Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere HR-Prozesse und unterstütze das Team in Düsseldorf bei täglichen Aufgaben.
- Unternehmen: Navos Public Dialogue Consultants – eine innovative Kommunikationsagentur mit Teamgeist.
- Vorteile: 30 Urlaubstage, Deutschlandticket, Company-Bike-Programm und regelmäßige Teamevents.
- Weitere Informationen: Befristete Stelle mit der Möglichkeit zur Verlängerung und Homeoffice nach Absprache.
- Warum dieser Job: Gestalte Veränderung im Dialog und arbeite in einem dynamischen, teamorientierten Umfeld.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, HR-Erfahrung und gute Microsoft Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 42750 - 52250 € pro Jahr.
Deine Aufgaben
Als Team- und HR-Assistenz bei navos in Düsseldorf hältst du verlässlich die Fäden zusammen: mit organisatorischem Geschick genauso wie mit fachlichem HR-Verständnis.
Du arbeitest eng mit unserer Head of HR und dem Standort Berlin zusammen und agierst eigenständig im Tagesgeschäft.
Was dich ausmacht: Du wechselst sicher zwischen operativen und fachlichen Aufgaben, bist dabei strukturiert, zuverlässig und ansprechbar für die Menschen um dich herum.
HR-Bereich
- Du übernimmst vorbereitende und unterstützende Aufgaben im HR-Tagesgeschäft und arbeitest eng mit unserer Head of HR sowie dem HR-Team in Berlin zusammen – als Teil einer standortübergreifenden HR-Einheit.
- Du pflegst Personaldokumente und arbeitest aktiv mit Personio.
- Du übernimmst das Bewerbungs- und Terminmanagement.
- Du begleitest On- und Offboardings organisatorisch und sorgst dafür, dass neue Kolleg*innen gut ankommen.
- Arbeitszeugnisse bereitest du auf Basis vorhandener Bausteine vor, mit einem geschulten Blick für Inhalt und Formulierung.
- Du wendest arbeitsrechtliche Grundlagen im Alltag an, etwa bei Fragen zu Kündigungsfristen, Urlaubsansprüchen und Anstellungsbedingungen.
- Du begleitest Fortbildungsformate von A bis Z: von der Terminplanung und Korrespondenz mit Trainer*innen über das Einladungsmanagement bis hin zur organisatorischen Betreuung vor Ort.
Teamassistenz am Standort
- Du bist die erste Anlaufstelle am Standort Düsseldorf für Kolleg*innen, Dienstleister und Besucher*innen.
Du bist präsent, ansprechbar und sorgst dafür, dass der Alltag vor Ort reibungslos läuft.
- Du arbeitest vorausschauend: Fristen, Prioritäten und organisatorische Details hast du im Blick und reagierst flexibel auf kurzfristige Anforderungen.
- Du koordinierst externe Dienstleister, verantwortest Büro- und Raumausstattung und kümmerst dich um Post und allgemeine Standortorganisation.
- Du stellst sicher, dass Technik und Ausstattung bei Workshops, Veranstaltungen und Kundenbesuchen vor Ort funktionieren.
- Du entlastest das Berater*innen-Team bei organisatorischen Alltagsaufgaben und übernimmst Aufgaben von Preisvergleichen über Reisebuchungen bis hin zu kurzfristigen Umbuchungen.
- Du unterstützt bei der vorbereitenden Buchhaltung am
Standort: Du prüfst und erfasst Eingangsrechnungen, koordinierst die Freigabeprozesse und kümmerst dich um die Erfassung und Abrechnung von Reisekosten.
- Du bist am Standort Düsseldorf für den Arbeitsschutz zuständig und sorgst dafür, dass Sicherheitsstandards und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.
- Du unterstützt bei alltäglichen technischen Fragen sowie Verwaltung der technischen Geräte (z.
Drucker, kleinere Geräteprobleme, Ersatzgeräte) und nutzt Office-Tools als Teil der Standortorganisation.
- Das bringst du mit
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst praktische Erfahrung im HR-Umfeld, in der Assistenz oder im Office Management mit.
- Du verfügst über erste Grundkenntnisse im Arbeitsrecht und ein solides Verständnis für Aufbau und Sprache von Arbeitszeugnissen.
- Du arbeitest sicher mit
- Microsoft
Office: Outlook, Word, Excel und Teams gehören für dich zum Alltag.
Erste Erfahrung mit Personio oder einem vergleichbaren HR-System bringst du idealerweise mit.
- Du gehst pragmatisch mit alltäglichen technischen Fragen und kleineren Büroproblemen um.
- Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Du bist organisiert, eigenverantwortlich und serviceorientiert, mit einer hands-on geprägten, eigenständigen Arbeitsweise.
- Du hast ein Gespür für Prozesse und Freude daran, Abläufe zu verstehen und weiterzuentwickeln.
- Du gehst zuverlässig und diskret mit sensiblen Daten und vertraulichen Informationen um.
- Du hast Interesse am Thema Arbeitsschutz und übernimmst hierfür gerne Verantwortung am Standort.
- Du kommunizierst klar und offen, trittst professionell auf und unterstützt Kolleg*innen im Alltag.
- Du arbeitest gerne vor Ort, fühlst dich in einem teamorientierten Umfeld wohl und trägst zu einem positiven Miteinander bei.
- Das erwartet dich bei uns
- Befristete Stelle (zunächst auf 1 Jahr, Verlängerung möglich)
- Deutschlandticket oder Fahrtkostenzuschuss
- Company-Bike-Programm
- 30 Urlaubstage im Jahr
- Regelmäßige Teamevents
- Die Möglichkeit zu Fortbildungen und Formaten (intern und extern) sowie regelmäßige Feedbackgespräche
- Homeoffice nach Absprache möglich
- Eine Unternehmenskultur mit kurzen und offenen Kommunikations- und Entscheidungswegen, in die du dich aktiv einbringen kannst
- Ein kollegiales, respektvolles Miteinander
- Über uns
Wir sind navos Public Dialogue Consultants. Als Kommunikationsagentur sind wir darauf spezialisiert, Dinge zu erklären und Dialoge zu prägen.
