Staff Assistant (Civilian Personnel) in Geilenkirchen

Wir suchen einen motivierten Fachmann, der unserem Bereich Personalmanagement als Mitarbeiter (Zivilpersonal) beitritt. In dieser Rolle tragen Sie zur effizienten Durchführung aller Aspekte der Personalverwaltung für NATO internationale Zivilangestellte (NIC) bei und beraten das Personal und das Management.

Ihr Hauptfokus wird auf folgenden Punkten liegen:

• Verträge für NATO internationale Zivilangestellte
• Mitarbeiterleistungsmanagement

Inbesondere sind Sie verantwortlich für:

• Modernisierung der Onboarding-Prozesse durch Implementierung automatisierter Prozesse und Optimierung der Verfahren zur Straffung der Integration neuer Mitarbeiter und Verbesserung des Engagements;
• Teilnahme an der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen im Lebenszyklus der Mitarbeiter, um den manuellen Aufwand zu reduzieren, die betriebliche Effizienz zu steigern und eine genaue Datenverwaltung in den Systemen des Personalmanagements (HR) sicherzustellen;
• Implementierung von Programmen im Personalwesen, einschließlich Personalbeschaffung, Beschäftigungsbearbeitung, Gesundheits- und Sozialleistungen, Schulungen, Aufzeichnungen und Leistungsmanagement, Sicherheit, Nachfolgeplanung, Mitarbeiterbeziehungen, Bindung, Einsätze und Personaltransaktionen;
• Unterstützung bei der Entwicklung von HR-Lösungen und Verbesserung der Leistung von Managern und Mitarbeitern durch Identifizierung und Lösung von Problemen, Bereitstellung von Coaching und Beratung sowie Sicherstellung der Einhaltung des Leistungsmanagementsystems;
• Überprüfung von Beschwerden oder Streitigkeiten des Personals im Zusammenhang mit der Leistung und Einleitung von Maßnahmen zu deren Lösung;
• Unterstützung bei der Durchführung von Sonderprojekten;
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Unterlagen und Briefings durch Sammlung, Analyse und Zusammenfassung von Daten und Trends sowie Unterstützung von Sonderprojekten;
• Sicherstellung der Einhaltung internationaler und nationaler rechtlicher Anforderungen durch Studium, Antizipation und Durchsetzung von Gesetzen sowie Beratung des Managements über erforderliche Maßnahmen;
• Unterstützung bei der Planung, Ausarbeitung und Implementierung von operativen Plänen, Richtlinien und Verfahren für NATO-Zivileinsätze, Bereitstellung fachkundiger Beratung zu Einsatzfragen und Koordination der Vorbereitung, Schulung und Abwicklung von NATO-Zivilpersonal vor dem Einsatz.

Ihr beruflicher/ausbildungsbezogener Hintergrund:

• Erforderliche Qualifikationen: Höhere Sekundarschulausbildung und eine mittlere Berufsausbildung im Bereich Personalmanagement, Betriebswirtschaft, Recht, Sozialwissenschaften oder einem verwandten Bereich, öffentliche Verwaltung oder verwandte Disziplin, die zu einer formalen Qualifikation führen kann, mit 2 Jahren Erfahrung, ODER Sekundarschulausbildung und abgeschlossene fortgeschrittene Berufsausbildung in dieser Disziplin, die zu einer beruflichen Qualifikation oder beruflichen Akkreditierung führt, mit 4 Jahren relevanter Erfahrung.
• Erfahrung in der Personalbeschaffung, Leistungsmanagement, Schulungsmanagement, Pflege von Mitarbeiterakten, zwischenmenschlichen Fähigkeiten, Konfliktlösung, Arbeitsrecht, Projektmanagement, Berichtswesen, mündlicher Kommunikation, administrativen Schreibfähigkeiten und Management von Mitarbeiterbeziehungen.
• Erfahrung in der Personalverwaltung und im Personalmanagement.
• Berufserfahrung in allgemeinen Verwaltungspraktiken.
• Erfahrung in der Anwendung von Personalvorschriften.
• Erfahrung im Mitarbeiterleistungsmanagement.
• Tiefgehende Kenntnisse von MS Office Word und praktische Kenntnisse in Excel, PowerPoint, SharePoint und Outlook.
• Die Arbeit erfolgt sowohl mündlich als auch schriftlich hauptsächlich in Englisch, daher ist ausreichende Englischkenntnis erforderlich.

Wünschenswerte Qualifikationen:

• Erfahrung in einer internationalen Organisation oder militärischen Umgebung.
• Deutschkenntnisse.

Ihre Fähigkeiten:

• Zeitmanagement: Urteilsvermögen bei der Priorisierung von Verantwortlichkeiten und Planung und Organisation eigener Aufgaben zur Einhaltung von Fristen.
• Initiative: Eigeninitiative, Verbesserungsvorschläge für Büroverwaltungsrichtlinien und -verfahren.
• Diskretion: Integrität, Diskretion und zwischenmenschliche Sensibilität sind erforderlich, da private und persönliche Informationen behandelt werden.
• Teamarbeit: Starke Teamfähigkeit, gut mit anderen zusammenarbeiten und einer Gruppe helfen, ein gemeinsames Ziel zu erreichen.
• Innovation: Die Schaffung, Implementierung oder Einführung neuer Ideen oder Methoden, die einen Mehrwert schaffen und effektive Veränderungen bewirken.

