Records Management Specialist

Als Teilzeit-Records Management Specialist sind Sie verantwortlich für die Überwachung der Regeln, Richtlinien und Verfahren, die die Erstellung, Erfassung, Verwaltung, Aufbewahrung, Erhaltung und Entsorgung umfassender, zuverlässiger und authentischer Geschäftsdokumente für NCCPA und deren unterstützende Organisationen unterstützen. Diese Teilzeitstelle verwaltet das Records Management Programm und arbeitet mit internen Stakeholdern zusammen, um sicherzustellen, dass die Praktiken des Records Managements den internen Richtlinien, gesetzlichen Anforderungen, Branchenstandards und den betrieblichen Bedürfnissen von NCCPA entsprechen.

Berichtet an: Senior Manager of Corporate Policy & Compliance

Standort: NCCPA ist ein hybrides Arbeitsumfeld mit unserem Hauptsitz in Johns Creek, Georgia. Diese Position ist remote, ermöglicht hauptsächlich Remote-Arbeit mit erforderlichen Reisen zu obligatorischen Meetings, einschließlich zum NCCPA-Hauptsitz. Remote-Positionen sind auf Mitarbeiter beschränkt, die sich in einer US-Jurisdiktion in den östlichen oder zentralen Zeitzonen befinden.

Verantwortlichkeiten:

• Verwaltung des Records Management Programms, einschließlich der Pflege von Richtlinien und Verfahren für das Records Management.
• Sicherstellung, dass die Praktiken zur Aufbewahrung von Dokumenten die Mindestanforderungen an Sicherheit und Schutz erfüllen.
• Bearbeitung von Änderungsanfragen und Pflege des NCCPA Retention and Disposition Schedule (RDS), einschließlich der Veröffentlichung von Aktualisierungen nach Bedarf.
• Implementierung von Aktualisierungen des RDS, einschließlich Überwachung, Verwaltung und Unterstützung der Metadatenanforderungen.
• Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern und Mitgliedern des Führungsteams, um Input und Empfehlungen zu den Praktiken des Records Managements und zur Verbesserung des Programms zu geben.
• Bereitstellung von Unterstützung im Bereich Records Management für NCCPA und unterstützende Organisationen, einschließlich der Überwachung von Entsorgungsprozessen und der Anwendung von Sensibilitätskennzeichnungen auf Abteilungsunterlagen.
• Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung zu relevanten Richtlinien, Verfahren und Initiativen im Bereich Informationsgovernance.
• Unterstützung von Schulungen und Anleitungen im Bereich Records Management für Mitarbeiter in der gesamten Organisation.
• Verwaltung von Programmüberprüfungen und Audits, einschließlich der Vorbereitung von Berichten und Aktualisierungen für das Management und die Überprüfung durch das Führungsteam.
• Überwachung und Verwaltung von rechtlichen Halteprozessen in Übereinstimmung mit organisatorischen und Compliance-Anforderungen.

Hard Skills:

• Ein Bachelor-Abschluss.
• Mindestens drei Jahre Erfahrung im Records Management.
• Erfahrung mit elektronischen Dokumenten- und Records Management-Systemen und -Tools.
• Erfahrung mit Datenbankmanagementsystemen.
• Fähigkeit, Prozesse im Records Management in Übereinstimmung mit internen Richtlinien, gesetzlichen Anforderungen und Branchenstandards zu verwalten.
• Starke Zeitmanagement- und Organisationsfähigkeiten mit außergewöhnlicher Aufmerksamkeit für Details.
• Fähigkeit, mehrere Projekte, Fristen und Dokumentationsprozesse effektiv zu verwalten.

Soft Skills:

• Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
• Außergewöhnliche Problemlösungs-, kritisches Denk- und analytische Fähigkeiten.
• Hochentwickelte Zeitmanagement- und Organisationsfähigkeiten mit starker Aufmerksamkeit für Details.
• Fähigkeit zur effektiven Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern, einschließlich Mitarbeitern, Managern und Führungskräften.
• Anpassungsfähigkeit und Professionalität in einem schnelllebigen und sich entwickelnden Umfeld.

Zusätzliche Fähigkeiten:

• Mindestens drei Jahre Erfahrung im Bereich Informationsgovernance.
• Erfahrung mit Microsoft SharePoint.
• Erfahrung mit Microsoft 365-Daten- und Aufbewahrungslösungen.
• Zertifizierter Records Manager (CRM) oder Zertifizierter Records Analyst (CRA).

Wir setzen uns für Chancengleichheit bei der Beschäftigung ein, unabhängig von Rasse, Farbe, Abstammung, Religion, Geschlecht, nationaler Herkunft, sexueller Orientierung, Alter, Staatsbürgerschaft, Familienstand, Behinderung, Geschlecht, Geschlechtsidentität oder -ausdruck oder Veteranenstatus. Wir sind stolz darauf, ein Arbeitsplatz der Chancengleichheit zu sein. NCCPA verpflichtet sich zur vollständigen Inklusion aller qualifizierten Personen. Im Einklang mit unserem Engagement wird NCCPA Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass Personen mit Behinderungen angemessene Vorkehrungen erhalten. Wenn eine angemessene Vorkehrung erforderlich ist, um vollständig am Bewerbungs- oder Interviewprozess teilzunehmen, um die wesentlichen Funktionen der Position auszuführen und/oder um alle anderen Vorteile und Privilegien der Beschäftigung zu erhalten, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung unter 678-417-8589.