Gerade wenn es schwierig wird.
Wir sind überzeugt: Veränderung gelingt nur im Dialog.
Unsere 100 Kolleg*innen mögen herausfordernde, komplexe Themen.
Von der industriellen Transformation über die Energiewende bis zu neuen Arbeitswelten bieten wir strategische Kommunikationsberatung und starke Umsetzung. Über alle Kanäle.
Im Gespräch mit den unterschiedlichsten Stakeholdergruppen.
Lokal, regional, global.
Das machen wir remote sowie an unseren Hubs in Berlin, Düsseldorf und Hamburg.
Und vor allem zusammen als ein Team, das Lust hat, Veränderung zu gestalten und Zukunft zu kommunizieren.
Team- & Hr-Assistenz (W*M*D) Arbeitgeber: navos
navos Public Dialogue Consultants ist ein hervorragender Arbeitgeber, der dir die Möglichkeit bietet, in einem kreativen und kollegialen Team zu arbeiten. Mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, 30 Urlaubstagen im Jahr und umfangreichen Fortbildungsmöglichkeiten fördert das Unternehmen nicht nur deine berufliche Entwicklung, sondern sorgt auch für eine ausgewogene Work-Life-Balance. Zudem setzt sich navos aktiv für Vielfalt in der Arbeitswelt ein und bietet spannende Herausforderungen in einem dynamischen Umfeld.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Team- & Hr-Assistenz (W*M*D) erhalten könntest
✨Aktiv in HR-Communities sein
Schau dir Netzwerke wie XING oder lokale HR-Stammtische an. Dort kannst du nicht nur wertvolle Kontakte knüpfen, sondern auch Infos über aktuelle Stellenangebote und Trends im Personalmanagement aus erster Hand bekommen.
✨Jobmessen nutzen
Besuche Jobmessen, die speziell für den Bereich Personalmanagement ausgerichtet sind. Das ist eine super Gelegenheit, direkt mit den Personalverantwortlichen von Unternehmen wie navos ins Gespräch zu kommen und dich vorzustellen.
✨Flexibel und schnell sein
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, ist es wichtig, schnell zu reagiert. Halte ein Auge auf kurzfristige Stellenausschreibungen und sei bereit, auch mal spontan zu einem Gespräch zu erscheinen. Die Flexibilität kann dir einen riesen Vorteil verschaffen!
✨Nutze unsere Plattform!
Vergiss nicht, dich direkt über unsere Webseite bei navos zu bewerben. Wir haben viele tolle Angebote im Personalmanagement, die nicht überall ausgeschrieben sind. Das könnte deine Chance sein!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Team- & Hr-Assistenz (W*M*D) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine Soft Skills!:Im Personalmanagement sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. In deinem Lebenslauf und deinem Anschreiben solltest du unbedingt Beispiele anführen, wo du deine Kommunikations- und Teamfähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Lass uns wissen, wie du Konflikte gelöst oder ein tolles Teamaufgebaut hast!
Spezifische Weiterbildungen und Zertifikate:Wenn du spezielle Weiterbildungen oder Zertifikate im Personalmanagement hast, z. B. im Bereich Recruiting oder Konfliktmanagement, dann hau sie raus! Das zeigt uns, dass du nicht nur Interesse hast, sondern auch aktiv an deiner Weiterentwicklung arbeitest.
Motivation ist der Schlüssel!:Da du dich für eine befristete Stelle bewirbst, wollen wir wissen, warum du gerade jetzt mit uns arbeiten möchtest. Teile uns deine Motivation im Anschreiben mit und erkläre, wie du dich in einem befristeten Arbeitsverhältnis weiterentwickeln willst und was du für navos erreichen möchtest.
Präsentiere deine Erfahrungen:Befristete Stellen haben oft spezifische Anforderungen, also stell sicher, dass dein Lebenslauf klar und strukturiert ist. Füge relevante Erfahrungen aus früheren Beschäftigungen hinzu und liste auf, wie du dabei zur Verbesserung von HR-Prozessen oder zur Mitarbeitermotivation beigetragen hast. Zeig uns, was du drauf hast!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei navos vorbereitet
✨Verstehe die HR-Dynamiken
Personalmanagement dreht sich viel um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Konfliktlösungsfähigkeiten und dein Einfühlungsvermögen testen. Denke an Beispiele, in denen du erfolgreich mit schwierigen Situationen umgegangen bist – das zeigt deine Eignung für die Position.
✨Die Bedeutung von Teamarbeit betonen
In einem befristeten Vertrag wird Wert auf deine Teamfähigkeit gelegt, da du möglicherweise schnell integrierbar sein musst. Sei bereit, über deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams und Abteilungen zu sprechen. Zeige auch, wie du in verschiedenen Umgebungen agiert hast.
✨Lerne die Tools und Software kennen
Stelle sicher, dass du mit gängigen HR-Tools und Software wie SAP oder Personio vertraut bist. Während des Interviews kannst du dein technisches Wissen und deine Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung präsentieren. Zeige, dass du dich auch mit den neuesten Trends im Personalmanagement auseinandersetzt.
✨Flexibilität und Anpassungsvermögen zeigen
Da es sich um einen befristeten Job handelt, ist es wichtig, dass du Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zeigst. Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit demonstrieren, abrupten Veränderungen zu begegnen und dich schnell in neue Aufgaben einzuarbeiten. Das wird sicher gut ankommen!
