Executive Administrative Assistant

Schließen Sie sich unserem dynamischen Vertriebsteam als Executive Administrative Assistant an! Sind Sie bereit, eine dynamische Rolle zu übernehmen, in der Sie den Vice President of Personal Sales für die östlichen USA und zwei Sales AVPs der Nordost- und Südostregionen unterstützen? Wir suchen jemanden, der eine Mischung aus Professionalität, technischer Versiertheit und einer freundlichen Art mitbringt, um unsere Teams und Agenturpartner zu unterstützen.

Was wir suchen:

• Organisationsguru: Ihre organisatorischen Fähigkeiten sind erstklassig, und Sie können Störungen und Umpriorisierungen mit Leichtigkeit bewältigen.
• Menschenfreund: Sie haben außergewöhnliche zwischenmenschliche Fähigkeiten und können effektiv mit allen kommunizieren.
• Technikbegeisterter: Sie sind versiert im Umgang mit MS Office (Teams, Planner, Outlook, Word, Excel, PowerPoint usw.) und nehmen neue Technologien an.
• Teamplayer: Ob Sie unabhängig oder im Team arbeiten, Sie fördern starke Beziehungen und Partnerschaften, insbesondere in einer hybriden oder remote Arbeitsumgebung.

Was Sie tun werden:

Als Executive Administrative Assistant sind Sie das Rückgrat unserer Abläufe und sorgen dafür, dass alles reibungslos läuft. Ihre Aufgaben umfassen:

• Kalenderverwaltung & Planung: Verwalten von Kalendern und Planen von Meetings für Führungskräfte.
• Meetingplanung & -durchführung: Organisieren von wiederkehrenden Meetings (wöchentlich, AAMs, Offsites), einschließlich Logistik, Referenten, Materialien und Nachverfolgung.
• Reise & Ausgaben: Koordinieren von Reisevorbereitungen und Verwalten von Spesenberichten.
• Lieferanten- & Veranstaltungskoordination: Unterstützung bei der Kommunikation mit Lieferanten, Veranstaltungsplanung und Konferenzbuchungen für Führungskräfte, einschließlich Teilnehmerlogistik.
• Büro Unterstützung: Verwalten von Büromaterialien und Unterstützung von Teambuilding- und Freiwilligenveranstaltungen.
• Prozessverbesserung: Unterstützung bei Büroverfahren und Prozessen zur Steigerung der Produktivität und Effizienz des Teams.
• Erster Ansprechpartner: Dienen als erster Kontakt für interne und externe Anfragen.
• Sonderprojekte: Leitung von Sonderprojekten nach Bedarf.

Diese Rolle ist perfekt für jemanden, der in einem schnelllebigen Umfeld gedeiht, Vielfalt liebt und jeden Tag einen bedeutenden Einfluss ausüben möchte.

Diese hybride Position hat ihren Sitz in Columbus, OH. Die Kandidaten arbeiten 2 Tage pro Woche im Büro und genießen die Flexibilität der Remote-Arbeit an den verbleibenden Tagen.

Wichtige Verantwortlichkeiten:

• Fokussiert sowohl auf den täglichen als auch auf den langfristigen Kalender für mehrere Führungskräfte und Teams. Verwalten des persönlichen Kalenders des Führers nach Anweisung.
• Koordiniert Reisepläne für Führungskräfte und Teams und nimmt bei Bedarf schnell Änderungen während der Reise vor.
• Stellt Informationen für Berichte und Präsentationen zusammen.
• Screenen von Kommunikationen auf Aktionspunkte und Fälligkeitstermine, wobei wichtige Punkte der Aufmerksamkeit des Führers zugeführt werden.
• Leitet notwendige Maßnahmen ein, z.B. Nachverfolgungen, Priorisierungen, erforderliche Maßnahmen usw. Entwirft Antworten zur Überprüfung durch die Führungskraft und implementiert deren Stil in alle Kommunikationen.
• Bietet Unterstützung bei Büroverfahren oder Prozessen, die dem Team helfen, produktiver und effizienter zu sein.
• Überwacht die Abteilungsausgaben, bearbeitet Spesenberichte zeitnah und überwacht die von Führungskräften und Mitarbeitern eingereichten Spesenberichte auf genaue Berichterstattung.
• Verwaltet das Budget für die Meetingplanung. Führt Qualitätsprüfungen von Rechnungen/Konten durch. Gibt Reisekosten und andere Ausgaben zur Zahlung ein; überprüft und leitet an den Budgetkoordinator des Büros weiter.
• Bleibt über Änderungen der Nationwide-Verfahren, Änderungen der Personalrichtlinien, Geschäftsumfeld usw. informiert, die die Pläne auf Abteilungsebene beeinflussen.
• Kann an Sonderprojekten teilnehmen, die zugewiesen werden.

Berichtsbeziehungen: Berichtet typischerweise an einen Associate Vice President oder höher und kann mehrere Führungskräfte und deren Mitarbeiter unterstützen. Dies ist eine Rolle als individueller Beitragender.

Typische Fähigkeiten und Erfahrungen:

• Bildung: Abitur, berufliche oder technische Ausbildung in Sekretariatswissenschaften; einige Studiengänge auf Bachelor-Niveau sind von Vorteil.
• Zertifizierung: Administrative professionelle Zertifizierungen wie Certified Administrative Professional (CAP) oder Certified World Class Assistant (CWCA) sind von Vorteil.
• Erfahrung: Typischerweise sechs oder mehr Jahre Erfahrung als Verwaltungsassistent. Erfahrung bei Nationwide ist sehr wünschenswert.
• Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten: Kenntnisse der Unternehmensrichtlinien und der Organisationsstruktur. Verständnis von Büropraktiken und -verfahren. Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen und Lösungen für Probleme im Bereich der Arbeitsverarbeitung und des Büromanagements zu empfehlen. Starke Kommunikationsfähigkeiten, um mit allen Ebenen von Führungskräften, Mitarbeitern und externen Kontakten zu interagieren. Fähigkeit, die eigene Arbeit und die Arbeit anderer auf Inhalt und Formatgenauigkeit zu überprüfen. Mittlere mathematische Berechnungsfähigkeiten. Fähigkeit, effektive Geschäftsbeziehungen aufzubauen.

Werte: Regelmäßig und konsequent die Werte von Nationwide demonstrieren.

Arbeitsbedingungen: Gelegentliche Reisen. Nicht-standardmäßige, verlängerte oder Überstundenarbeit nach Bedarf basierend auf den Arbeitsabläufen.

Leistungen: Wir bieten eine Vielzahl von Leistungen, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind, darunter: medizinische/zahnärztliche/optische Versorgung, Lebensversicherung, kurz- und langfristige Invaliditätsabsicherung, bezahlte Freizeit mit neu eingestellten Mitarbeitern, die mindestens 18 Tage bezahlte Freizeit pro vollem Kalenderjahr erhalten, neun bezahlte Feiertage, 8 Stunden bezahlte Freizeit für Lebenslange, 8 Stunden bezahlte Freizeit für Unity Day, 401(k) mit Unternehmensbeitrag, vom Unternehmen finanzierte Pensionskasse, legere Kleidung und mehr.

Nationwide ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir feiern Vielfalt und setzen uns für die Schaffung einer integrativen Kultur ein, in der sich jeder herausgefordert, geschätzt, respektiert und engagiert fühlt. Nationwide verbietet Diskriminierung und Belästigung und gewährt allen Mitarbeitern und Bewerbern ohne Rücksicht auf eine geschützte Eigenschaft (oder Klassifizierung) gemäß geltendem Recht gleiche Beschäftigungsmöglichkeiten.