Warum Sie für uns arbeiten sollten:

Durch den Beitritt zu unserer Organisation werden Sie Teil eines multinationalen Teams, das auf das gemeinsame Ziel der NATO hinarbeitet, Frieden zu sichern und demokratische Werte für über eine Milliarde Menschen zu fördern. Wir setzen uns dafür ein, ein kooperatives Arbeitsumfeld zu fördern, das auf gegenseitigem Respekt und Professionalität basiert, in dem die Arbeit jedes Einzelnen einen Unterschied macht und einen bedeutenden Einfluss auf die Mission und den Betrieb der Allianz hat. Wenn dies mit Ihnen übereinstimmt, ermutigen wir Sie, sich zu bewerben.

Ihr Team:

Die Abteilung für Personalmanagement ist verantwortlich für die Bereitstellung einer konsistenten, effektiven und effizienten Personalplanung, das Management von zivilen und militärischen Mitarbeitern, Talentmanagement, einschließlich der Verwaltung von Mitarbeiterschulungen. Die Abteilung verwaltet das zentrale Verarbeitungszentrum der Streitkräfte. Die Abteilung für ziviles Personal (CPB) ist verantwortlich für das gesamte Spektrum der Aktivitäten im Bereich ziviles Personalmanagement, wie erforderlich, und verwaltet den Einsatz von zivilen Mitarbeitern. Die Abteilung für zivile Personalverwaltung ist verantwortlich für die vollständige Personalverwaltung, einschließlich Gehalts- und Budgetverwaltung, für alle NATO internationalen Zivilangestellten.

Wie man sich bewirbt:

Bereit, einen Unterschied zu machen und in einem internationalen Umfeld zu arbeiten? Nach der Erstellung eines Kandidatenkontos wählen Sie den Jobtitel, für den Sie sich bewerben, und füllen das Bewerbungsformular aus, das einen Vorauswahlfragebogen enthält. Bitte fügen Sie alle Unterlagen (Nachweise über die höchste Ausbildung, Diplome, Zertifikate, Zeugnisse usw.) bei, die Sie für besonders relevant für die in dieser Anzeige angegebenen Qualifikationsanforderungen halten. Alle Unterlagen, die in einer anderen Sprache als Englisch eingereicht werden, müssen von mindestens einer inoffiziellen Übersetzung begleitet sein. Bitte beachten Sie, dass die Kandidaten nach Übernahme der Aufgaben aufgefordert werden, die Originalzertifikate ihrer Ausbildung und Berufserfahrung vorzulegen, die für diese Stelle relevant sind.

Vertrag:

Den zivilen Mitgliedern der NATO wird ein Vertrag gemäß den NATO-Vorschriften für ziviles Personal angeboten. Neu eingestelltes Personal erhält zunächst einen befristeten Vertrag über drei Jahre. Danach kann ein unbefristeter Vertrag angeboten werden.

Gehalt/Leistungen:

Die in dieser Stellenanzeige angegebenen Gehaltswerte basieren auf der NATO-Einheitsgehaltsskala; Das Gehalt ist steuerfrei, einschließlich (wo zutreffend) Expatriierungs-, Familien- und Kinderzulagen sowie zusätzlicher Vergünstigungen für expatriiertes Personal; Bildungszulage für Kinder (wo zutreffend) und ein hervorragendes privates Krankenversicherungssystem; Großzügiger Jahresurlaub und Heimaturlaub (wenn zutreffend); Rentenplan.

Test/Interview:

Der Auswahlprozess besteht aus mehreren Phasen. Kandidaten, die für eine weitere Berücksichtigung ausgewählt wurden, werden vom Rekrutierungsteam kontaktiert und erhalten detaillierte Informationen zu den nächsten Schritten. Der Prozess endet mit einem Interview.

Hinweis:

NATO akzeptiert keine Phase des Rekrutierungs- und Auswahlprozesses, ganz oder teilweise, durch generative künstliche Intelligenz (KI)-Tools, einschließlich und ohne Einschränkung Chatbots, wie Chat Generative Pre-Trained Transformer (Chat GPT) oder andere sprachgenerierende Tools. NATO behält sich das Recht vor, Bewerbungen zu überprüfen, um die Verwendung solcher Tools zu identifizieren. Alle Bewerbungen, die ganz oder teilweise mit Hilfe solcher generativer oder kreativer KI-Anwendungen erstellt wurden, können ohne weitere Berücksichtigung nach alleinigem Ermessen der NATO abgelehnt werden, und die NATO behält sich das Recht vor, in solchen Fällen geeignete weitere Schritte zu unternehmen.

Für weitere Informationen zur Bewerbung: 6 Tipps zur Bewerbung für Stellen innerhalb der NATO.