Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung und übernehme Verantwortung für spannende Projekte.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen mit flachen Hierarchien und direkter Zusammenarbeit.
- Vorteile: Unbefristete Festanstellung, attraktive Vergütung und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Hohe Präsenz vor Ort während der Einarbeitung, flexible Homeoffice-Möglichkeiten danach.
- Warum dieser Job: Gestalte Prozesse aktiv mit und entwickle dich in einer verantwortungsvollen Rolle.
- Qualifikationen: Mehrjährige Erfahrung in Assistenz oder HR, Organisationstalent und IT-Affinität.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 47700 - 58300 € pro Jahr.
Für unsere Geschäftsführung suchen wir keine klassische Assistenz, die Termine verwaltet und Aufgaben abarbeitet.
Wir suchen eine erfahrene, souveräne Persönlichkeit, die mitdenkt, vorausdenkt, organisiert, priorisiert und Dinge selbstständig zum Abschluss bringt.
Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, bereitest Entscheidungen vor und nach, hältst Themen nach, koordinierst interne und externe Beteiligte und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft nichts verloren geht.
Gerade in der ersten Phase gehört auch das operative Backoffice sowie ein Teil unserer HR-Administration zu Deiner Verantwortung.
Ziel ist jedoch ausdrücklich, ein Team aufzubauen, um diese Aufgaben schrittweise abzugeben.
Wenn die Zusammenarbeit erfolgreich ist, erhältst Du nach der Probezeit die Möglichkeit, 1–2 weitere Mitarbeiter für Backoffice und Personal aufzubauen und die Teamleitung dieses Bereichs zu übernehmen.
- Tätigkeiten
- Deine Aufgaben
- Executive Assistance & Unterstützung der Geschäftsführung
- Enge operative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung
- Selbstständige Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Entscheidungen
- Nachhalten von Aufgaben, Entscheidungen, Deadlines und offenen Themen
- Koordination zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern, Dienstleistern und Geschäftspartnern
- Strukturierung und Priorisierung eingehender Themen
- Vorbereitung von Unterlagen, Übersichten, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen
- Eigenständige Übernahme und Koordination von Sonderthemen und Projekten
- Vorbereitung und Begleitung wichtiger Gespräche und Termine
- Sicherstellen, dass Vereinbarungen tatsächlich umgesetzt werden und nicht in irgendeinem digitalen Bermudadreieck verschwinden
- Organisation & Backoffice
In der ersten Phase übernimmst Du zusätzlich operative Verantwortung für unseren administrativen Bereich:
- Organisation und Weiterentwicklung interner Verwaltungsabläufe
- Vertrags- und Dokumentenmanagement
- Koordination von Reklamations-, Garantie- und Lieferantenfällen
- Bearbeitung administrativer Anfragen aus den Fachbereichen
- Kommunikation mit internen Teams, Dienstleistern und Vertragspartnern
- Aufbau klarer, digitaler und nachvollziehbarer Prozesse
- HR & People Operations
- Begleitung von Recruiting-Prozessen
- Koordination von Bewerbungsgesprächen und Kommunikation mit Bewerbern
- Organisation von On- und Offboarding
- Unterstützung der Geschäftsführung bei Personalthemen
- Perspektivisch Aufbau und Führung eines kleinen Backoffice-/HR-Teams
- Anforderungen
- Wen wir suchen
Du solltest bereits mehrere Jahre in einer verantwortungsvollen Rolle gearbeitet haben, beispielsweise als:
- Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung
- Senior Management Assistant
- Teamassistenz auf Geschäftsleitungs- oder Vorstandsebene
- kaufmännische Leitung eines kleineren administrativen Bereichs
- Senior Rolle im HR Bereich
Entscheidend ist für uns weniger Deine genaue Berufsbezeichnung als die Art, wie Du arbeitest.
