Senior Corporate Services Specialist EA-1315

NAXCON GmbH, located in the heart of Freiburg, is at the forefront of the German IT and engineering industry. Our experts have extensive knowledge in software and hardware development, state-of-the-art electronics, and future-oriented technologies such as artificial intelligence and virtual reality. We are not only dedicated to project work for our customers, but also intensively pursue in-house innovation projects as well as research & development. Renowned companies from a wide range of German industries place their trust in us - demonstrating the outstanding expertise and commitment of our engineers.

Position: Senior Corporate Services Specialist

Location: Meckenheim, Germany

Field: Defence

Type: Full-time/40% Remote

Role Overview

Der Senior Corporate Services Specialist unterstützt operative und administrative Aktivitäten innerhalb eines Unternehmensumfelds mit einem starken Fokus auf Koordination, Prozessmanagement und bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Die Rolle fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten und stellt sicher, dass organisatorische Anforderungen effizient verwaltet und umgesetzt werden.

Key Responsibilities

• Eigenständige Durchführung komplexer administrativer und organisatorischer Aufgaben zur Unterstützung des Managements
• Koordination bereichsübergreifender Themen und fungieren als Schnittstelle zwischen Abteilungen und Stakeholdern
• Identifizierung von Problemen, Analyse der Ursachen und Entwicklung praktischer Lösungen
• Beitrag zur Entwicklung und Implementierung neuer Prozesse und Verfahren
• Unterstützung bei Planungs- und Kontrollaktivitäten, einschließlich Ressourcenkoordination
• Übernahme administrativer Aufgaben wie Dokumentation, Berichterstattung und Kommunikation
• Vorbereitung von Präsentationen, Berichten, Protokollen und Verfahrensrichtlinien
• Management der Kommunikation mit internen Abteilungen, externen Partnern und Behörden
• Unterstützung operativer Themen wie Registrierungen, Compliance-Angelegenheiten und Dokumentation
• Assistenz bei der Vorbereitung und Koordination von organisatorischen Veränderungen und internen Projekten

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen, administrativen oder Büromanagementbereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Starke Kenntnisse in MS Office, SharePoint und gängigen Datenbankanwendungen
• Grundlegendes Verständnis und Affinität für die Arbeit mit IT-Systemen und -Tools

Professional Experience

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer kaufmännischen oder administrativen Rolle
• Erfahrung in der Unterstützung der Budgetplanung, Rechnungsprüfung und Kommunikation mit Stakeholdern
• Erfahrung im Prozessmanagement, einschließlich Dokumentation, Analyse und Optimierung
• Erfahrung in strukturierten, bereichsübergreifenden Umgebungen

Language Requirements

• Deutsch: C1-Niveau
• Englisch: B2-Niveau

Key Competencies

• Starke organisatorische und Koordinationsfähigkeiten
• Analytisches Denken und strukturierter Problemlösungsansatz
• Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Hohe Aufmerksamkeit für Details und Zuverlässigkeit
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und mehrere Aufgaben zu managen

Additional Information

• Reisebereitschaft, wie es die Rolle erfordert
• Hybrides Arbeitsmodell mit ca. 40% Remote-Arbeit
• Fähigkeit, in strukturierten und compliance-orientierten Umgebungen zu arbeiten

What we offer

• Ein kosmopolitisches und international gemischtes Team: Wir heißen Menschen aus allen Hintergründen und Kulturen willkommen, die ihre einzigartigen Perspektiven und Talente in unser Team einbringen.
• Verbessern Sie Ihre Deutschkenntnisse: Wenn Sie Ihre Deutschkenntnisse verbessern möchten, bieten wir ein unterstützendes Umfeld, in dem Sie Ihre Sprachfähigkeiten üben und entwickeln können, egal ob Sie Anfänger oder fortgeschrittener Sprecher sind.
• Profitieren Sie von einem festen Ansprechpartner im Unternehmen: Wir verstehen die Bedeutung eines zuverlässigen Ansprechpartners im Unternehmen. Deshalb stellen wir einen dedizierten Ansprechpartner zur Verfügung, der während Ihrer Beschäftigung bei uns Anleitung und Unterstützung bietet.
• Berufliches Wachstum und Entwicklung: Bei uns können unsere Ingenieure nach nur 1-2 Jahren in neue Branchen oder Projekte eintauchen und aktiv Wissen transferieren.
• Regelmäßige Teamevents mit dem Unternehmen: Wir glauben an die Kraft des Teambuildings und die Förderung positiver Beziehungen am Arbeitsplatz. Deshalb organisieren wir regelmäßige Teamevents, um die Zusammenarbeit zu fördern und unsere Teamverbindungen zu stärken.
• Wettbewerbsfähiges Vergütungspaket: Bei NAXCON glauben wir, dass unsere Ingenieure unser größtes Kapital sind. Deshalb bieten wir ein umfassendes und wettbewerbsfähiges Vergütungspaket, das ein Gehalt umfasst, das der Erfahrung und Expertise entspricht.