Senior Service Manager – Collaboration, Email & Messaging Services EA-1370

NAXCON GmbH, mit Hauptsitz in Weil am Rhein und weiteren Büros, darunter Stuttgart, ist einer der führenden Ingenieur- und IT-Dienstleister Deutschlands. Unsere Experten verfügen über umfangreiche Kenntnisse in der Software- und Hardwareentwicklung, modernen Elektronik und neuesten Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI). Neben der Bereitstellung hochwertiger Ingenieurlösungen für unsere Kunden sind wir leidenschaftlich daran interessiert, unsere eigenen Innovationsprojekte sowie Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten voranzutreiben. Renommierte Unternehmen aus verschiedenen Branchen vertrauen auf unser Fachwissen, was das herausragende Wissen, die Professionalität und das Engagement unserer Ingenieure widerspiegelt.

Position: Senior Service Manager – Collaboration, Email & Messaging Services

Standort: Bonn, Frankfurt, München (Sie können einen dieser Standorte wählen, um von dort aus zu arbeiten)

Bereich: Verteidigung

Typ: Vollzeit/80% Remote

Projektumgebung: Die Rolle ist Teil einer Umgebung für Kollaborationsdienste, die moderne Groupware-, Konferenz- und Telefonielösungen bereitstellt, die die Digitalisierung von Geschäftsprozessen unterstützen und es den Nutzern ermöglichen, effizient zusammenzuarbeiten. Das Dienstleistungsportfolio basiert auf modernen Unternehmens-technologien, einschließlich cloudbasierter Kollaborations- und Messaging-Plattformen. Der Senior Service Manager ist verantwortlich für das End-to-End-Management und die kontinuierliche Entwicklung eines E-Mail-Frontend-Services, mit besonderem Fokus auf den E-Mail-Zugriff von hochmobilen Endgeräten.

Verantwortlichkeiten:

• Eigenverantwortliche Verwaltung und Weiterentwicklung des zugewiesenen E-Mail- und Messaging-Services über dessen gesamten Lebenszyklus.
• Übernahme der Verantwortung für das Servicemanagement für den E-Mail-Zugriff auf mobilen und hochmobilen Endgeräten.
• Gestaltung, Pflege und Optimierung von Service-Management-Prozessen.
• Erstellung, Pflege und Verbesserung von Prozessdokumentationen.
• Aufbau und Pflege von Wissensdatenbanken und operativen Servicedokumentationen.
• Koordination und funktionale Führung eines virtuellen, interdisziplinären Serviceteams.
• Verwaltung der Zusammenarbeit zwischen internen Teams, externen Dienstleistern und technischen Spezialisten.
• Erstellung, Pflege und Weiterentwicklung von operativen, kommerziellen und Managementberichten.
• Durchführung servicebezogener Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern.
• Vertretung des Services in Projekten, Arbeitsgruppen und Koordinationsmeetings.
• Bewertung der Kundenanforderungen und Übersetzung in servicebezogene Lösungsansätze.
• Koordination der technischen und organisatorischen Bewertung vorgeschlagener Serviceänderungen.
• Unterstützung der kontinuierlichen Entwicklung des Services basierend auf Kundenanforderungen.
• Initiierung und Koordination kontinuierlicher Verbesserungsmaßnahmen.
• Unterstützung bei der Erstellung von Serviceangeboten, Kalkulationen und kommerziellen Vorschlägen.
• Beitrag zum Lizenzmanagement, zur Kostenkontrolle und zur servicebezogenen Finanzplanung.
• Eigenständige Koordination und Verwaltung von Eskalationen über mehrere Teams und Fachabteilungen hinweg.
• Sicherstellung, dass Vorfälle und Serviceprobleme transparent und nachhaltig gelöst werden.
• Verfolgung von Eskalationsmaßnahmen, Abhängigkeiten, Entscheidungen und Korrekturmaßnahmen bis zur Schließung.
• Koordination mit Kunden, technischen Teams und Dienstleistern zur Identifizierung tragfähiger Lösungen.
• Unterstützung der Implementierung agiler Arbeitsmethoden innerhalb der Serviceumgebung.
• Pflege und Verwaltung von Jira-Kanban-Boards und Servicedashboards.
• Sicherstellung, dass Serviceentscheidungen, Prozesse und Verbesserungsmaßnahmen ordnungsgemäß dokumentiert werden.
• Förderung einer kundenorientierten, verantwortungsbewussten und kontinuierlich verbesserten Servicekultur.

