Disability Inclusion Administrator & Billing Specialist

ESSENTIELLE FUNKTIONEN

• Billing & Vertragsmanagement – 40 %
  • Proaktive Verwaltung von Servicegenehmigungen (AFPs), Dienstleistungsvereinbarungen und beschäftigungsbezogenen Dokumenten zur Sicherstellung der Compliance vor der Dienstleistungserbringung.
  • Übernahme der Verantwortung für die Abrechnungsabläufe durch Identifizierung von Risiken, Verzögerungen oder Ineffizienzen und Implementierung von Verbesserungen.
  • Überwachung von Vertragsfristen und Antizipation bevorstehender Abläufe oder Genehmigungslücken.
  • Erstellung von Rechnungen und Sicherstellung der Einreichung innerhalb der erforderlichen Fristen, proaktive Lösung von Unstimmigkeiten.
  • Durchführung fortlaufender Qualitätsprüfungen zur Sicherstellung der Abrechnungsgenauigkeit und Übereinstimmung mit den Vertragsanforderungen.
  • Verfolgung und Nachverfolgung ausstehender Genehmigungsanfragen zur Vermeidung von Verzögerungen bei der Dienstleistungserbringung.
  • Sicherstellung einer genauen Medicaid-Abrechnung durch Exportieren und Einreichen von ODDS-Daten in eXPRS.
• Datenmanagement, Fallmanagementunterstützung & Berichterstattung – 20%
  • Regelmäßige Analyse der Datenqualität und Identifizierung von Inkonsistenzen, Lücken oder Risiken, die die Compliance oder Berichterstattung beeinträchtigen.
  • Entwicklung klarer, umsetzbarer Berichte und Visualisierungen für die Entscheidungsfindung der Führungsebene.
  • Pflege von Systemen, die Datenkontinuität, Zugänglichkeit und Integrität über Plattformen hinweg gewährleisten.
  • Regelmäßige Prüfung der Daten und Initiative zur Korrektur oder Eskalation von Problemen.
• SETWorks-Administration & Datenintegrität – 20%
  • Als primärer Administrator von SETWorks fungieren, das Systemdesign, die Funktionalität und die laufende Optimierung überwachen.
  • Als Hauptansprechpartner und Verbindung zwischen Relay und SETWorks für Fehlersuche, Updates und Systemverbesserungen agieren.
  • Benutzerzugang, Berechtigungen und Einarbeitung neuer Mitarbeiter verwalten.
  • Schulung und fortlaufende Unterstützung des Personals zu SETWorks und verwandten Prozessen bereitstellen.
  • Entwicklung und Verfeinerung von Arbeitsabläufen, Formularen und Werkzeugen zur Verbesserung der Effizienz und Datenqualität.
  • Identifizierung und Lösung von Systemproblemen oder Ineffizienzen.
  • Initiierung regelmäßiger Prüfungen zur Sicherstellung der Datenintegrität und Auditbereitschaft.
  • Leitung der Datenkoordination und Systemunterstützung während Audits, Lizenzüberprüfungen und Berichtsanforderungen.
• Berichterstattung, Planung & Projektunterstützung – 15 %
  • Aufrechterhaltung und Verbesserung von SOPs zur Gewährleistung von Konsistenz und Klarheit über Prozesse hinweg.
  • Unabhängige Priorisierung der Arbeitslast basierend auf Fristen, Risiken und Auswirkungen.
  • Verwendung strukturierter Planungssysteme (Kalender, Tracker), um Verantwortlichkeit und Nachverfolgbarkeit sicherzustellen.
  • Proaktive Kommunikation mit der Führungsebene über Fortschritte, Risiken und benötigte Unterstützung.
  • Verfolgung und Verwaltung von Projekten mit Fokus auf fristgerechte Fertigstellung und kontinuierliche Verbesserung.
• Sonstige Aufgaben – 5 %
  • Aktuell bleiben zu Systemupdates.
  • Engagement in der beruflichen Weiterbildung.
  • Unterstützung zusätzlicher administrativer Bedürfnisse.

MINDESTANFORDERUNGEN

• Mindestens 2 Jahre administrative Erfahrung in compliance-gesteuerten Umgebungen.
• Mindestens 1 Jahr Abrechnungserfahrung.
• Erfahrung mit Fallmanagementsystemen.
• Starke Microsoft Office-Kenntnisse.
• Kenntnis von HIPAA und Datensicherheit.
• Starke Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten.

BEVORZUGTE QUALIFIKATIONEN

• Bachelor-Abschluss in einem verwandten Bereich.
• Erfahrung mit SETWorks oder eXPRS.
• Erfahrung im Aufbau von Tracking-Systemen oder SOPs.
• Erfahrung mit VR, ODDS oder ähnlichen Programmen.

