Sekretär (m/w/d) Level 2

NAXCON GmbH, located in the heart of Freiburg, is at the forefront of the German IT and engineering industry. Our experts have extensive knowledge in software and hardware development, state-of-the-art electronics, and cutting-edge technologies such as artificial intelligence and virtual reality. We not only dedicate ourselves to project work for our clients, but also intensively pursue in-house innovation projects and research and development.

Renowned companies from a wide range of German industries place their trust in us – a testament to the outstanding expertise and commitment of our engineers.

Aufgaben:

• Organisation des Sekretariats einschließlich Koordination und Überwachung der Aktivitäten des Sekretariats
• Unterstützung des Vorgesetzten bei administrativen und organisatorischen Aufgaben nach entsprechender Abstimmung
• Management und Beschaffung von Büromaterialien und -ausstattung sowie Organisation von Umzügen oder internen Transporten
• Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
• Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, Genehmigungen und Reisekosten im SAP
• Administrative Vorbereitung und Planung von Konferenzen, Workshops, Meetings (in- und extern), Organisation von Reisen (Hotel, Flüge, Mietwagen usw.), Unterstützung und Gastfreundschaft für Gäste
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Übersichten hauptsächlich nach Vorgaben
• Bearbeitung der Korrespondenz, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen in Deutsch und Englisch, hauptsächlich nach Anweisung
• Überprüfung und Bearbeitung von E-Mails/eingehender/ausgehender Post und Verteilung nach Dringlichkeit und Verantwortung
• Management der sekretariatsinternen Ablage
• Protokollführung in Meetings
• Erstellung von Vorgaben für ein Sekretariat im zugewiesenen Bereich (z.B. Ablagestruktur)
• Durchführung von Inventuren
• Technische Unterstützung und Entlastung des Vorgesetzten; Unterstützung des Vorgesetzten im Rahmen von Projekten oder Bearbeitung interner Kleinprojekte nach Abstimmung
• Koordination, Überwachung und Planung aller Abteilungstermine und Terminplanung des Vorgesetzten
• Proaktive Zusammenarbeit und Koordination mit den verbleibenden Sekretariaten der Abteilung "Produktion, Montage & Service".

Anforderungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertig
• Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat
• Gute Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich)
• Deutschkenntnisse müssen mindestens auf B2-Niveau sein
• Gute SAP-Kenntnisse
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office
• Hohe Organisationsfähigkeit auch unter Druck
• Zielorientierte und selbstständige Arbeitsweise, hohes Maß an Engagement und Eigeninitiative
• Starke Serviceorientierung
• Team- und Kommunikationsfähigkeit

Was wir bieten:

• Werden Sie Teil eines kosmopolitischen und internationalen Teams: Wir heißen Menschen aus verschiedenen Hintergründen und Kulturen willkommen, die ihre einzigartigen Perspektiven und Talente in unser Team einbringen.
• Verbessern Sie Ihre Deutschkenntnisse: Wenn Sie Ihre Deutschkenntnisse verbessern möchten, bieten wir eine unterstützende Umgebung, in der Sie Ihre Sprachkenntnisse üben und entwickeln können, egal ob Sie Anfänger oder Fortgeschrittener sind.
• Profitieren Sie von einem festen Ansprechpartner im Unternehmen: Wir wissen, wie wichtig es ist, einen zuverlässigen Ansprechpartner im Unternehmen zu haben. Deshalb stellen wir Ihnen einen festen Ansprechpartner zur Seite, der Sie während Ihrer gesamten Beschäftigungszeit begleitet und unterstützt.
• Berufliches Wachstum und Entwicklung: Bei uns können unsere Ingenieure nach nur 1-2 Jahren in neue Branchen oder Projekte eintauchen und aktiv ihr Wissen teilen.
• Genießen Sie regelmäßige Teamevents mit dem Unternehmen: Wir glauben an die Kraft des Teambuildings und die Förderung positiver Beziehungen am Arbeitsplatz. Deshalb organisieren wir regelmäßig Teamevents, um die Zusammenarbeit zu fördern und den Teamzusammenhalt zu stärken.
• Wettbewerbsfähiges Vergütungspaket: Bei NAXCON glauben wir, dass unsere Ingenieure unser größtes Kapital sind. Daher bieten wir ein umfassendes und wettbewerbsfähiges Vergütungspaket, das ein Gehalt umfasst, das der Erfahrung und Expertise entspricht.