Erforderliche Qualifikationen:

• Abgeschlossenes Studium oder vergleichbare berufliche Qualifikation in einem der folgenden Bereiche: Informationstechnologie, Informatik, Wirtschaftsinformatik, Betriebswirtschaftslehre mit IT-Schwerpunkt oder eine vergleichbare Disziplin.
• Deutschkenntnisse auf CEFR C1-Niveau.
• Englischkenntnisse auf CEFR B1-Niveau oder höher.
• Sehr starkes technisches Wissen über Microsoft Outlook.
• Fortgeschrittene Kenntnisse von Microsoft Exchange.
• Gute Kenntnisse von Jira.
• Gültige ITIL-Zertifizierung.

Erforderliche Berufserfahrung:

• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung im IT-Service-Management.
• Nachweisbare Erfahrung in der funktionalen Führung virtueller oder interdisziplinärer Teams.
• Erfahrung in der Verwaltung und Koordination externer Dienstleister.
• Mindestens zwei Jahre Erfahrung mit agilen Arbeitsmethoden in einem IT-Umfeld.
• Erfahrung als Scrum Product Owner, Scrum Master, agiler Service Owner oder in einer vergleichbaren agilen Rolle.
• Starkes kommerzielles Verständnis.
• Erfahrung in der Erstellung und Analyse kommerzieller Berichte.
• Erfahrung im Lizenzmanagement.
• Erfahrung in der Kostenkontrolle.
• Erfahrung in der Erstellung von Serviceangeboten und kommerziellen Kalkulationen.
• Erfahrung in der Verwaltung von Jira-Kanban-Boards und der Erstellung von Dashboards.
• Praktische Kenntnisse von ITIL-basierten Serviceprozessen.
• Erfahrung in der kundenorientierten Servicekommunikation.
• Erfahrung in der Koordination von Eskalationen über mehrere Teams und Funktionsbereiche hinweg.
• Erfahrung in der Bewertung von Kundenanforderungen und der Koordination möglicher Lösungsansätze.

Technisches Wissen:

• Microsoft Outlook
• Microsoft Exchange
• E-Mail-Frontend-Services
• Mobiler E-Mail-Zugriff
• Unternehmens-Messaging-Services
• Groupware
• Cloud-basierte Kollaborationsdienste
• Service-Lifecycle-Management
• Incident-Management
• Problem-Management
• Eskalationsmanagement
• Änderungskoordination
• Kontinuierliche Serviceverbesserung
• Serviceberichterstattung
• Wissensmanagement
• Prozessdokumentation
• Jira-Kanban-Boards
• Jira-Dashboards
• Lizenzberichterstattung
• Kostenberichterstattung
• Vorbereitung von Serviceangeboten
• Kommerzielle Kalkulation

Service-Management-Verantwortlichkeiten:

• Nachweisbare praktische Erfahrung in: End-to-End-Service-Eigentum, Service-Lifecycle-Planung, Service-Prozessoptimierung, Service-Qualitätsüberwachung, Kundenanforderungsbewertung, Lieferanten- und Anbieterkoordination, Eskalationskontrolle, operativer Berichterstattung, kommerzieller Berichterstattung, Lizenz- und Kostenmanagement, kontinuierlicher Serviceverbesserung, Stakeholder-Kommunikation, Wartung von Wissensdatenbanken, Prozessdokumentation, Serviceübergangs- und Serviceverbesserungsaktivitäten.

Kommerzielle Verantwortlichkeiten:

• Die Rolle erfordert ein starkes kommerzielles Bewusstsein und praktische Erfahrung in: Vorbereitung und Analyse kommerzieller Serviceberichte, Lizenznutzung und Lizenzkostenberichterstattung, Kostenkontrolle, Servicebudgetierung, Angebotserstellung, Preis- und Aufwandsschätzungen, Bewertung servicebezogener Kosten, Unterstützung kommerzieller Entscheidungsfindung, Koordination mit Finanzen, Beschaffung und Service-Stakeholdern.

