Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Büro in München und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: BioCryst Ireland Limited, Teil der Neopharmed Gentili Gruppe, fokussiert auf seltene Krankheiten.
- Vorteile: Hybrid-Arbeitsmodell, flexible Arbeitszeiten und ein inklusives Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Wachstumsorientierte Position mit Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Trage zur Verbesserung des Lebens von Patienten mit seltenen Erkrankungen bei.
- Qualifikationen: Bachelor-Abschluss, fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 50000 - 65000 € pro Jahr.
UNTERNEHMEN: BioCryst Ireland Limited, zusammen mit seinen europäischen Tochtergesellschaften, ist Teil der Neopharmed Gentili-Gruppe und widmet sich der Verbesserung des Lebens von Menschen mit hereditärem Angioödem (HAE) und anderen seltenen Erkrankungen. Unser Team kombiniert tiefes Fachwissen über seltene Krankheiten mit einem starken Engagement für patientenorientierte Innovation. Mit einer etablierten kommerziellen Präsenz in mehreren europäischen Märkten haben wir eine skalierbare Spezialplattform, um die Einführung neuer Produkte zu unterstützen und mehr Patienten auf dem Kontinent zu helfen.
JOB-ZUSAMMENFASSUNG: Die Rolle ist verantwortlich für den effektiven und effizienten Betrieb des lokalen Landesbüros in München und der Aktivitäten in Deutschland (München), Österreich und der Schweiz, wobei vollständige administrative Unterstützung für das Team bereitgestellt wird, während sichergestellt wird, dass konforme Prozesse in allen Funktionen eingerichtet und aufrechterhalten werden.
WESENTLICHE AUFGABEN UND VERANTWORTUNGEN:
- Büromanagement: Wartung des BioCryst-Büros in München (Organisation von IT-Support, Facility Management, Mietverträgen und anderen Bedürfnissen und Lieferungen).
- Verwaltung von Rechnungsstellung und Budgetierung in SAP in enger Zusammenarbeit mit Finanzen, Recht und dem kommerziellen/medizinischen Geschäft.
- Sicherstellung konformer Dokumentenmanagementprozesse und -systeme, einschließlich SOP-Management, Archivierung, rechtliche Aufbewahrungspflichten und Werbematerialien.
- Sicherstellung, dass alle Rechnungen, einschließlich HCP- und HCO-Rechnungen, konform und zeitnah bearbeitet werden.
- Organisation von Teamevents oder Kongresslogistik für BioCryst gemäß der Reisepolitik des Unternehmens.
- Zusammenarbeit mit allen Abteilungen, um einen reibungslosen Ablauf des Büros sicherzustellen.
- Personalwesen: Partnerschaft mit dem einstellenden Manager und regionalem HR in Bezug auf den Einstellungsprozess in allen Funktionen, einschließlich Organisation der lokalen Einarbeitung, einschließlich Aktualisierung von HR, Gehaltsabrechnung und anderen relevanten Abteilungen.
- Verfolgung von Urlauben, Krankheitsfällen, Abwesenheiten, einschließlich Benachrichtigung der lokalen Behörden, wenn relevant.
- Sicherstellung optimaler Gesundheits- und Sicherheitsstandards im Büro in München.
- Lokaler HR-Ansprechpartner für alle Kollegen in Bezug auf tägliche betriebliche Angelegenheiten.
- Compliance: Erstellung und Pflege aller Vereinbarungen mit HCP, HCO, Patientenorganisationen und Anbietern unter Gewährleistung von 100% Compliance; während sichergestellt wird, dass alle Vereinbarungen von den entsprechenden Abteilungen überprüft und ordnungsgemäß unterzeichnet werden.
- Verwaltung aller Offenlegungen und Spenden auf transparente und konforme Weise.
- Einhaltung der GDPR-Anforderungen.
- Prozesse, Besprechungen und Logistik: Verwaltung aller Phasen des Materiallebenszyklus durch Lagerung und Zerstörung auf konforme und zeitgerechte Weise.
- Unterstützung des Außendienstteams bei der Logistik von Besprechungen und Nachverfolgung, einschließlich Kontaktanforderungen (Referenten, Veranstaltungsorte, Drittanbieter usw.), Koordination des Veranstaltungsortes und administrativer Unterstützung.
- Funktion als wichtige administrative Unterstützungsfunktion für den VP & General Manager DACH (Deutschland, Österreich & Schweiz), um eine effiziente Koordination der Büroabläufe, Besprechungen und Zeitpläne sicherzustellen.
- Weitere Aufgaben nach Bedarf.
ERFAHRUNG UND QUALIFIKATIONEN:
- Abschluss eines Bachelor-Studiums oder gleichwertig, idealerweise in Wissenschaft oder Wirtschaft.
- Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sehr gute Englischkenntnisse.
- Bevorzugt: Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle in der Pharma-/Biotech-/Gesundheitsbranche.
- Hochgradig proaktive und gut organisierte Person mit starker Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten, effektiv zu priorisieren und unter engen Fristen in einem schnelllebigen, kollaborativen Umfeld zu liefern.
- Natürlich neugierig und hungrig, im Job zu lernen und zu wachsen, während sofort zum Erfolg des Landes beigetragen wird.
- Vollständig versiert in MS Office, einschließlich Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams.
- Solides finanzielles Verständnis in Kombination mit SAP-Expertise wäre für diese Rolle von großem Nutzen.
- Flexibilität und Bereitschaft, in verschiedenen Bereichen des pharmazeutischen Geschäfts beizutragen.
- Starke internationale Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, kollaborative Beziehungen über Funktionen, Länder und Kulturen hinweg aufzubauen, sind sehr geschätzt.
- Die Position folgt einem hybriden Arbeitsansatz, der Flexibilität für Remote-Arbeit mit regelmäßiger Zusammenarbeit vor Ort und Büropräsenz 2–3 Tage pro Woche in München kombiniert.
EU OFFICE MANAGER - GERMANY Arbeitgeber: Neopharmed Gentili S.P.A.
BioCryst Ireland Limited, Teil der Neopharmed Gentili Gruppe, bietet eine dynamische und inklusive Arbeitsumgebung in München, die sich auf die Verbesserung des Lebens von Menschen mit seltenen Erkrankungen konzentriert. Als Arbeitgeber fördern wir eine Kultur der Zusammenarbeit und Innovation, bieten umfangreiche Entwicklungsmöglichkeiten und unterstützen unsere Mitarbeiter dabei, ihre Fähigkeiten in einem schnell wachsenden internationalen Unternehmen auszubauen. Mit flexiblen Arbeitsmodellen und einem starken Fokus auf Compliance und Teamarbeit sind wir bestrebt, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, das sowohl persönliche als auch berufliche Erfüllung bietet.
Kontaktdaten:
Neopharmed Gentili S.P.A. Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so EU OFFICE MANAGER - GERMANY erhalten könnten
✨Netzwerken, Netzwerken, Netzwerken!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Besuche Veranstaltungen, Messen oder Webinare und sprich mit anderen über ihre Erfahrungen. Oft sind es persönliche Kontakte, die dir den entscheidenden Vorteil verschaffen können.
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen auf dich zukommen. Recherchiere Unternehmen, die dich interessieren, und kontaktiere sie direkt. Zeige dein Interesse und frage nach möglichen offenen Positionen – manchmal gibt es Stellen, die noch nicht ausgeschrieben sind!
✨Bereite dich auf Interviews vor!
Informiere dich gründlich über das Unternehmen und die Branche. Überlege dir Antworten auf häufige Interviewfragen und bereite auch eigene Fragen vor. Das zeigt dein Engagement und Interesse an der Position und dem Unternehmen.
✨Bewirb dich über unsere Website!
Wenn du eine Stelle bei BioCryst oder Neopharmed Gentili im Auge hast, bewirb dich direkt über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung die richtigen Leute erreicht und du die besten Chancen hast, wahrgenommen zu werden.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um EU OFFICE MANAGER - GERMANY mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeige deine Persönlichkeit. Wir suchen nach Menschen, die nicht nur die Qualifikationen mitbringen, sondern auch gut ins Team passen.
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, bevor du sie abschickst!
Zeig deine Motivation!:Erkläre in deinem Anschreiben, warum du bei uns arbeiten möchtest und was dich an der Position reizt. Wir lieben es, wenn Bewerber ihre Begeisterung für die Branche und unser Unternehmen zeigen.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere offizielle Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Neopharmed Gentili S.P.A. vorbereitet
✨Verstehe die Unternehmensmission
Informiere dich über BioCryst und deren Engagement für Patienten mit seltenen Erkrankungen. Zeige im Interview, dass du die Mission des Unternehmens verstehst und wie deine Rolle als EU Office Manager dazu beitragen kann.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation, im Compliance-Management und in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen demonstrieren. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Position zu untermauern.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle starke internationale Kommunikationsfähigkeiten erfordert, sei bereit, deine Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch zu demonstrieren. Übe, wie du komplexe Informationen klar und präzise vermitteln kannst, um deine Eignung zu zeigen.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews solltest du Fragen stellen, um dein Interesse zu zeigen. Frage nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess oder wie das Team zusammenarbeitet, um ein Gefühl für die Unternehmenskultur zu bekommen.
