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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere spannende Projekte in einer dynamischen Agentur.
- Arbeitgeber: Wachstumsorientierte Boutique-Agentur mit einem motivierten Team.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeiten, Coaching, jährliche Workation und Fitness-Mitgliedschaft.
- Andere Informationen: Entwickle deine Fähigkeiten in einem inspirierenden Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines Teams, das Coaches und Berater zum Erfolg führt.
- Gewünschte Qualifikationen: Strukturierte Organisationstalente mit Erfahrung in Assistenzrollen gesucht.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Es ist Feierabend und du klappst deinen Laptop zu. Du bist entspannt, weil du weißt: Alles ist erledigt. Nichts ist liegen geblieben. Du hast heute:
- Abrechnungen und die Buchhaltung vorbereitet
- Podcasts für den nächsten Monat vorgeplant und mit 2 neuen Gästen Termine ausgemacht
- Mit weiteren potentiellen Teammitgliedern geschrieben, dafür gesorgt, dass das Office gut ausgerüstet ist und nebenbei gemerkt, dass alle Teammitglieder happy sind und eine gute Zeit haben
- Und diverse Dinge koordiniert, Nachrichten geschrieben und Prioritäten jongliert.
Klingt das nach dir? Dann lies weiter.
Wir von NAO Skalierung (einer Marketing/Skalierungsagentur, die Coaches und Berater im Wachstum unterstützt) suchen jemanden, der nicht einfach „mitarbeitet“, sondern mitdenkt, eigenständig Dinge organisiert und operative Exzellenz in das gesamte Team bringt.
Aufgaben
- Organisation & Qualitätsmanagement
- Du übernimmst administrative & organisatorische Aufgaben vollständig (Reiseorganisation (Hotels, Flüge, Termine)
- Organisation des Büros & Entlastung des Teams
- Korrekturlesen und Prüfen von Texten, E-Mails, Präsentationen und Materialien auf Fehler, Unklarheiten und Konsistenz
- Abrechnung & Buchhaltung
- Du bereitest monatliche Abrechnungen fehlerfrei vor, schreibst Rechnungen und kommunizierst mit dem Steuerberater
- Du arbeitest mit Tools wie DATEV / EasyBill
- Du prüfst Zahlen sorgfältig und denkst mit
- Podcast Management
- Du koordinierst Termine, Uploads und Veröffentlichungen
- Du prüfst Shownotes auf Qualität und Fehlerfreiheit und lädst Podcasts auf verschiedenen Plattformen hoch
- Recruiting Support
- Du führst proaktiv potenzielle Mitarbeiter an (über den Unternehmensaccount)
- Ggf. führst du auch eigenständig Erstgespräche mit Kandidaten
Qualifikation
- Struktur & Organisation
- Du liebst es zu organisieren und bist die Person, die auch im privaten Umfeld immer die Aktivitäten organisiert
- Du bist sehr strukturiert und organisiert. Ordnung ist dir unglaublich wichtig
- Du hast selbst Systeme und Checklisten für private Themen, weil es dir in deinem Alltag hilft
- Du verlierst keine Aufgaben und verpasst keine Deadlines
- Execution & Priorisierung
- Du hasst es, wenn du ungelesene Nachrichten auf deinem Handy hast
- Du bist sehr schnell im Antworten
- Du kannst mit vielen unterschiedlichen Aufgaben umgehen und sie priorisieren
- Detailgenauigkeit
- Du bist sehr präzise und fehlerorientiert: Dir fehlt in einer Speisekarte jeder kleine Fehler auf
- Auch Zahlen sind kein Thema für dich. Du kannst sicher mit Excel und Google Sheets umgehen und dir fallen schnell Unstimmigkeiten auf
- Kommunikation
- Du liebst es mit Menschen zu sprechen und kannst eigentlich mit jedem ein Gesprächsthema finden
- Dir ist eine gute, ehrliche und klare Kommunikation wichtig.
- Du kannst mit Feedback und Kritik umgehen - solange sie ehrlich und konstruktiv ist
Deine fachlichen Qualifikationen:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium (z. B. BWL, Kommunikation, Management).
- Einschlägige Erfahrung in einer Assistenz- oder Support-Rolle, idealerweise in einem dynamischen Umfeld (Agentur, Start-up).
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools und die Fähigkeit, dich schnell in neue Software (Podcast-Tools, CRM, Buchhaltung) einzuarbeiten.