Persönliche Kompetenzen:

• Starke Teamarbeit und Kooperationsfähigkeiten.
• Professionelles Auftreten und selbstbewusste Kommunikation.
• Hohe persönliche Verantwortung und Rechenschaftspflicht.
• Starke Kundenorientierung.
• Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge zu verstehen und Erkenntnisse zwischen technischen, kommerziellen und organisatorischen Themen zu übertragen.
• Bereitschaft, sich an sich ändernde Anforderungen und Serviceumgebungen anzupassen.
• Starker Servicegedanke.
• Unabhängiger und strukturierter Arbeitsstil.
• Starke Koordinations- und Moderationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, virtuelle Teams ohne direkte disziplinarische Autorität zu führen.
• Sicherheit im Umgang mit Vorfällen und Eskalationen.
• Fähigkeit, komplexe Themen klar und angemessen zu kommunizieren.
• Hohe Zuverlässigkeit und Detailgenauigkeit.

Arbeitsbedingungen:

• Etwa 80% der Arbeit kann remote durchgeführt werden.
• Präsenz vor Ort ist ein bis zwei Tage pro Woche an festgelegten Arbeitstagen erforderlich.
• Reisebereitschaft kann je nach Service- und Projektbedarf erforderlich sein.
• Bewerberprofile müssen Nationalitätsinformationen enthalten.
• Anwendbare sicherheitsrelevante Nationalitäts- und Länderbeschränkungen müssen beachtet werden.
• Die Eignung für den Einsatz in einem sicherheitsempfindlichen Umfeld muss vor der Zuweisung bestätigt werden.

Bewerbungs- und Nachweisanforderungen:

• Bewerbungen sollten einen detaillierten Lebenslauf und relevante Projektreferenzen enthalten.
• Jede Projektreferenz sollte Folgendes umfassen: Branche, Projekttitel, kurze Projektbeschreibung, Dauer des Einsatzes des Bewerbers, detaillierte Beschreibung der Verantwortlichkeiten des Bewerbers, durchgeführte Service-Management-Aufgaben, Microsoft Outlook- und Exchange-Verantwortlichkeiten, Team- und Anbieterkoordination, Eskalationsmanagement-Verantwortlichkeiten, Jira- und ITIL-Nutzung, kommerzielle Berichterstattung und Lizenzmanagement-Aktivitäten, Kunden- und Stakeholder-Schnittstellen, kontinuierliche Serviceverbesserungsmaßnahmen.
• Wo Zertifikate als Nachweis verwendet werden, müssen diese zum Zeitpunkt der Bewerbung gültig bleiben. Gleichwertige Nachweise können akzeptiert werden, wenn die Vergleichbarkeit zur erforderlichen Qualifikation nachgewiesen werden kann.

Was wir bieten:

• Internationales Arbeitsumfeld: Treten Sie einem vielfältigen und multikulturellen Team bei, in dem Menschen aus verschiedenen Hintergründen und Kulturen zusammenarbeiten, um herausragende Ergebnisse zu erzielen.
• Entwicklung der deutschen Sprache: Egal, ob Sie Anfänger oder fortgeschrittener Sprecher sind, wir bieten ein unterstützendes Umfeld, um Ihre Deutschkenntnisse zu verbessern.
• Dedizierter Ansprechpartner: Sie haben einen persönlichen Kontakt im Unternehmen, der Sie während Ihrer Anstellung unterstützt und begleitet.
• Berufliches Wachstum: Unsere Ingenieure haben die Möglichkeit, an spannenden Projekten in verschiedenen Branchen zu arbeiten, ihre Expertise kontinuierlich zu erweitern und neue Fähigkeiten zu entwickeln.
• Regelmäßige Teamevents: Wir organisieren regelmäßige Unternehmensveranstaltungen, um den Teamgeist zu stärken, die Zusammenarbeit zu fördern und eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen.
• Wettbewerbsfähige Vergütung: Wir schätzen unsere Mitarbeiter und bieten ein attraktives Vergütungspaket, das Ihre Qualifikationen, Erfahrungen und Leistungen widerspiegelt.

Hinweis: Reisekosten für persönliche Vorstellungsgespräche tragen die Bewerber selbst.