Personal Assistant / Executive Assistant (m/w/d) – Berlin | Hybrid

Du wirst zur rechten Hand unserer Geschäftsführung. Das bedeutet: Kein Tag ist wie der andere. Du hältst dem Management den Rücken frei, damit sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt. Du startest mit klassischen PA-Aufgaben – Kalender, Kommunikation, Office-Organisation – und entwickelst dich mit uns weiter: Richtung strategischer Sparringspartner:in, die Reportings übernimmt, Projekte eigenständig steuert und mitgestaltet.

Unser Büro ist in Berlin-Schönefeld, das du regelmäßig besuchst aber ansonsten arbeitest du flexibel im Hybrid-Modell.

Deine Aufgaben

• Assistenzaufgaben: Du managst Kalender, Reisen und E-Mail-Postfächer der Geschäftsführung – zuverlässig, proaktiv, mit Überblick.
• Du bereitest Meetings vor, strukturierst sie und sorgst dafür, dass Entscheidungen und To-dos nicht im Nirwana verschwinden.
• Du hältst die Fäden zusammen – intern wie extern – und sorgst dafür, dass alle zur richtigen Zeit die richtigen Informationen haben.
• Du kümmerst dich um das Office-Management in Schönefeld: Bürobedarf, Ablage, Dokumente, Vertragsmanagement.
• Du baust unsere Onboarding- und Weihnachtsboxen zusammen und sorgst dafür, dass neue Teammitglieder vom ersten Tag an das Naturida-Feeling spüren.
• Du nimmst Produktsamples an, dokumentierst sie und bereitest Feedback für die Geschäftsleitung und das Produktteam auf.
• Du unterstützt bei privaten Erledigungen des Geschäftsführers vor Ort (Besorgungen, Termine, etc.).

Strategische Themen

• Du erstellst Berichte, Präsentationen und Analysen für die Geschäftsleitung.
• Du recherchierst, strukturierst und bereitest Informationen für strategische Entscheidungen auf.
• Du planst und steuerst interne Events und Offsites als vollständige Projektverantwortliche – von der Idee bis zur Nachbereitung.
• Du übernimmst vollständige Projektverantwortung für strategische Initiativen in den Bereichen Administration, HR und Unternehmensentwicklung – von der Konzeption bis zur Umsetzung.
• Du erkennst Optimierungspotenziale – und setzt sie auch um.

Dein Profil

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als PA, EA oder in einer vergleichbaren Assistenzrolle.
• Wenn du bereits in einem Startup oder Scale-up Erfahrungen gesammelt hast, ist das wunderbar – du weißt dann, was uns antreibt und wie wir arbeiten.
• Verhandlungssicheres Deutsch und fließendes Englisch.
• Sicherer Umgang mit Google Workspace (Gmail, Calendar, Docs, Sheets, Slides) im Daily Use.
• Du bist in Berlin und bereit, regelmäßig ins Office nach Schönefeld zu kommen.
• Absolute Diskretion und Zuverlässigkeit – du arbeitest mit sensiblen Daten und hast direkten Zugriff auf Postfächer der Geschäftsleitung.
• Eine echte Hands-on-Mentalität – du packst an, egal ob strategisches Briefing oder Onboarding-Box.
• E-Commerce- oder Consumer-Goods-Erfahrung von Vorteil – Begeisterung für Naturprodukte willkommen.

Warum wir?

• Work & Travel: Arbeite bis zu 30 Tage im Jahr aus dem EU-Ausland – Freiheit und Flexibilität im Einklang.
• Altersvorsorge: Wir übernehmen 100 % Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge.
• Gesundheit & Balance: Profitiere von einer EGYM Wellpass Mitgliedschaft für nur 25 €/Monat – für Fitness, Gesundheit und mentale Stärke.
• Mitarbeiterrabatte: Exklusive Vergünstigungen auf unsere eigenen Marken und Produkte.
• Weiterentwicklung: Jährliches Weiterbildungsbudget, damit du fachlich und persönlich wachsen kannst.
• Arbeitsumfeld: Flexibles Arbeiten im Hybrid-Modell | 20–40 Stunden/Woche möglich.
• Kultur: Wir leben eine moderne, werteorientierte Unternehmenskultur mit viel Eigenverantwortung, kurzen Entscheidungswegen und echter Hands-on-Mentalität.
• Teamspirit: Regelmäßige Offsites & Teamevents, die Raum für Austausch, Spaß und gemeinsames Wachstum schaffen.

Über uns: Naturida entwickelt und skaliert internationale D2C-Marken in Beauty, Health & Wellness. Wir sind ein Team aus Machern, Denkern und Umsetzern mit einer gemeinsamen Mission: Marken aufzubauen, die Millionen Menschen begeistern. Wer bei uns arbeitet, übernimmt Verantwortung, denkt unternehmerisch und gestaltet Wachstum aktiv mit.