Staff Assistant (Administration and Travel) - CAOC Uedem

Der Allied Combined Air Operations Centre (CAOC) plant, leitet, koordiniert, überwacht, bewertet und berichtet über Luftoperationen aller zugewiesenen Mittel in Frieden, Krise und Konflikt gemäß den Vorgaben des Kommandeurs Allied Air Command. Das Static Air Defence Centre (SADC) führt die grundlegende Mission des CAOC durch, einschließlich der Luftpolizei. Das Deployable Air Operations Centre (D-AOC) kann zur Unterstützung der Bildung eines Joint Force Air Component (JFAC) eingesetzt werden. Die Kommandogruppe ist verantwortlich für das Kommando und die Kontrolle aller NATO- und nationalen Kräfte, die unter der Autorität des CAOC stehen.

Hauptaufgaben des Staff Assistant (Administration and Travel):

• Bereitstellung von Reiseunterstützung innerhalb des CAOC Finance and Purchasing Office für Mitarbeiter, die der NATO Trial Structure/Peace Time Establishment (PE)/Crisis Establishment (CE) zugewiesen sind.
• Organisation und Pflege von Reiseverwaltungsakten und -unterlagen sowie Sicherstellung der Einhaltung der Reiserrichtlinien der NATO.
• Vorbereitung und Einreichung von Reisegenehmigungen und zugehöriger Dokumentation gemäß den Reisepolitiken und -vorschriften der NATO.
• Bereitstellung von Anleitung und Unterstützung für Mitarbeiter bezüglich Reisevorschriften, Verfahren und Ansprüchen.
• Unterstützung bei der Erstellung von Reiserouten und rechtzeitige Kommunikation der Reisedetails an alle relevanten Parteien.
• Unterstützung bei der Umsetzung von Prozessen und Verfahren im Reisebüro zur Gewährleistung von Konsistenz und Effizienz im Team.
• Planung, Vorbereitung, Koordination und Durchführung einer breiten Palette von Reiseaktivitäten zur Bereitstellung reaktionsschneller, effizienter und wirtschaftlicher Reise- und Mobilitätsdienste.
• Unterstützung bei der Verwaltung des Reise- und Transportbudgets des CAOC zur Bestätigung der Rechnungen auf Genauigkeit und Gültigkeit.
• Koordination der Reiseanforderungen mit den Antragstellern und Vorbereitung/Einreichung aller erforderlichen Dokumente.
• Bearbeitung aller Reiseanträge und Durchführung aller notwendigen Buchungen für CAOC-Personal, das auf TDY geht.

Die Arbeit wird normalerweise in einer normalen NATO-Büroumgebung durchgeführt. Normale Arbeitsbedingungen gelten. Der Kandidat muss einsatzbereit sein und kann aufgefordert werden, Einsätze zur Unterstützung militärischer Operationen und Übungen sowie temporäre Einsätze sowohl innerhalb als auch außerhalb der NATO-Grenzen zu übernehmen.

Erforderliche Qualifikationen:

• Gute Englischkenntnisse – NATO Standard Language Proficiency 3322 (Hören, Sprechen, Lesen und Schreiben).
• Abgeschlossene Sekundarschulausbildung und berufliche Ausbildung im verwandten Bereich.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen Rolle innerhalb einer internationalen Organisation.
• Berufserfahrung in der Organisation und Koordination von Reise-Logistik für Personal, idealerweise innerhalb der NATO oder einer ähnlichen internationalen Organisation.
• Berufserfahrung in der Vorbereitung und Bearbeitung offizieller Korrespondenz und Berichte.

Wünschenswerte Qualifikationen:

• Vertrautheit mit den administrativen und Reiseverfahren der NATO.
• Erfahrung mit Oracle - NATO Automated Financial System (FinS).
• Erfahrung in der Nutzung von Reisebuchungsplattformen/-tools.

Persönliche Eigenschaften des erfolgreichen Kandidaten:

• Gute Kommunikationsfähigkeiten, sowohl mündlich als auch schriftlich.
• Gute zwischenmenschliche Fähigkeiten, einschließlich Takt und Diplomatie.
• Fähigkeit zur Zusammenarbeit und Arbeit mit verschiedenen Interessengruppen.
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten.
• Gute Problemlösungsfähigkeiten.
• Gute Aufmerksamkeit für Details.

Der erfolgreich ausgewählte Kandidat muss in der Lage sein, eine Sicherheitsfreigabe zu erhalten und muss eine medizinische Untersuchung bestehen, bevor ein Arbeitsvertragsangebot gemacht wird. Der Bewerbungsschluss ist der Sonntag, 15. November 2026, 23:59 Uhr. Tests und Interviews für die ausgewählten Kandidaten finden im zweiten Teil des Januar 2027 in Uedem, Deutschland, statt.