Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Büro in München und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Schnell wachsendes italienisches Pharmaunternehmen mit Fokus auf innovative Therapien.
- Vorteile: Hybrid-Arbeitsmodell, flexible Arbeitszeiten und ein inklusives Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Wachstumsorientierte Position mit internationalen Kommunikationsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Gesundheitsversorgung und arbeite an bedeutenden Projekten.
- Qualifikationen: Bachelor-Abschluss, fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Mit einer etablierten kommerziellen Präsenz in mehreren europäischen Märkten verfügen wir über eine skalierbare Spezialplattform zur Unterstützung der Einführung neuer Produkte, um mehr Patienten auf dem Kontinent zu helfen. Als Teil von Neopharmed Gentili, einem schnell wachsenden italienischen Pharmaunternehmen, das sich auf hochwertige therapeutische Lösungen konzentriert, bauen wir ein führendes europäisches Geschäft für seltene Krankheiten auf, das sich der Erweiterung des Zugangs zu innovativen Behandlungen und der Förderung von Partnerschaften mit Gesundheitsfachkräften, Patientenorganisationen und der breiteren Gemeinschaft für seltene Krankheiten verpflichtet hat.
Die Rolle ist verantwortlich für den effektiven und effizienten Betrieb des lokalen Büros in München und der Aktivitäten in Deutschland (München), Österreich und der Schweiz und bietet dem Team umfassende administrative Unterstützung, während sichergestellt wird, dass konforme Prozesse in allen Funktionen eingerichtet und aufrechterhalten werden.
- Büromanagement: Wartung des BioCryst-Büros in München (Organisation von IT-Support, Facility Management, Mietverträgen und anderen Bedürfnissen und Lieferungen).
- Verwaltung von Rechnungsstellung und Budgetierung in SAP in enger Zusammenarbeit mit Finanzen, Recht und dem kommerziellen/medizinischen Geschäft.
- Sicherstellung konformer Dokumentenmanagementprozesse und -systeme, einschließlich SOP-Management, Archivierung, rechtlichen Aufbewahrungspflichten und Werbematerialien.
- Organisation von Teamevents oder Kongresslogistik für BioCryst gemäß der Unternehmensreisepolitik.
- Partnerschaft mit dem einstellenden Manager und der regionalen Personalabteilung in Bezug auf den Einstellungsprozess in allen Funktionen, einschließlich der Organisation der lokalen Einarbeitung, einschließlich der Aktualisierung von HR, Gehaltsabrechnung und anderen relevanten Abteilungen.
- Compliance: Erstellung und Pflege aller Vereinbarungen mit HCP, HCO, Patientenorganisationen und Anbietern unter Gewährleistung von 100% Compliance; Verwaltung aller Phasen des Materiallebenszyklus durch Lagerung und Zerstörung in einer konformen und zeitgerechten Weise.
- Unterstützung des Außendienstteams bei der Logistik von Meetings und Nachverfolgung, einschließlich Kontaktanforderungen (Referenten, Veranstaltungsorte, Drittanbieter usw.), Koordination des Veranstaltungsortes und administrative Unterstützung.
- Agieren als zentrale administrative Unterstützungsfunktion für den VP & General Manager DACH (Deutschland, Österreich & Schweiz) und Sicherstellung einer effizienten Koordination der Büroabläufe, Meetings und Zeitpläne.
Ein Bachelor-Abschluss oder gleichwertig, idealerweise in Wissenschaft oder Wirtschaft. Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Sehr gute Englischkenntnisse. Vollständig versiert in MS Office, einschließlich Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams. Solides finanzielles Verständnis in Kombination mit SAP-Kenntnissen wäre für diese Rolle von großem Vorteil. Starke internationale Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, kollaborative Beziehungen über Funktionen, Länder und Kulturen hinweg aufzubauen, sind sehr geschätzt. Die Position folgt einem hybriden Arbeitsansatz, der Flexibilität für Remote-Arbeit mit regelmäßiger Zusammenarbeit vor Ort und Büropräsenz 2–3 Tage pro Woche in München kombiniert.
Office Manager (m/w/d) Office Management Arbeitgeber: Neopharmed Gentili S.P.A.
Neopharmed Gentili ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine inklusive und unterstützende Arbeitsumgebung in München bietet. Mit einem starken Fokus auf Mitarbeiterentwicklung und einer flexiblen hybriden Arbeitsweise ermöglicht das Unternehmen seinen Angestellten, ihre Fähigkeiten in einem dynamischen internationalen Umfeld zu entfalten. Die Möglichkeit, an bedeutenden Projekten im Bereich seltener Krankheiten zu arbeiten und enge Partnerschaften mit Fachleuten im Gesundheitswesen zu pflegen, macht die Position des Office Managers besonders attraktiv.
Kontaktdaten:
Neopharmed Gentili S.P.A. Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager (m/w/d) Office Management erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zur Unternehmenskultur oder den spezifischen Herausforderungen der Rolle.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im Unternehmen arbeiten oder in der Branche tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über Neopharmed Gentili und deren Werte. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Rolle passen und sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und erleichtert uns die Bearbeitung deiner Bewerbung. Außerdem kannst du sicherstellen, dass alle Informationen korrekt übermittelt werden.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (m/w/d) Office Management mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die zu unserer Unternehmenskultur passen und ihre Persönlichkeit einbringen.
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, bevor du sie abschickst!
Zeig deine Motivation!:Erkläre uns, warum du bei Neopharmed Gentili arbeiten möchtest und was dich an der Position des Office Managers reizt. Deine Begeisterung kann den Unterschied machen!
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere offizielle Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Neopharmed Gentili S.P.A. vorbereitet
✨Verstehe die Unternehmenswerte
Informiere dich über die Werte und die Mission von Neopharmed Gentili. Zeige im Interview, dass du diese Werte teilst und wie du zur Vision des Unternehmens beitragen kannst.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Office Management, in der Compliance und im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern demonstrieren. So kannst du deine Eignung für die Rolle klar unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position starke internationale Kommunikationsfähigkeiten erfordert, sei bereit, deine Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch zu demonstrieren. Übe, wie du komplexe Informationen klar und präzise vermitteln kannst.
✨Fragen zur Unternehmenskultur
Bereite einige Fragen vor, die sich auf die Unternehmenskultur und das Team beziehen. Das zeigt dein Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit und hilft dir, herauszufinden, ob das Unternehmen gut zu dir passt.
