Staff Assistant (Civilian Personnel) in Geilenkirchen

Wir suchen einen motivierten Fachmann, der unserem Bereich Personalmanagement als Mitarbeiter (Zivilpersonal) beitritt. In dieser Rolle tragen Sie zur effizienten Durchführung aller Aspekte der Personalverwaltung für NATO internationale Zivilpersonen (NIC) bei und beraten das Personal und das Management.

Ihr Hauptaugenmerk liegt auf:

• Verträge für NATO internationale Zivilpersonen
• Mitarbeiterleistungsmanagement

Die Rolle umfasst insbesondere folgende Verantwortlichkeiten:

• Modernisierung der Onboarding-Prozesse durch Implementierung automatisierter Prozesse und Optimierung der Verfahren zur Straffung der Integration neuer Mitarbeiter und Verbesserung des Engagements;
• Teilnahme an der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen im Lebenszyklus der Mitarbeiter zur Reduzierung manueller Aufwände, Verbesserung der betrieblichen Effizienz und Sicherstellung einer genauen Datenverwaltung in den Systemen des Personalmanagements;
• Implementierung von Programmen im Personalwesen, einschließlich Personalbeschaffung, Beschäftigungsabwicklung, Gesundheits- und Sozialleistungen, Schulungen, Aufzeichnungen und Leistungsmanagement, Sicherheit, Nachfolgeplanung, Mitarbeiterbeziehungen, Bindung, Einsätze und Personaltransaktionen;
• Unterstützung bei der Entwicklung von HR-Lösungen und Verbesserung der Leistung von Managern und Mitarbeitern durch Identifizierung und Lösung von Problemen, Bereitstellung von Coaching und Beratung sowie Sicherstellung der Einhaltung des Leistungsmanagementsystems;
• Überprüfung von Beschwerden oder Streitigkeiten des Personals im Zusammenhang mit der Leistung und Einleitung von Maßnahmen zu deren Lösung;
• Unterstützung bei der Durchführung von Sonderprojekten;
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Unterlagen und Briefings durch Sammlung, Analyse und Zusammenfassung von Daten und Trends sowie Unterstützung bei Sonderprojekten;
• Sicherstellung der Einhaltung internationaler und nationaler rechtlicher Anforderungen durch Studium, Antizipation und Durchsetzung von Gesetzen sowie Beratung des Managements über erforderliche Maßnahmen;
• Unterstützung bei der Planung, Ausarbeitung und Umsetzung von operativen Plänen, Richtlinien und Verfahren für NATO-Zivilpersonaleinsätze, Bereitstellung fachkundiger Beratung zu Einsatzfragen und Koordination der Vorbereitung, Schulung und Abwicklung von NATO-Zivilpersonal vor dem Einsatz.

Erforderliche Qualifikationen:

• Höhere Sekundarschulausbildung und eine mittlere berufliche Ausbildung im Bereich Personalmanagement, Betriebswirtschaft, Recht, Sozialwissenschaften oder einem verwandten Bereich, öffentliche Verwaltung oder verwandte Disziplin, die zu einer formalen Qualifikation führen kann, mit 2 Jahren Erfahrung, ODER Sekundarschulausbildung und abgeschlossene fortgeschrittene berufliche Ausbildung in dieser Disziplin, die zu einer beruflichen Qualifikation oder beruflichen Akkreditierung führt, mit 4 Jahren relevanter Erfahrung.
• Erfahrung in der Personalbeschaffung, Leistungsmanagement, Schulungsmanagement, Pflege von Mitarbeiterakten, zwischenmenschlichen Fähigkeiten, Konfliktlösung, Arbeitsrecht, Projektmanagement, Berichtswesen, mündlicher Kommunikation, administrativen Schreibfähigkeiten und Management von Mitarbeiterbeziehungen.
• Erfahrung in der Personalverwaltung und im Personalmanagement.
• Berufserfahrung in Büro-/Allgemeinverwaltungspraktiken.
• Erfahrung in der Anwendung von Personalvorschriften.
• Erfahrung im Mitarbeiterleistungsmanagement.
• Tiefgehende Kenntnisse von MS Office Word und praktische Kenntnisse in Excel, PowerPoint, SharePoint und Outlook.
• Die Arbeit wird sowohl mündlich als auch schriftlich hauptsächlich in Englisch durchgeführt, daher ist ausreichende Englischkenntnis erforderlich.

Wünschenswerte Qualifikationen:

• Erfahrung in einer internationalen Organisation oder militärischen Umgebung.
• Deutschkenntnisse.