Du passt besonders gut zu uns, wenn Du
- außergewöhnlich gut organisiert bist und auch bei vielen parallelen Themen den Überblick behältst
- Aufgaben erkennst, bevor man sie Dir erklären muss
- Informationen schnell erfassen, strukturieren und priorisieren kannst
- Dinge konsequent nachhältst und zuverlässig zum Abschluss bringst
- souverän mit Geschäftsführung, Mitarbeitern und externen Partnern kommunizierst
- vertrauliche Informationen absolut diskret behandelst
- eigenständig Entscheidungen innerhalb Deines Verantwortungsbereichs triffst
- sehr sorgfältig arbeitest, ohne Dich in unwichtigen Details zu verlieren
- Prozesse nicht einfach akzeptierst, sondern hinterfragst und verbesserst
- digitale Tools selbstverständlich nutzt und eine hohe IT-Affinität mitbringst
- Verantwortung suchst und nicht darauf wartest, dass Dir jede einzelne Aufgabe zugewiesen wird
- Fachliche Voraussetzungen
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in GF-Assistenz, Executive Assistance, Office Management oder einer vergleichbaren Position
- Sehr gute kaufmännische Kenntnisse
- Erfahrung mit administrativen HR-Prozessen
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365
- Erfahrung mit digitalen Organisations- und Projektmanagementsystemen
- Kenntnisse in Jira oder Confluence sind hilfreich, aber keine Voraussetzung
- Deutsch auf muttersprachlichem bzw. C2-Niveau
- Gutes Englisch in Wort und Schrift
- Team
- Was Dich bei uns erwartet
Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
Du bist nah an Entscheidungen und bekommst Einblick in nahezu alle Bereiche des Unternehmens.
Echter Gestaltungsspielraum
Du sollst Abläufe nicht nur verwalten, sondern verbessern und eigene Strukturen schaffen.
Klare Entwicklungsperspektive
Bei erfolgreicher Zusammenarbeit kannst Du nach der Probezeit den Bereich Backoffice / People Operations personell ausbauen und dessen Leitung übernehmen.
Verantwortung statt Beschäftigungstherapie
Wir suchen jemanden, der Themen eigenständig übernimmt und Ergebnisse produziert, nicht jemanden, der darauf wartet, beschäftigt zu werden.
Technologieorientiertes Umfeld
Du arbeitest in einem Unternehmen, in dem Digitalisierung nicht bedeutet, dass jemand ein Excel-Dokument auf Share Point hochgeladen hat.
Kurze Entscheidungswege
Flache Strukturen und direkter Austausch mit der Geschäftsführung.
- Unbefristete Festanstellung und attraktive Vergütung
- Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Firmenhandy
- Kostenlose Getränke und Snacks
- Kostenlose Parkplätze
- Regelmäßige Firmenevents
- Arbeitsort Vor Ort & Homeoffice
Diese Position lebt von der engen Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Team und ist deshalb ausdrücklich keine überwiegende Remote-Stelle.
Während der Probezeit arbeiten wir grundsätzlich vor Ort an unserem Standort in Karlsruhe.
Nach erfolgreicher Probezeit sind in der Regel 1–2 Homeoffice-Tage pro Woche möglich.
Insbesondere während des Aufbaus des Backoffice-/HR-Bereichs ist uns eine hohe Präsenz vor Ort wichtig.
Bewerbungsprozess
Nach der Sichtung deiner Bewerbungsunterlagen werden wir uns melden und ggf. einen Termin für ein erstes telefonisches Gespräch vereinbaren.
