Staff Assistant (Central Processing), NISRF, Sigonella, Italy

Wir suchen einen hochmotivierten Spezialisten, der unser Team bei NISRF (Sigonella, Italien) als Staff Assistant (Central Processing) verstärkt.

ÜBER SIE

Sie bringen umfangreiche Berufserfahrung in Personalservices und Verwaltung mit. Sie unterstützen aktiv das Management, die Planung, Koordination und Aufsicht der Community & Welfare Support-Dienste und Aktivitäten für NISRF-Personal und deren Angehörige. Ihre Hauptverantwortlichkeiten konzentrieren sich auf die Verfahren zur Ein- und Ausreise sowie verwandte administrative Funktionen, einschließlich Unterstützung für das effektive Management von Sicherheitsfreigaben, Fahrzeugregistrierungen und MWA-Artikeln.

Insbesondere:

• Bereitstellung aller Aspekte und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Ein-/Ausreise;
• Drucken von NATO-ID-Karten;
• Verwaltung von Privilegien- und Rationkarten-Datenbanken und Sicherstellung der regelmäßigen Kommunikation;
• Unterstützung des NISRF-Personals bei der Fahrzeugregistrierung im Allied Forces in Italy (AFI) System;
• Vereinbarung von Terminen für NATO-Mitglieder beim Motor Vehicle Registration Office (MVRO);
• Pflege einer genauen Datenbank der primären und sekundären Fahrzeugdokumente;
• Verwaltung des Verkaufs und der Bereitstellung von MWA-Artikeln;
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten durch das Sammeln, Analysieren und Zusammenfassen von Daten und Trends im Hinblick auf die Ein-/Ausreise;
• Unterstützung im ordnungsgemäßen Management und der Verwaltung aller Angelegenheiten im Zusammenhang mit NATO-Sicherheitsfreigaben und Führungszeugnissen für neues und bestehendes ziviles Personal;
• Interaktion mit und Beeinflussung von Kollegen sowie Kontakt zu Kunden, Lieferanten und Partnern auf Arbeitsebene;
• Durchführung einer Reihe von Arbeiten, manchmal komplex und nicht routinemäßig, in verschiedenen Umgebungen;
• Kann erforderlich sein, eine ähnliche Aufgabenvielfalt an anderer Stelle innerhalb der Organisation auf derselben Ebene ohne Änderung des Vertrags auszuführen.

IHRE QUALIFIKATIONEN UND ERFAHRUNGEN

Erforderlich:

• Höhere Sekundarschulausbildung und eine mittlere berufliche Ausbildung im Bereich Personalmanagement, Betriebswirtschaft, Recht, Sozialwissenschaften oder einem verwandten Bereich, öffentliche Verwaltung oder verwandte Disziplin, die zu einer formalen Qualifikation führen kann, mit 2 Jahren Erfahrung, oder Sekundarschulausbildung und abgeschlossene fortgeschrittene berufliche Ausbildung in dieser Disziplin, die zu einer beruflichen Qualifikation oder beruflichen Akkreditierung führt, mit 4 Jahren relevanter Erfahrung;
• Erfahrung in der Personalverwaltung und im Personalmanagement;
• Berufserfahrung in Büro-/Allgemeinverwaltungspraktiken;
• Erfahrung in der Anwendung von Personalvorschriften;
• Praktische Kenntnisse von automatisierten Datenverarbeitungssystemen (ADP);
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift;
• Kenntnisse der Landessprache (Italienisch).

Wünschenswert:

• Frühere Einsätze in einer militärischen/internationalen Organisation oder NATO;
• Italienischkenntnisse 2.2.2.2.

IHRE FÄHIGKEITEN

• Klarer und professioneller Umgang mit Personal, Angehörigen und internen Abteilungen - sowohl schriftlich als auch mündlich;
• Fähigkeit, die eigene Arbeit kompetent zu planen, innerhalb begrenzter Fristen und gemäß den relevanten Gesetzen, Standards und Verfahren;
• Fähigkeit, hohe Dokumentenmengen zu verwalten, genaue Aufzeichnungen zu führen und mehrere Aufgaben effizient zu priorisieren;
• Proaktive Einstellung;
• Kundenorientierung in hilfsbereiter und professioneller Weise;
• Fähigkeiten in Datenbanken und Aufzeichnungstools.

