directives et procédures en matière d'Hygiène-Sécurité, Environnement et Qualité. Vous communiquez à votre hiérarchie les anomalies rencontrées et les risques engendrés et participez à leur résolution. Également, vous contribuez aux actions collectives visant l'amélioration des conditions de travail (évaluation des risques, prérequis techniques, établissement de guides).
Le profil recherché : Fort·e d'une expérience réussie en assistanat technique, idéalement en collectivité, vous possédez des connaissances des spécificités liées au domaine du bâtiment. Vous maîtrisez les techniques d'accueil, de secrétariat ainsi que l'outil informatique et les logiciels bureautiques usuels (Excel, Word, Powerpoint, Outlook). Votre organisation au travail vous permet d'anticiper, de prioriser les tâches et d'être réactif·ve face aux urgences ou aléas du quotidien. Vous êtes en capacité d'organiser des informations pour les retranscrire et de présenter un dossier de manière à faciliter la prise de décision. Adaptable, vous êtes en mesure de répondre à des sollicitations multiples et variées dans un environnement où les passages aux quotidiens sont très nombreux. Reconnu·e pour vos qualités relationnelles et votre esprit d'initiative, vous savez faire preuve de rigueur, d'autonomie et de discrétion dans l'exercice de vos fonctions. Permis B souhaitable (déplacements très ponctuels sur Nantes).
Assistant du responsable pôle patrimoine H/F Arbeitgeber: Nantes Métropole
Nantes Métropole est un employeur de choix, offrant un environnement de travail dynamique et collaboratif au sein d'une équipe de secrétaires dévoués. Avec des opportunités de développement professionnel et un engagement envers la qualité, la sécurité et l'environnement, vous aurez la chance de contribuer à des projets significatifs tout en bénéficiant d'un cadre de travail respectueux et inclusif. De plus, la localisation à Nantes permet de profiter d'une ville riche en culture et en activités, rendant votre expérience professionnelle encore plus enrichissante.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistant du responsable pôle patrimoine H/F erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit dem Verantwortlichen oder dem Team zu sprechen, nutze diese Chance. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um mehr über die Position und das Team zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Networking ist der Schlüssel! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Organisation über LinkedIn oder andere Plattformen. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du typische Fragen antizipierst. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen im Assistenzbereich am besten präsentieren kannst, um zu zeigen, dass du die richtige Person für den Job bist.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Engagement und gibt dir die Möglichkeit, deine Bewerbung hervorzuheben. Vergiss nicht, deine Motivation klar zu kommunizieren!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistant du responsable pôle patrimoine H/F mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Zeig uns, wer du bist! Verwende deine eigene Stimme und Persönlichkeit in deinem Anschreiben. Das macht es für uns einfacher, dich kennenzulernen und zu sehen, wie du ins Team passt.
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben fehlerfrei sind. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, wenn du dir unsicher bist!
Beziehe dich auf die Stellenanzeige!:Nutze die Sprache aus der Stellenbeschreibung, um zu zeigen, dass du die Anforderungen verstehst. Erkläre, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten genau zu den Aufgaben passen, die wir suchen.
Bewirb dich über unsere Website!:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell und sicher bei uns ankommt. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Nantes Métropole vorbereitet
✨Mach dich mit dem Unternehmen vertraut
Bevor du zum Interview gehst, informiere dich über Nantes Metropole und deren Projekte im Bereich des Patrimoniums. Zeige, dass du die Mission und Werte des Unternehmens verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Bereite deine Fragen vor
Überlege dir im Voraus einige Fragen, die du dem Interviewer stellen möchtest. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Erwartungen und Herausforderungen des Jobs zu erfahren.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Rolle viel Organisation erfordert, bringe konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung mit, die deine Fähigkeit zur Priorisierung und Planung zeigen. Erkläre, wie du in stressigen Situationen reagierst und welche Tools du nutzt.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
In dieser Position ist es wichtig, gut kommunizieren zu können. Bereite dich darauf vor, Beispiele zu geben, wie du erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern zusammengearbeitet hast und wie du Informationen klar und präzise weitergibst.
