Vorstandsassistentin / Executive Assistant

Du unterstützt unsere Vorstände bei allen operativen und administrativen Aufgaben und sorgst für die Einhaltung von Deadlines. Du begleitest unsere Vorstände bei allen relevanten Besprechungen und Sitzungen mit dem Aufsichtsrat, Investoren, Kunden sowie Kooperationspartnern und stellst sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen und Informationen bereitstehen. Du planst und bereitest interne und externe Besprechungen, Reisen sowie Workshops vor und nach und protokollierst diese, um eine reibungslose Durchführung und Nachverfolgung zu gewährleisten. Du trägst Informationen zu strategisch relevanten Themen zusammen und erstellst eigenständig Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Analysen, Reports und Präsentationen für den Vorstand, die zur Unterstützung der Entscheidungsfindung dienen. Du bist erster Ansprechpartner für den Vorstand und fungierst als Bindeglied zwischen dem Vorstand und Office Management, um eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit sicherzustellen. Du erhältst tiefe Einblicke in alle Bereiche eines Start-ups und wirkst aktiv an der Weiterentwicklung von Strategien, Prozessen und Strukturen mit, indem du innovative Ideen einbringst und deren Umsetzung begleitest. Du koordinierst die interne und externe Kommunikation des Vorstandsvorsitzenden und stellst sicher, dass alle Stakeholder stets informiert und eingebunden sind. Du unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen und Reden für öffentliche Auftritte und interne Veranstaltungen des Vorstandsvorsitzenden. Du übernimmst eigenverantwortlich Sonderprojekte und Ad-hoc Aufgaben, die zur Entlastung des Vorstandsvorsitzenden beitragen.

Dein Profil

• Abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre, der Rechtswissenschaften, der Verwaltungswissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im Unternehmensberatungsumfeld.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache; weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.
• Sichere Beherrschung der gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) sowie Erfahrung mit modernen Kommunikationstools (z.B. Slack, Microsoft Teams).
• Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit sowie die Fähigkeit, vertrauliche Informationen sicher zu handhaben.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte schnell zu erfassen, strukturiert aufzubereiten und Prioritäten zu setzen.
• Belastbarkeit und Flexibilität, um auch in herausfordernden Situationen professionell und lösungsorientiert agieren zu können.
• Proaktive Einstellung und Eigeninitiative zur Unterstützung des Vorstandsvorsitzenden bei strategischen und operativen Aufgaben.
• Stark ausgeprägte Problemlösungsfähigkeiten und Kreativität bei der Entwicklung von effektiven Arbeitsprozessen und Strukturen.
• Fähigkeit zur Zusammenarbeit in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld und zur Adaption an wechselnde Anforderungen.

Warum neoshare?

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