IHRE PERSÖNLICHEN EIGENSCHAFTEN

• Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen Personalinformationen;
• Aufrechterhaltung eines hohen Verhaltensstandards und Zuverlässigkeit;
• Effektiv bleiben unter Druck, insbesondere während Spitzenzeiten oder bei dringenden Fällen;
• Kulturelles Bewusstsein und Sensibilität im Umgang mit Personen aus unterschiedlichen Hintergründen;
• Starke Verpflichtung zum Schutz sensibler Informationen und zur Einhaltung von Datenschutzprotokollen zu jeder Zeit.

WARUM FÜR UNS ARBEITEN?

Indem Sie unserer Organisation beitreten, werden Sie Teil eines multinationalen Teams, das auf das gemeinsame Ziel der NATO hinarbeitet, Frieden zu sichern und demokratische Werte für über eine Milliarde Menschen zu fördern. Wir setzen uns dafür ein, ein kollaboratives Arbeitsumfeld zu schaffen, das auf gegenseitigem Respekt und Professionalität basiert, in dem die Arbeit jedes Einzelnen einen Unterschied macht und einen bedeutenden Einfluss auf die Mission und den Betrieb der Allianz hat. Wenn dies mit Ihnen übereinstimmt, ermutigen wir Sie, sich zu bewerben.

WIE MAN SICH BEWIRBT

Bereit, einen Unterschied zu machen und in einem internationalen Umfeld zu arbeiten? Klicken Sie hier NATO - NATO-Stellenangebote, um sich direkt über die Talent-Requisition-Plattform zu bewerben. Nach der Erstellung eines Kandidatenkontos wählen Sie die Stellenbezeichnung, für die Sie sich bewerben, und füllen das Bewerbungsformular aus, das einen Vorauswahlfragebogen enthält.

UNTERSTÜTZENDE DOKUMENTATION

Bitte fügen Sie alle Unterlagen (Nachweise über die höchste Ausbildung, Diplome, Zertifikate, Zeugnisse usw.) bei, die Sie für besonders relevant für die Qualifikationsanforderungen in dieser Anzeige halten. Alle Unterlagen, die in einer anderen Sprache als Englisch eingereicht werden, müssen von mindestens einer inoffiziellen Übersetzung begleitet sein. Bitte beachten Sie, dass die Kandidaten nach Übernahme der Aufgaben aufgefordert werden, Originalzertifikate ihrer Ausbildung und Berufserfahrung vorzulegen, die für diese Stelle relevant sind.

VERTRAG

Diensthabende zivile Mitglieder der NATO erhalten einen Vertrag gemäß den NATO-Vorschriften für ziviles Personal. Neu rekrutierte Mitarbeiter erhalten zunächst einen befristeten Vertrag über drei Jahre. Danach kann ein unbefristeter Vertrag angeboten werden.

GEHALT/LEISTUNGEN

Die in dieser Stellenausschreibung angegebenen Gehaltswerte basieren auf der NATO-Einheitsgehaltsstruktur; Das Gehalt ist steuerfrei, einschließlich (wo zutreffend) Expatriierungs-, Familien- und Kinderzulagen sowie zusätzlicher Vergünstigungen für expatriiertes Personal; Bildungszulage für Kinder (wo zutreffend) und ein hervorragendes privates Krankenversicherungsprogramm; Großzügiger Jahresurlaub und Heimaturlaub (wenn zutreffend); Altersvorsorgeplan.

TEST/INTERVIEW

Der Auswahlprozess besteht aus mehreren Phasen. Kandidaten, die für eine weitere Berücksichtigung ausgewählt wurden, werden vom Rekrutierungsteam kontaktiert und erhalten detaillierte Informationen zu den nächsten Schritten. Der Prozess endet mit einem Interview.

HINWEIS:

NATO akzeptiert keinen Teil des Rekrutierungs- und Auswahlprozesses, ganz oder teilweise, durch generative künstliche Intelligenz (KI)-Tools, einschließlich und ohne Einschränkung von Chatbots, wie Chat Generative Pre-trained Transformer (Chat GPT) oder anderen sprachgenerierenden Tools. NATO behält sich das Recht vor, Bewerbungen zu überprüfen, um die Verwendung solcher Tools zu identifizieren. Alle Bewerbungen, die ganz oder teilweise mit Hilfe solcher generativen oder kreativen KI-Anwendungen erstellt wurden, können nach alleinigem Ermessen von NATO ohne weitere Berücksichtigung abgelehnt werden, und NATO behält sich das Recht vor, in solchen Fällen geeignete weitere Schritte zu unternehmen.