Executive Assistant / GF-Assistenz (gerne mit HR Erfahrung) mit Wachstumsperspektiven (m/w/d) in Karlsruhe Arbeitgeber: Netversor GmbH
Netversor ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Karlsruhe ein dynamisches und innovatives Arbeitsumfeld bietet. Mit einem starken Fokus auf Mitarbeiterentwicklung und einer offenen Unternehmenskultur fördern wir Kreativität und Teamarbeit, während wir gleichzeitig attraktive Benefits und flexible Arbeitszeiten anbieten. Hier haben Sie die Möglichkeit, in einem schnell wachsenden Unternehmen zu arbeiten, das modernste Technologien nutzt und Ihnen die Chance gibt, Ihre Karriere im IT-Bereich voranzutreiben.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant / GF-Assistenz (gerne mit HR Erfahrung) mit Wachstumsperspektiven (m/w/d) in Karlsruhe erhalten könntest
✨Trete lokalen HR-Events bei
Schau dir lokale Veranstaltungen und Messen zum Thema Personalmanagement an. Dort kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen und ein echtes Netzwerk aufbauen.
✨Nutze LinkedIn strategisch
Optimiere dein LinkedIn-Profil für Personalmanagement, indem du relevante Gruppen und Foren beitrittst. Engagiere dich in Diskussionen und poste Inhalte, die deine Expertise zeigen – das macht auf Netversor GmbH aufmerksam!
✨Sprich mit Karriereberatern deiner Hochschule
Wenn du frisch von der Uni bist, nutze die Karrieredienste deiner Hochschule. Sie haben oft Kontakte zu Firmen und können dir helfen, ein paar Türen zu öffnen.
✨Wende dich an Recruiter
Viele Unternehmen, auch Netversor GmbH, arbeiten mit Recruitern zusammen. Such dir Spezialisten für Personalmanagement und teile ihnen deine Karriereziele mit – sie haben oft Zugriff auf Positionen, die sonst nicht ausgeschrieben sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant / GF-Assistenz (gerne mit HR Erfahrung) mit Wachstumsperspektiven (m/w/d) in Karlsruhe mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deinen Lebenslauf hervor!:Im Personalmanagement ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine beruflichen Stationen aufzeigt, sondern auch deine Kenntnisse in den Bereichen Personalentwicklung und -management. Sei konkret, wenn du über deine Erfahrungen sprichst, zum Beispiel durch die Nennung von Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt warst.
Zeig deine Soft Skills!:Im Personalmanagement zählen Soft Skills oft mehr als Fachwissen. In deinem Anschreiben solltest du Beispiele einfügen, die deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Teamarbeit und deine Konfliktlösungsfähigkeiten zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Motivation auf den Punkt bringen!:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation für die Position bei Netversor GmbH klar darzulegen. Erkläre, warum du gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und welche Entwicklungsmöglichkeiten du dir erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und wirklich bei uns mitwirken möchtest.
Vergiss nicht, deine Erfolge zu quantifizieren!:In deiner Bewerbung kannst du durch Zahlen und Daten deine Erfolge unterstreichen. Zum Beispiel, wenn du durch ein neues Onboarding-Programm die Fluktuation um 20% gesenkt hast. Solche quantifizierbaren Erfolge sind im Personalmanagement besonders wertvoll und machen dich zu einem gefragten Kandidaten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Netversor GmbH vorbereitet
✨Sei bereit für Verhaltensfragen
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in spezifischen Situationen reagiert hast oder reagieren würdest. Denk an Beispiele, wo du Konflikte gelöst oder Teams motiviert hast!
✨Kenntnis aktueller HR-Tools
Stelle sicher, dass du dich mit den neuesten HR-Tools und Software-Anwendungen auskennst, die im Personalmanagement häufig verwendet werden. Sei bereit, konkret zu erläutern, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast oder für welche du dich interessiert hast!
✨Motivation und Lernbereitschaft zeigen
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird von dir erwartet, dass du langfristige Ziele und Ambitionen hast. Sprich darüber, was dich an dieser Position reizt und wie du dich weiterentwickeln möchtest. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation!
✨Frag nach der Unternehmenskultur
Eine passende Unternehmenskultur ist im Personalmanagement entscheidend. Stelle Fragen dazu, wie Netversor GmbH die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und welche Werte im Team wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und kann dir helfen zu erkennen, ob die Firma zu dir passt!
