Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Büro in München und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: BioCryst Ireland Limited, Teil der Neopharmed Gentili Gruppe, fokussiert auf seltene Krankheiten.
- Vorteile: Hybrid-Arbeitsmodell, flexible Arbeitszeiten und ein unterstützendes Team.
- Weitere Informationen: Entwickle deine Karriere in einem dynamischen und internationalen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Unternehmens, das das Leben von Patienten verbessert.
- Qualifikationen: Bachelor-Abschluss, fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
COMPANY: BioCryst Ireland Limited, zusammen mit seinen europäischen Tochtergesellschaften, ist Teil der Neopharmed Gentili-Gruppe und widmet sich der Verbesserung des Lebens von Menschen mit hereditärem Angioödem (HAE) und anderen seltenen Erkrankungen. Unser Team kombiniert tiefes Fachwissen in seltenen Krankheiten mit einem starken Engagement für patientenorientierte Innovation. Mit einer etablierten kommerziellen Präsenz in mehreren europäischen Märkten haben wir eine skalierbare Spezialplattform, um die Einführung neuer Produkte zu unterstützen und mehr Patienten auf dem Kontinent zu helfen.
JOB SUMMARY: Die Rolle ist verantwortlich für den effektiven und effizienten Betrieb des lokalen Landesbüros in München und der Aktivitäten in Deutschland (München), Österreich und der Schweiz, wobei vollständige administrative Unterstützung für das Team bereitgestellt wird, während sichergestellt wird, dass konforme Prozesse in allen Funktionen eingerichtet und aufrechterhalten werden.
ESSENTIAL DUTIES & RESPONSIBILITIES:
- Office Management: Wartung des BioCryst Büros in München (Organisation von IT-Support, Facility Management, Mietverträgen und anderen Bedürfnissen und Lieferungen).
- Verwaltung von Rechnungsstellung und Budgetierung in SAP in enger Zusammenarbeit mit Finanzen, Recht und dem kommerziellen/medizinischen Geschäft.
- Sicherstellung konformer Dokumentenmanagementprozesse und -systeme, einschließlich SOP-Management, Archivierung, rechtliche Aufbewahrungspflichten und Werbematerialien.
- Gewährleistung, dass alle Rechnungen, einschließlich HCP- und HCO-Rechnungen, konform und zeitnah bearbeitet werden.
- Organisation von Teamevents oder Kongresslogistik für BioCryst gemäß der Reisepolitik des Unternehmens.
- Zusammenarbeit mit allen Abteilungen, um einen reibungslosen Ablauf des Büros sicherzustellen.
- Human Resources: Partnerschaft mit dem einstellenden Manager und regionalem HR in Bezug auf den Einstellungsprozess in allen Funktionen, einschließlich Organisation der lokalen Einarbeitung.
- Verfolgung von Urlauben, Krankheitsfällen, Abwesenheiten, einschließlich Benachrichtigung der lokalen Behörden, wenn relevant.
- Sicherstellung optimaler Gesundheits- und Sicherheitsstandards im Büro in München.
- Lokaler HR-Ansprechpartner für alle Kollegen in Bezug auf tägliche betriebliche Angelegenheiten.
- Compliance: Erstellung und Pflege aller Vereinbarungen mit HCP, HCO, Patientenorganisationen und Anbietern unter Gewährleistung von 100% Compliance.
- Verwaltung aller Offenlegungen und Spenden auf transparente und konforme Weise.
- Einhaltung der GDPR-Anforderungen.
- Prozesse, Meetings und Logistik: Verwaltung aller Phasen des Materiallebenszyklus durch Lagerung und Zerstörung in konformer und zeitgerechter Weise.
- Unterstützung des Außendienstteams bei der Logistik von Meetings und Verfolgung, einschließlich Kontaktanforderungen (Referenten, Veranstaltungsorte, Drittanbieter usw.).
- Wichtige administrative Unterstützung für den VP & General Manager DACH (Deutschland, Österreich & Schweiz), um eine effiziente Koordination der Büroabläufe, Meetings und Zeitpläne sicherzustellen.
EXPERIENCE & QUALIFICATIONS:
- Abschluss (Bachelor) oder gleichwertig, idealerweise in Wissenschaft oder Wirtschaft.
- Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sehr gute Englischkenntnisse.
- Bevorzugt: Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle in der Pharma-/Biotech-/Gesundheitsbranche.
- Hochgradig proaktive und gut organisierte Person mit starker Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten, effektiv zu priorisieren und unter engen Fristen in einem schnelllebigen, kollaborativen Umfeld zu liefern.
- Vollständig versiert in MS Office, einschließlich Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams.
- Solides finanzielles Verständnis in Kombination mit SAP-Kenntnissen wäre für diese Rolle von großem Nutzen.
- Flexibilität und Bereitschaft, in verschiedenen Bereichen des pharmazeutischen Geschäfts beizutragen.
- Starke internationale Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, kollaborative Beziehungen über Funktionen, Länder und Kulturen hinweg aufzubauen, sind sehr geschätzt.
- Die Position folgt einem hybriden Arbeitsansatz, der Flexibilität für Remote-Arbeit mit regelmäßiger Präsenz vor Ort und Büroarbeit 2–3 Tage pro Woche in München kombiniert.
EU OFFICE MANAGER - GERMANY Arbeitgeber: Neopharmed Gentili S.P.A.