- Exzellente Deutschkenntnisse (C2-Niveau) für fehlerfreies Copy-Editing und Korrespondenz.
Benefits
- Wir sind ein motiviertes Team aus Menschen, die alle ein Ziel haben: Die Nr. 1 Agentur für Coaches und Berater im deutschsprachigen Markt zu werden.
- Deine Benefits:
- Klare Verantwortlichkeiten: Du weißt genau, wofür du zuständig bist – und kannst eigenständig arbeiten
- Vertrauen statt Mikromanagement: Wenn du Dinge im Griff hast, reden wir dir nicht rein
- Struktur statt Chaos: Wir bauen Prozesse, die funktionieren – und du sorgst dafür, dass sie sauber laufen
- Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer: Gemeinsam entwickeln wir Strategien für unsere Kunden und das Team setzt die Strategien unter deiner Leitung um
- Weiterentwicklung: Du baust dir ein starkes Skillset im Bereich Operations, Organisation und Business-Verständnis auf
- Coaching und Mentoring: Außerdem wirst du persönlich von uns gecoacht. Sollte es eine relevante Weiterbildung im Bereich der Persönlichkeitsentwicklung für dich geben, werden wir dich auch in dieser unterstützen.
- Langfristige Perspektive: Wenn du willst, kannst du bei uns mehr Verantwortung übernehmen
- Flexibilität im Alltag: Home-Office möglich, modernes Büro im Süden von Hamburg
- Jährliche Workation – Ein inspirierender Ort, an dem wir zusammenarbeiten und Spaß haben.
- Fitness-Mitgliedschaft
Wir freuen uns auf deine Bewerbung und mit dir zu sprechen.
Assistenz / Executive Assistant (m/w/d) in schnell wachsenden Boutique Agentur Arbeitgeber: NAO Skalierung GmbH
Kontaktperson:
NAO Skalierung GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz / Executive Assistant (m/w/d) in schnell wachsenden Boutique Agentur
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich auf eine Stelle bewirbst, schau dir die Unternehmenswebsite genau an und finde heraus, wer die Entscheidungsträger sind. Kontaktiere sie direkt über LinkedIn oder per E-Mail, um dein Interesse zu zeigen und einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Networking ist der Schlüssel! Nutze Veranstaltungen, Webinare oder lokale Meetups, um mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Oft erfährt man so von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen übst und deine Antworten klar strukturierst. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch, wie du das Team unterstützen kannst, um die Ziele der Agentur zu erreichen.
✨Tip Nummer 4
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Wir haben ein einfaches System, das dir hilft, deine Unterlagen schnell und unkompliziert einzureichen. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung nicht im Spam-Ordner landet!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz / Executive Assistant (m/w/d) in schnell wachsenden Boutique Agentur
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ordnung ist uns wichtig – das gilt auch für deine Unterlagen!
Fehlerfreie Texte sind ein Muss!: Da du bei uns viel mit Texten arbeiten wirst, achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Korrekturlesen ist das A und O! Lass sie am besten von jemand anderem gegenlesen, um sicherzugehen, dass alles passt.
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg zu uns führt über unsere Website. Dort kannst du deine Bewerbung direkt einreichen und sicherstellen, dass sie an die richtige Stelle gelangt. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei NAO Skalierung GmbH vorbereitest
✨Mach dich mit der Agentur vertraut
Bevor du zum Interview gehst, informiere dich über die Agentur und ihre Projekte. Schau dir an, welche Coaches und Berater sie unterstützen und welche Werte sie vertreten. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigen, dass du wirklich interessiert bist.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir im Voraus, wie du deine Erfahrungen in der Assistenz oder im Support konkret darstellen kannst. Denk an Situationen, in denen du erfolgreich organisiert hast oder Probleme gelöst hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Fähigkeiten zu untermauern.
✨Zeige deine Detailgenauigkeit
Da die Stelle viel Wert auf Präzision legt, bringe ein Beispiel mit, wo du besonders auf Details geachtet hast. Vielleicht hast du einen Fehler in einem Dokument gefunden oder eine wichtige Deadline eingehalten. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Position verstehst.
✨Sei bereit für Feedback
In der Agentur wird Wert auf ehrliche Kommunikation gelegt. Sei offen für konstruktives Feedback während des Interviews und zeige, dass du bereit bist, aus Kritik zu lernen. Das zeigt, dass du an deiner persönlichen Entwicklung interessiert bist.