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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination von Terminen und Meetings sowie Unterstützung bei Projekten.
- Arbeitgeber: Teil der größten inhaber- und partnergeführten Agenturgruppe Europas.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und regelmäßige After Work Events.
- Warum dieser Job: Gestalte interne Abläufe aktiv mit und entwickle deine Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Erste Erfahrung in Assistenz-/Projektrollen und sichere MS Office Kenntnisse.
- Andere Informationen: Inklusive Kultur, die Vielfalt schätzt und persönliche Entwicklung fördert.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir in Vollzeit an unserem Standort in München eine:n Executive Assistant (all genders) für Nayoki Mediaplus - Teil der Serviceplan Agenturgruppe, der größten inhaber- und partnergeführten Agenturgruppe Europas und der Nayoki Gruppe. Nayoki Mediaplus ist das Joint Venture der Serviceplan Gruppe und der Nayoki Gruppe, in dem die digitale Kompetenz der Nayoki Gruppe mit der Media‑ und Strategieexpertise von Mediaplus – der Mediaagentur innerhalb der Serviceplan Gruppe – zusammengeführt wird. Dieses Joint Venture verbindet datengetriebene Lösungen, digitale Exzellenz und moderne Mediaansätze in einem Setup, das Kund:innen effiziente, integrierte und zukunftsorientierte Kommunikationslösungen bietet. Die enge Zusammenarbeit der beteiligten Einheiten schafft ein agiles Umfeld, das strukturiertes Arbeiten, kurze Entscheidungswege und echte Entwicklungsmöglichkeiten ermöglicht.
Aufgaben
- Koordination von Terminen, Meetings und Tagesabläufen
- Planung und Organisation von Reisen sowie Vor‑ und Nachbereitung
- Erstellung und Pflege von Unterlagen, Präsentationen und Dokumenten
- Zuverlässige Nachverfolgung von Aufgaben, Prioritäten und Projektständen
- Abstimmung zwischen Geschäftsführung, Leads und internen Teams
- Unterstützung bei Onboardings sowie Mitarbeit im Vertrags‑ und Bestellwesen
- Organisation von Workshops, Strategiemeetings und internen Teamformaten
- Übernahme kleinerer operativer Projekte wie Prozessoptimierungen oder Standortthemen, mit Möglichkeit zur Entwicklung eigener Verantwortungsbereiche
Qualifikation
- Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder erste Erfahrung in Assistenz-/Projektrollen
- Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und ein hohes Qualitätsbewusstsein
- Professionelle, freundliche und klare Kommunikation
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
- Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Motivation zur Weiterentwicklung
- Selbstständige, proaktive Arbeitsweise und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten
- Freude daran, im Team zu arbeiten, Verantwortung zu übernehmen und interne Abläufe aktiv mitzugestalten
Benefits
- Onboarding: Willkommensrunde, Onboarding-Tag, Neueinsteiger-Kaffee und Einsteigerrunde, strukturierter Einschulungsprozess, Begleitung durch deinen persönlichen Buddy, umgehende Einbindung in unsere Kundenprojekte - wir sorgen für deinen perfekten Einstieg.
- Weiterbildung: Deine Entwicklung ist uns wichtig. Ob durch unser internes Campus-Weiterbildungsprogramm, freiwillige Sprachkurse oder regelmäßige Coachings - wir halten dich up to date!
- Flexibilität: Durch flexible Arbeitszeiten, Mobile Office und Jobsharing-Modelle kannst du deinen Beruf an dein Leben anpassen – und nicht andersrum.
- Fun: Wer arbeitet, muss auch mal eine Pause machen. Ob Party oder auspowern – bei uns hast du durch regelmäßige After Work Events und agenturgeförderte Fitnessprogramme genug Möglichkeiten.
- Erreichbarkeit: Unsere modernen Offices sind immer zentral und Dank unserer Bezuschussung des Bahntickets gut für dich erreichbar.
- Internationalität: Als international agierende Agenturgruppe bieten wir dir die Möglichkeit, dich mit Kolleg:innen aus den unterschiedlichsten Disziplinen aus der ganzen Welt zu vernetzen und auszutauschen.
