Executive Assistant (m/w/d)

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir in Vollzeit an unserem Standort in München eine:n Executive Assistant (all genders) für Nayoki Mediaplus - Teil der Serviceplan Agenturgruppe, der größten inhaber- und partnergeführten Agenturgruppe Europas und der Nayoki Gruppe. Nayoki Mediaplus ist das Joint Venture der Serviceplan Gruppe und der Nayoki Gruppe, in dem die digitale Kompetenz der Nayoki Gruppe mit der Media‑ und Strategieexpertise von Mediaplus – der Mediaagentur innerhalb der Serviceplan Gruppe – zusammengeführt wird. Dieses Joint Venture verbindet datengetriebene Lösungen, digitale Exzellenz und moderne Mediaansätze in einem Setup, das Kund:innen effiziente, integrierte und zukunftsorientierte Kommunikationslösungen bietet.

Die enge Zusammenarbeit der beteiligten Einheiten schafft ein agiles Umfeld, das strukturiertes Arbeiten, kurze Entscheidungswege und echte Entwicklungsmöglichkeiten ermöglicht.

Aufgaben

• Koordination von Terminen, Meetings und Tagesabläufen
• Planung und Organisation von Reisen sowie Vor‑ und Nachbereitung
• Erstellung und Pflege von Unterlagen, Präsentationen und Dokumenten
• Zuverlässige Nachverfolgung von Aufgaben und Prioritäten
• Abstimmung zwischen Geschäftsführung, Leads und internen Teams
• Unterstützung bei Onboardings und Mitarbeit im Vertrags‑ und Bestellwesen
• Organisation von Workshops, Strategiemeetings und internen Teamformaten
• Übernahme kleinerer operativer Projekte wie Prozessoptimierungen oder Standortthemen, mit Möglichkeit zur Entwicklung eigener Verantwortungsbereiche

Qualifikation

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder erste Erfahrung in Assistenz-/Projektrollen
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und ein hohes Qualitätsbewusstsein
• Professionelle, freundliche und klare Kommunikation
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Motivation zur Weiterentwicklung
• Selbstständige, proaktive Arbeitsweise und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten
• Freude daran, im Team zu arbeiten, Verantwortung zu übernehmen und interne Abläufe aktiv mitzugestalten

Benefits

• Onboarding: Willkommensrunde, Onboarding-Tag, Neueinsteiger-Kaffee und Einsteigerrunde, strukturierter Einschulungsprozess, Begleitung durch deinen persönlichen Buddy, umgehende Einbindung in unsere Kundenprojekte - wir sorgen für deinen perfekten Einstieg.
• Weiterbildung: Deine Entwicklung ist uns wichtig. Ob durch unser internes Campus-Weiterbildungsprogramm, freiwillige Sprachkurse oder regelmäßige Coachings - wir halten dich up to date!
• Flexibilität: Durch flexible Arbeitszeiten, Mobile Office und Jobsharing-Modelle kannst du deinen Beruf an dein Leben anpassen – und nicht andersrum.
• Fun: Wer arbeitet, muss auch mal eine Pause machen. Ob Party oder auspowern – bei uns hast du durch regelmäßige After Work Events und agenturgeförderte Fitnessprogramme genug Möglichkeiten.
• Erreichbarkeit: Unsere modernen Offices sind immer zentral und Dank unserer Bezuschussung des Bahntickets gut für dich erreichbar.
• Internationalität: Als international agierende Agenturgruppe bieten wir dir die Möglichkeit, dich mit Kolleg:innen aus den unterschiedlichsten Disziplinen aus der ganzen Welt zu vernetzen und auszutauschen.

Interessiert? Dann freuen wir uns auf deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe deines frühestmöglichen Eintrittstermins und deiner Gehaltsvorstellung.

Wichtiger Hinweis: Unsere Stellenangebote findest du ausschließlich auf unserer offiziellen Karriereseite oder über seriöse Jobplattformen. Bewerbungen laufen immer über unser offizielles System. Wir kontaktieren dich nicht über WhatsApp, TikTok oder Instagram und fordern niemals Zahlungen im Rahmen des Bewerbungsprozesses.

Wir haben uns als Ziel gesetzt, eine inklusive Kultur zu schaffen, in der alle Formen der Vielfalt als Mehrwert für unsere Agenturgruppe betrachtet werden. Wir duzen uns – von unseren Praktikant:innen bis zu unserer Geschäftsführung. Das verringert unnötige Distanzen, schafft viel persönlichen Austausch und ermöglicht ein Arbeiten auf Augenhöhe. Wir freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Alter, ethnischer und sozialer Herkunft, sexueller Orientierung und Religion. Wir setzen uns für Chancengerechtigkeit und Teilhabe ein und ermutigen besonders Bewerber:innen aus unterrepräsentierten Gruppen sich bei uns zu bewerben.