Staff Assistant (Central Processing), NISRF, Sigonella, Italy

Wir suchen einen hochmotivierten Spezialisten, der unser Team bei NISRF (Sigonella, Italien) als Staff Assistant (Central Processing) verstärkt.

ÜBER SIE

Sie bringen umfangreiche Berufserfahrung in Personalservices und Verwaltung mit. Sie unterstützen aktiv das Management, die Planung, Koordination und Aufsicht über die Community- und Wohlfahrtsdienste sowie Aktivitäten für NISRF-Personal und deren Angehörige. Ihre Hauptverantwortlichkeiten konzentrieren sich auf die Verfahren zur Ein- und Ausreise sowie verwandte administrative Funktionen, einschließlich Unterstützung für das effektive Management von Sicherheitsfreigaben, Fahrzeugregistrierungen und MWA-Artikeln. Insbesondere:

• Bereitstellung aller Aspekte und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Ein-/Ausreiseverfahren;
• Drucken von NATO-ID-Karten;
• Verwaltung von Datenbanken für Privilegien- und Rationierungskarten und Sicherstellung der regelmäßigen Kommunikation;
• Unterstützung des NISRF-Personals bei der Fahrzeugregistrierung im Allied Forces in Italy (AFI) System;
• Vereinbarung von Terminen für NATO-Mitglieder beim Motor Vehicle Registration Office (MVRO);
• Pflege einer genauen Datenbank der Dokumente für primäre und sekundäre Fahrzeuge;
• Verwaltung des Verkaufs und der Bereitstellung von MWA-Artikeln;
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten durch das Sammeln, Analysieren und Zusammenfassen von Daten und Trends im Zusammenhang mit Ein-/Ausreise;
• Unterstützung im ordnungsgemäßen Management und in der Verwaltung aller Angelegenheiten im Zusammenhang mit NATO-Sicherheitsfreigaben und Führungszeugnissen für neues und bestehendes ziviles Personal;
• Interaktion mit und Beeinflussung von Kollegen sowie Kontakt zu Kunden, Lieferanten und Partnern auf Arbeitsebene;
• Durchführung einer Reihe von Arbeiten, manchmal komplex und nicht routinemäßig, in verschiedenen Umgebungen;
• Kann erforderlich sein, eine ähnliche Aufgabenvielfalt an anderer Stelle innerhalb der Organisation auf derselben Ebene ohne Änderung des Vertrags auszuführen.

IHRE QUALIFIKATIONEN UND ERFAHRUNGEN

• Höhere Sekundarschulausbildung und berufliche Ausbildung im Bereich Personalmanagement, Betriebswirtschaft, Recht, Sozialwissenschaften oder einem verwandten Bereich, öffentliche Verwaltung oder verwandte Disziplin, die zu einer formalen Qualifikation führt, mit 2 Jahren Erfahrung, oder Sekundarschulausbildung und abgeschlossene fortgeschrittene berufliche Ausbildung in dieser Disziplin, die zu einer beruflichen Qualifikation oder beruflichen Akkreditierung führt, mit 4 Jahren relevanter Erfahrung;
• Erfahrung in der Personalverwaltung und im Personalmanagement;
• Berufserfahrung in Büro-/Allgemeinverwaltungspraktiken;
• Erfahrung in der Anwendung von Personalvorschriften;
• Fundierte Kenntnisse von automatisierten Datenverarbeitungssystemen (ADP);
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift;
• Kenntnisse der Landessprache (Italienisch).

WÜNSCHENSWERT:

• Frühere Einsätze in einer militärischen/internationalen Organisation oder NATO;
• Italienischkenntnisse.

IHRE FÄHIGKEITEN

• Klarer und professioneller Umgang mit Personal, Angehörigen und internen Abteilungen – sowohl schriftlich als auch mündlich;
• Fähigkeit, die eigene Arbeit kompetent innerhalb begrenzter Fristen und gemäß relevanter Gesetze, Standards und Verfahren zu planen;
• Fähigkeit, hohe Dokumentenmengen zu verwalten, genaue Aufzeichnungen zu führen und mehrere Aufgaben effizient zu priorisieren;
• Proaktive Einstellung;
• Kundenorientierung in hilfsbereiter und professioneller Weise;
• Fähigkeiten in Datenbanken und Aufzeichnungstools.

IHRE PERSÖNLICHEN ATTRIBUTEN

• Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen Personalinformationen;
• Aufrechterhaltung eines hohen Verhaltensstandards und Zuverlässigkeit;
• Effektiv bleiben unter Druck, insbesondere während Spitzenzeiten oder bei dringenden Fällen;
• Kulturelles Bewusstsein und Sensibilität im Umgang mit Personen aus unterschiedlichen Hintergründen;
• Starke Verpflichtung zum Schutz sensibler Informationen und zur Einhaltung von Datenschutzprotokollen zu jeder Zeit.

WARUM FÜR UNS ARBEITEN?

Indem Sie unserer Organisation beitreten, werden Sie Teil eines multinationalen Teams, das auf das gemeinsame Ziel der NATO hinarbeitet, Frieden zu sichern und demokratische Werte für über eine Milliarde Menschen zu fördern. Wir setzen uns dafür ein, ein kollaboratives Arbeitsumfeld zu fördern, das auf gegenseitigem Respekt und Professionalität basiert, in dem die Arbeit jedes Einzelnen einen Unterschied macht und einen bedeutenden Einfluss auf die Mission und den Betrieb der Allianz hat. Wenn dies mit Ihnen übereinstimmt, ermutigen wir Sie, sich zu bewerben.