Interessiert? Dann freuen wir uns auf deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe deines frühestmöglichen Eintrittstermins und deiner Gehaltsvorstellung.
Wichtiger Hinweis: Unsere Stellenangebote findest du ausschließlich auf unserer offiziellen Karriereseite oder über seriöse Jobplattformen. Bewerbungen laufen immer über unser offizielles System. Wir kontaktieren dich nicht über WhatsApp, TikTok oder Instagram und fordern niemals Zahlungen im Rahmen des Bewerbungsprozesses.
Wir haben uns als Ziel gesetzt, eine inklusive Kultur zu schaffen, in der alle Formen der Vielfalt als Mehrwert für unsere Agenturgruppe betrachtet werden. Wir duzen uns – von unseren Praktikant:innen bis zu unserer Geschäftsführung. Das verringert unnötige Distanzen, schafft viel persönlichen Austausch und ermöglicht ein Arbeiten auf Augenhöhe. Wir freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Alter, ethnischer und sozialer Herkunft, sexueller Orientierung und Religion. Wir setzen uns für Chancengerechtigkeit und Teilhabe ein und ermutigen besonders Bewerber:innen aus unterrepräsentierten Gruppen sich bei uns zu bewerben.
Project & Executive Assistant (all genders) Arbeitgeber: Nayoki
Kontaktperson:
Nayoki HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Project & Executive Assistant (all genders)
✨Netzwerken, Netzwerken, Netzwerken!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus der Branche ins Gespräch zu kommen. Ob auf Messen, in sozialen Medien oder bei After-Work-Events – wir sollten uns vernetzen und Kontakte knüpfen, die uns helfen können, den Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Jobs zu dir kommen. Suche aktiv nach Möglichkeiten, die zu deinen Fähigkeiten passen. Wir können auch direkt über unsere Karriereseite bewerben und zeigen, dass wir wirklich interessiert sind!
✨Bereite dich auf Interviews vor!
Informiere dich über das Unternehmen und die Branche, bevor du zum Interview gehst. Wir sollten auch unsere eigenen Fragen vorbereiten, um zu zeigen, dass wir wirklich an der Position interessiert sind und uns Gedanken gemacht haben.
✨Zeige deine Persönlichkeit!
In einem Vorstellungsgespräch geht es nicht nur um Qualifikationen, sondern auch darum, wie gut wir ins Team passen. Lass uns authentisch sein und unsere Begeisterung für die Rolle und das Unternehmen zeigen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Project & Executive Assistant (all genders)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns auch, dass du organisiert und detailverliebt bist!
Pass auf die Details auf!: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, deine Unterlagen gründlich zu überprüfen. Ein kleiner Fehler kann einen großen Eindruck hinterlassen – und nicht immer den besten.
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt, bewirb dich bitte direkt über unsere offizielle Karriereseite. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Nayoki vorbereitest
✨Informiere dich über Nayoki Mediaplus
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über Nayoki Mediaplus und die Serviceplan Agenturgruppe verschaffen. Schau dir ihre Projekte, Werte und die Unternehmenskultur an. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir spezifische Situationen aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten als Projekt- und Executive Assistant unter Beweis stellen. Denk an Beispiele für deine strukturierte Arbeitsweise, Kommunikationsfähigkeiten und wie du in einem Team gearbeitet hast.
✨Fragen zur Unternehmenskultur
Bereite Fragen vor, die sich auf die Unternehmenskultur und das Team beziehen. Zum Beispiel: 'Wie wird die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen gefördert?' oder 'Welche Möglichkeiten zur Weiterbildung bietet ihr?' Das zeigt, dass du langfristig denkst und an deiner Entwicklung interessiert bist.
✨Sei du selbst!
Authentizität ist wichtig! Sei während des Interviews du selbst und zeige deine Persönlichkeit. Die Chemie zwischen dir und dem Team ist entscheidend, also lass deine Begeisterung für die Position und das Unternehmen durchscheinen.