Ihre Fähigkeiten:

• Zeitmanagement: Urteilsvermögen bei der Priorisierung von Verantwortlichkeiten und Planung sowie Organisation eigener Aufgaben zur Einhaltung von Fristen.
• Initiative: Eigeninitiative, Empfehlungen zur Verbesserung der Büroverwaltungsrichtlinien und -verfahren.
• Diskretion: Integrität, Diskretion und zwischenmenschliche Sensibilität sind erforderlich, da private und persönliche Informationen behandelt werden.
• Teamarbeit: Starke Teamfähigkeit, gut mit anderen zusammenarbeiten und einer Gruppe helfen, ein gemeinsames Ziel zu erreichen.
• Innovation: Die Schaffung, Implementierung oder Einführung neuer Ideen oder Methoden, die einen Mehrwert schaffen und effektive Veränderungen bewirken.

Warum Sie für uns arbeiten sollten:

Durch den Beitritt zu unserer Organisation werden Sie Teil eines multinationalen Teams, das auf das gemeinsame Ziel der NATO hinarbeitet, Frieden zu sichern und demokratische Werte für über eine Milliarde Menschen zu fördern. Wir setzen uns dafür ein, ein kollaboratives Arbeitsumfeld zu fördern, das auf gegenseitigem Respekt und Professionalität basiert, in dem die Arbeit jedes Einzelnen einen Unterschied macht und einen bedeutenden Einfluss auf die Mission und den Betrieb der Allianz hat. Wenn dies mit Ihnen übereinstimmt, ermutigen wir Sie, sich zu bewerben.

Ihr Team:

Die Abteilung Personalmanagement ist verantwortlich für die Bereitstellung einer konsistenten, effektiven und effizienten Personalplanung, Verwaltung von zivilen und militärischen Personal, Talentmanagement, einschließlich der Verwaltung von Mitarbeiterschulungen. Die Abteilung verwaltet das zentrale Verarbeitungszentrum der Streitkräfte. Die Abteilung für ziviles Personal (CPB) ist verantwortlich für das gesamte Spektrum der Aktivitäten im Bereich ziviles Personalmanagement und verwaltet die Einsätze von zivilem Personal. Die Abteilung für zivile Personalverwaltung ist verantwortlich für die vollständige Personalverwaltung, einschließlich Gehalts- und Budgetverwaltung, für alle NATO internationalen Zivilpersonen.

Vertrag:

Dienstleistende zivile Mitglieder der NATO erhalten einen Vertrag gemäß den NATO-Vorschriften für ziviles Personal. Neu eingestellte Mitarbeiter erhalten zunächst einen befristeten Vertrag über drei Jahre. Danach kann ein unbefristeter Vertrag angeboten werden.

Gehalt/Leistungen:

Die in dieser Stellenausschreibung angegebenen Gehaltswerte basieren auf der NATO-Einheitsgehaltsskala; Das Gehalt ist steuerfrei, einschließlich (wo zutreffend) Expatriierungs-, Familien- und Kinderzulagen sowie zusätzlicher Vergünstigungen für expatriiertes Personal; Bildungszulage für Kinder (wo zutreffend) und eine hervorragende private Krankenversicherung; Großzügiger Jahresurlaub und Heimaturlaub (wenn zutreffend); Altersvorsorgeplan.

Test/Interview:

Der Auswahlprozess besteht aus mehreren Phasen. Kandidaten, die für eine weitere Berücksichtigung ausgewählt wurden, werden vom Rekrutierungsteam kontaktiert und erhalten detaillierte Informationen zu den nächsten Schritten. Der Prozess endet mit einem Interview.

Hinweis: Die NATO akzeptiert keine Phase des Rekrutierungs- und Auswahlprozesses, ganz oder teilweise, durch generative künstliche Intelligenz (KI)-Tools, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Chatbots, wie Chat Generative Pre-Trained Transformer (Chat GPT), oder andere sprachgenerierende Tools. Die NATO behält sich das Recht vor, Bewerbungen zu überprüfen, um die Verwendung solcher Tools zu identifizieren. Alle Bewerbungen, die ganz oder teilweise mit Hilfe solcher generativer oder kreativer KI-Anwendungen erstellt wurden, können ohne weitere Berücksichtigung nach alleinigem Ermessen der NATO abgelehnt werden, und die NATO behält sich das Recht vor, in solchen Fällen geeignete weitere Schritte zu unternehmen.