BioCryst Ireland Limited bietet als Teil der Neopharmed Gentili Gruppe eine herausragende Arbeitsumgebung in München, die sich durch ein starkes Engagement für Innovation und Patientenorientierung auszeichnet. Unsere Unternehmenskultur fördert Zusammenarbeit und persönliche Entwicklung, während wir gleichzeitig flexible Arbeitsmodelle und ein unterstützendes Team bieten, das sich für die Verbesserung des Lebens von Menschen mit seltenen Erkrankungen einsetzt. Mit einem klaren Fokus auf Compliance und einer transparenten Arbeitsweise schaffen wir ein Umfeld, in dem Mitarbeiter wachsen und ihre Fähigkeiten entfalten können.
Kontaktdaten:
Neopharmed Gentili S.P.A. Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so EU OFFICE MANAGER - GERMANY erhalten könnten
✨Netzwerke nutzen: Die Pharma-Community wartet auf dich!
Gehe zu pharmazeutischen Konferenzen und Messen, wie der CPhI oder der BIO International Convention. Dort kannst du potenzielle Arbeitgeber treffen und vielleicht sogar das ein oder andere Networking-Gespräch führen, das dir den Schlüssel zur Tür öffnet!
✨Finde Mentoren in der Branche
Auf der Suche nach einem Vollzeitjob in der Pharma-Industrie kann es super hilfreich sein, einen Mentor zu haben. Tritt Organisationen wie dem Deutschen Verband der Pharmazeutischen Industrie bei, um Zugang zu Experten zu erhalten, die dir wertvolle Tipps geben können.
✨Bau dir ein beeindruckendes LinkedIn-Profil auf
Mach dein LinkedIn-Profil zum Magneten für Recruiter. Teile regelmäßig Inhalte aus der Pharmawelt, sei es über aktuelle Forschungsergebnisse oder Trends in der Branche. Das zeigt, dass du am Puls der Zeit bist und Interesse an deiner Fachrichtung hast.
✨Bewirb dich direkt bei Neopharmed Gentili S.P.A.!
Nutze unsere Website, um dich direkt bei Neopharmed Gentili S.P.A. für eine Vollzeitstelle zu bewerben. Dort findest du aktuelle Stellenangebote und kannst uns in deiner Bewerbung direkt von deinen Fähigkeiten und deiner Leidenschaft für die Pharma-Industrie erzählen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um EU OFFICE MANAGER - GERMANY mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine pharmazeutischen Kenntnisse hervor:Da du dich für eine Vollzeitstelle im Pharma-Bereich bewirbst, solltest du alle relevanten pharmazeutischen Kenntnisse und Erfahrungen unmissverständlich in deinem Lebenslauf angeben. Dazu gehören Praktika, relevante Kurse sowie eventuell erworbene Zertifikate oder Weiterbildungen, die deine Expertise belegen.
Erstelle ein überzeugendes Anschreiben:In deinem Anschreiben solltest du nicht nur deine Motivation für das Arbeiten in der Pharmaindustrie klar machen, sondern auch darauf eingehen, wie du zur Mission von Neopharmed Gentili S.P.A. passt. Zeige, dass du ein tiefes Verständnis für die Herausforderungen in der Branche hast und dass dir Qualität und Innovation am Herzen liegen.
Berücksichtige deine Soft Skills:Im Pharma-Sektor sind soziale Kompetenzen wie Teamarbeit, Kommunikation und Problemlösungsfähigkeit entscheidend. Zeige in deiner Bewerbung, wie du diese Fähigkeiten in deinen bisherigen Erfahrungen eingesetzt hast, um Probleme zu lösen oder einen positiven Beitrag zum Team zu leisten.
Passe deinen Lebenslauf an die Stellenausschreibung an:Jede Stelle ist einzigartig! Achte darauf, deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen und Erwartungen für die Vollzeitstelle bei Neopharmed Gentili S.P.A. anzupassen. Betone die relevantesten Erfahrungen und Qualifikationen, die in der Ausschreibung gefordert sind. Das zeigt, dass du die Details verstanden hast und dich gezielt bewirbst.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Neopharmed Gentili S.P.A. vorbereitet
✨Vertraue auf dein Fachwissen
In der Pharmaindustrie solltest du mit deinem Fachwissen glänzen. Mach dich mit aktuellen Entwicklungen und Trends im Sektor vertraut. Sei bereit, technische Fragen zu beantworten, wie etwa zu den neuesten Forschungsergebnissen oder regulatorischen Anforderungen.
✨Bereite dich auf praktische Szenarien vor
Erwarte, dass du in deinem Interview konkrete Fallstudien oder Szenarien diskutieren musst, bei denen du dein Problemlösungsvermögen und deine Analysefähigkeiten demonstrieren kannst. Das könnte zum Beispiel eine Diskussion über die Entwicklung eines Medikaments oder den Umgang mit spezifischen regulatorischen Herausforderungen sein.
✨Zeig deine Teamfähigkeit
In einem Vollzeitjob im Pharmabereich wirst du oft im Team arbeiten. Sei bereit, Beispiele dafür zu geben, wie du erfolgreich mit anderen aus verschiedenen Disziplinen zusammengearbeitet hast. Das könnte auch den Umgang mit interdisziplinären Teams oder Projekten beinhalten.
✨Frage nach den Weiterentwicklungsmöglichkeiten
In einer Vollzeitposition ist es wichtig, dass du auch langfristig an deinen Fähigkeiten arbeiten möchtest. Frag nach möglichen Schulungsprogrammen oder Weiterbildungsangeboten bei Neopharmed Gentili S.P.A.. Das zeigt dein Interesse an einer langfristigen Karriere und Entwicklung im Unternehmen.