IHRE MANNSCHAFT

NATO-Staaten haben beschlossen, ein weitreichendes Bodenüberwachungsvermögen auf der Grundlage eines Hochflughöhen-Langzeitüberwachungsfahrzeugs (HALE) zu erwerben. Das gewählte System basiert auf einem einzigartig gestalteten RQ4-4D (Global Hawk) mit dem Multi-Platform Radar Technology Insertion Programme (MP-RTIP) als primärem Sensor, einem Bodensegment einschließlich einsatzfähiger Vermögenswerte und einer unterstützenden Kommunikationsarchitektur, die darauf abzielt, einige der NATO-Joint Intelligence, Surveillance, and Reconnaissance (JISR)-Bedürfnisse zu erfüllen. Die Managementabteilung umfasst Protokoll, Büro für Personalworkflow-Management, Registratur und Wissensmanagement sowie die Basisunterstützungsgruppe (BSG). Die BSG sorgt dafür, dass die Betriebsumgebung sicher, gut instand gehalten und unterstützend für das Personal und deren Familien ist. Die Gruppe besteht aus dem Sicherheitskräftegeschwader, der Infrastrukturmanagementabteilung, der Abteilung für Gesundheitsschutz, Umweltschutz und Energieeffizienz sowie der Abteilung für Familienunterstützung, Moral und Wohlfahrt (FSMW). Die FSMW-Abteilung bietet Unterstützungsdienste, die die Lebensqualität der Streitkräfte und ihrer Familien verbessern. Diese Abteilung bietet eine Reihe von Dienstleistungen an, darunter Beratung, Freizeitaktivitäten und Programme zur Familienunterstützung. Sie trägt zur Aufrechterhaltung der Moral und zur Unterstützung des allgemeinen psychischen und physischen Wohlbefindens der Belegschaft bei.

WIE MAN SICH BEWIRBT

Bereit, einen Unterschied zu machen und in einem internationalen Umfeld zu arbeiten? Klicken Sie hier NATO - NATO-Stellenangebote, um sich direkt über die Talentanforderungsplattform zu bewerben. Nachdem Sie ein Kandidatenkonto erstellt haben, wählen Sie die Stellenbezeichnung aus, für die Sie sich bewerben, und füllen Sie das Bewerbungsformular aus, das einen Vorauswahlfragebogen enthält.

UNTERSTÜTZENDE DOKUMENTATION

Bitte fügen Sie alle Dokumente (Nachweise über die höchste Ausbildung, Diplome, Zertifikate, Zeugnisse usw.) bei, die Sie für besonders relevant für die in dieser Anzeige angegebenen Qualifikationsanforderungen halten. Alle Dokumente, die in einer anderen Sprache als Englisch eingereicht werden, müssen von mindestens einer inoffiziellen Übersetzung begleitet sein. Bitte beachten Sie, dass die Kandidaten nach Übernahme der Aufgaben aufgefordert werden, Originalzertifikate ihrer Ausbildung und Berufserfahrung vorzulegen, die für diese Vakanz relevant sind.

VERTRAG

Diensthabende zivile Mitglieder der NATO erhalten einen Vertrag gemäß den NATO-Bestimmungen für ziviles Personal. Neu rekrutierte Mitarbeiter erhalten zunächst einen befristeten Vertrag über drei Jahre. Danach kann ein unbefristeter Vertrag angeboten werden.

GEHALT/LEISTUNGEN

Die in dieser Stellenausschreibung angegebenen Gehaltswerte basieren auf der NATO-Einheitlichen Gehaltsskala; Das Gehalt ist steuerfrei, einschließlich (wo zutreffend) Expatriierungs-, Familien- und Kinderzulagen sowie zusätzlicher Vergünstigungen für expatriiertes Personal; Bildungszulage für Kinder (wo angemessen) und ein hervorragendes privates Krankenversicherungsprogramm; Großzügiger Jahresurlaub und Heimaturlaub (wenn berechtigt); Rentenplan.

TEST/INTERVIEW

Der Auswahlprozess besteht aus mehreren Phasen. Kandidaten, die für eine weitere Berücksichtigung ausgewählt wurden, werden vom Rekrutierungsteam kontaktiert und erhalten detaillierte Informationen zu den nächsten Schritten. Der Prozess endet mit einem Interview.

HINWEIS: Die NATO akzeptiert keine Phase des Rekrutierungs- und Auswahlprozesses, ganz oder teilweise, durch generative künstliche Intelligenz (KI)-Tools, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Chatbots, wie Chat Generative Pre-trained Transformer (Chat GPT) oder andere sprachgenerierende Tools. Die NATO behält sich das Recht vor, Bewerbungen zu überprüfen, um die Verwendung solcher Tools zu identifizieren. Alle Bewerbungen, die ganz oder teilweise mit Hilfe solcher generativen oder kreativen KI-Anwendungen erstellt wurden, können ohne weitere Berücksichtigung nach alleinigem Ermessen der NATO abgelehnt werden, und die NATO behält sich das Recht vor, in solchen Fällen geeignete weitere Schritte zu unternehmen.