KENNTNISSE, FÄHIGKEITEN UND FERTIGKEITEN

• Kenntnisse:
  • Starkes Wissen über bewährte Verfahren im Datenmanagement, einschließlich Genauigkeit, Integrität, Auditbereitschaft und Vertraulichkeit.
  • Fortgeschrittene Kenntnisse der Microsoft Office Suite, insbesondere Excel (Formeln, Pivot-Tabellen, Datenvisualisierung und Berichtswerkzeuge).
  • Tiefgehendes Verständnis von Fallmanagementsystemen (vorzugsweise SETWorks), einschließlich Systemstruktur, Benutzerzugang, Arbeitsabläufe und Berichtsfunktionalität.
  • Kenntnis der HIPAA-Compliance, Datenschutzstandards und sicheren Informationsmanagementpraktiken.
  • Verständnis der Abrechnungsprozesse, Genehmigungsanforderungen und Dokumentationsstandards für öffentlich finanzierte Programme (z. B. VR, ODDS, Medicaid/eXPRS).
  • Kenntnis der Anforderungen an Lizenzierung, Audits und Förderberichterstattung in Non-Profit- oder Sozialdienstumgebungen.
  • Verständnis der Prinzipien der Systemadministration, einschließlich Benutzerzugangsmanagement, Fehlersuche und Anbieterkoordination.
• Fähigkeiten:
  • Starke Fähigkeiten in der Systemadministration und -verwaltung, Wartung, Optimierung und Fehlersuche von Fallmanagementsystemen (z. B. SETWorks).
  • Fähigkeit zur Entwicklung, Verbesserung und Pflege von Arbeitsabläufen, Tracking-Systemen und Datenprozessen über mehrere Plattformen hinweg.
  • Starke analytische Fähigkeiten, um Dateninkonsistenzen, Trends und Risiken zu identifizieren und Maßnahmen zur Behebung zu ergreifen.
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, Schulung des Personals und Übersetzung technischer Prozesse in klare, zugängliche Anleitungen.
  • Hohe Detailgenauigkeit mit ausgeprägten Fähigkeiten zur Qualitätssicherung, um Genauigkeit in Daten, Abrechnung und Dokumentation sicherzustellen.
  • Fähigkeit zur Entwicklung und Pflege von SOPs, internen Kontrollen und auditbereiten Systemen.
  • Effektive Projekt- und Zeitmanagementfähigkeiten, unabhängig priorisieren und mehrere Fristen verwalten.
  • Starke Fähigkeiten zur Fehlersuche und Problemlösung, um Probleme mit internen Teams und externen Anbietern zu lösen.
• Fertigkeiten:
  • Übernahme von Verantwortung für Systeme, Arbeitsabläufe und Ergebnisse, um reibungslose, effiziente Abläufe ohne schrittweise Anweisungen sicherzustellen.
  • Antizipation von Risiken, Lücken und Ineffizienzen in Daten-, Abrechnungs- und Systemprozessen sowie Implementierung von Lösungen.
  • Verwaltung und Administration eines Fallmanagementsystems, einschließlich Benutzerzugang, Schulung, Fehlersuche und kontinuierlicher Verbesserung.
  • Als Verbindung zwischen internen Teams und externen Systemanbietern fungieren, Bedürfnisse kommunizieren und Lösungen vorantreiben.
  • Daten sammeln, synthetisieren und in Formaten präsentieren, die für die Führungsebene, Auditoren und externe Partner geeignet sind.
  • Unabhängig arbeiten und gleichzeitig über mehrere Teams und Prioritäten koordinieren.
  • Organisierte, auditbereite Dokumentation aufrechterhalten und die Compliance über Systeme und Prozesse hinweg sicherstellen.
  • Schulung, Unterstützung und Verstärkung der Nutzung von Systemen, Prozessen und Best Practices durch das Personal.
  • Arbeitslast durch strukturierte Planung, Aufgabenverfolgung und proaktive Kommunikation von Fortschritten und Risiken verwalten.
  • Sich an sich entwickelnde Systeme, Compliance-Anforderungen und Programmwachstum anpassen, während hohe Leistung und Genauigkeit aufrechterhalten werden.

UMFANG & VERANTWORTUNG

Diese Rolle gewährleistet die Genauigkeit, Integrität und Aktualität von Daten- und Abrechnungsprozessen, die direkte Auswirkungen auf die Programmfinanzierung, Compliance und den Betrieb haben. Die Position unterstützt mehrere Teams und erfordert starke Detailgenauigkeit, systemisches Denken und proaktive Kommunikation.

GLEICHBERECHTIGTE CHANCE

Relay Resources ist stolz darauf, ein Arbeitgeber für Chancengleichheit zu sein und Bewerber aller Hintergründe und Identitäten willkommen zu heißen. Wir setzen uns für eine menschenzentrierte, inklusive Kultur ein, die unseren Mitarbeitern, Kunden und Bewohnern zugutekommt. Lassen Sie uns wissen, ob Sie während des Bewerbungs- oder Interviewprozesses oder zur Ausübung der Stelle, für die Sie sich bewerben, eine angemessene Unterkunft benötigen.