Auf einen Blick
- Aufgaben: Halte unser Büro am Laufen und organisiere alle internen Prozesse.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen, das digitale Strategien für Kunden entwickelt.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, tolles Team und Raum für persönliche Entwicklung.
- Weitere Informationen: Gemeinschaftliches Arbeiten und regelmäßige Teamevents sind uns wichtig.
- Warum dieser Job: Werde zur Schlüsselperson in einem innovativen Umfeld und gestalte aktiv mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Office Management.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Deine Aufgaben
Du hältst den Laden am Laufen – und das ist keine Kleinigkeit. Hinter jedem gut funktionierenden Unternehmen steckt jemand, der die Dinge wirklich im Griff hat: Wer bestellt die Hardware, bevor sie jemand dringend braucht? Wer hat den Überblick über Versicherungen und Verträge? Wer sorgt dafür, dass Rechnungen raus sind und das Büro stets in Schuss? Bei uns bist du diese Person – und du bekommst dafür den Raum, den du verdienst.
Als Office & Operations Stratege (m/w/d) übernimmst du die operative Verantwortung für unser Büroumfeld und unsere internen Prozesse. Du arbeitest selbstständig, erkennst Handlungsbedarf bevor andere ihn sehen, und bringst Struktur in Bereiche, die sonst gerne im Hintergrund verschwinden.
Das machst du bei uns:
- Ausgangsrechnungen – Gemeinsam mit den Projektmanagern stellst du sicher, dass Rechnungen inhaltlich korrekt, buchhalterisch sauber und pünktlich beim Kunden ankommen. In Billomat prüfst du den Zahlungseingang und erstellst bei Bedarf Mahnungen.
- Verträge & laufende Kosten – Du behältst unsere laufenden Verträge im Blick: Telekommunikation (Mobilfunk & Festnetz), Kfz-Versicherungen und Stromverträge. Dazu prüfst du die Nebenkostenabrechnungen unseres Vermieters und klärst bei Bedarf direkt mit den jeweiligen Anbietern.
- Beschaffung von Verbrauchsmaterial & Hardware – Von Kaffee bis zum neuen Laptop: Du erkennst Bedarf, beschaffst bedarfsgerecht und koordinierst die sinnvolle Ausstattung aller Mitarbeitenden.
- Allgemeine Büroorganisation – Du behältst administrative Abläufe im Blick, erkennst Optimierungsbedarf und gestaltest Prozesse aktiv mit – ohne dass jemand fragen muss.
Deine Erfahrungen
Das solltest du mitbringen:
- Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung im Office Management, Assistenz oder in einer operativen Verwaltungsrolle
- Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise – du wartest nicht auf Ansagen, sondern handelst proaktiv
- Erfahrung im Umgang mit Dienstleistern, Lieferanten und Vertragspartnern
- Grundverständnis für Rechnungsstellung und kaufmännische Abläufe
- Verlässlichkeit und Diskretion – du weißt, dass Vertrauen die Basis für diese Rolle ist
- Gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
Unsere Werkzeuge
Mit diesen Tools wirst du arbeiten:
- Google Workspace (Gmail, Drive, Docs, Sheets) – unser tägliches Arbeitswerkzeug
- Slack – für die interne Kommunikation im Team
- Asana – für Aufgabenmanagement und Projektübersicht
- Notion – für Dokumentation und interne Wissensbasis
- Billomat oder vergleichbare Rechnungssoftware – für das Ausgangsrechnungsmanagement
- Personio – für HR-relevante Abläufe
Dein:e Kolleg:innen
Mit wem du es zu tun haben wirst:
- Unser Zahlen- & Admin-Team – deine engsten Verbündeten im operativen Alltag
- Projektmanager:innen und Koordinator:innen unserer Disziplinen
- Geschäftsführung – für alle Themen, die Entscheidungen erfordern
- Externe Dienstleister: Versicherungsmakler, Telekommunikationsanbieter, Hardwarelieferanten
Über uns
Wir machen unsere Kunden handlungsfähig in der digitalen Welt. Dafür brauchen wir praxiserfahrene Expert:innen für alle digitalen Disziplinen. Denn wir wissen, dass eine wirkliche Strategie nur dann entstehen kann, wenn alle Aspekte der digitalen Welt auch berücksichtigt sind. Unsere Leistungen umfassen Digital Analytics, Digital Business Planning, Projektmanagement, UX/Design, Entwicklung, Marketing und die Qualifizierung der Mitarbeiter:innen unserer Kunden. Wir haben Büros in Karlsruhe, Köln und Barcelona und neben den netzstrategen gehören weitere Unternehmen zu uns, mit denen wir gemeinsam die digitale Werkbank unserer Kunden und unserer eigenen Projekte komplettieren.
Unsere Kunden kommen aus den verschiedensten Branchen und Größen; wir arbeiten für globale Konzerne wie für kleine Feinkosthändler. Wir sind von allen Kunden und auch sonst finanziell unabhängig und können so mit einer klaren Haltung unsere Empfehlungen für Strategie und Umsetzung digitaler Projekte aussprechen. Einer unserer Werte, den unsere Kunden sehr schätzen.
Ehrlichkeit und Aufrichtigkeit sind uns enorm wichtig und wir leben diese und die weiteren unserer Werte im täglichen gemeinsamen Schaffen und Wirken. Wir kommen alle gerne ins Büro und mögen unsere Kunden sowie Kolleg:innen. Diese Gemeinschaft ist uns ein hohes Gut und in das investieren wir gerne Zeit und Energie - Arbeiten ist für uns mehr als nur Steine klopfen. :-)
Entscheidungen versuchen wir möglichst gemeinsam zu treffen; in unseren wöchentlichen Terminen, bei Mittagessen, in unseren regelmäßigen Plannings oder in unseren beiden jährlichen Firmen-Workshops, bei denen wir alle physisch und/oder virtuell zusammenkommen, um Zeit miteinander zu verbringen und die Firmen auf dem Kurs zu halten, dem wir folgen möchten.
Genau dein Ding? Dann freuen wir uns darauf von Dir zu hören!
Office & Operations Stratege (m/w/d) Arbeitgeber: netzstrategen Jobs
Als Arbeitgeber bieten wir dir die Möglichkeit, in einem dynamischen und unterstützenden Umfeld zu arbeiten, in dem deine Fähigkeiten als Office & Operations Stratege (m/w/d) geschätzt werden. Unsere offene Unternehmenskultur fördert Teamarbeit und persönliche Entwicklung, während wir dir durch regelmäßige Workshops und gemeinsame Entscheidungen die Chance geben, aktiv an der Gestaltung unserer Prozesse teilzuhaben. Zudem profitierst du von flexiblen Arbeitszeiten und einem modernen Büro in Karlsruhe, das eine inspirierende Atmosphäre für kreatives Arbeiten schafft.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office & Operations Stratege (m/w/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, dich mit dem Team oder den Projektmanagern auszutauschen, nutze sie. Zeige, dass du bereit bist, Verantwortung zu übernehmen und bringe deine Ideen ein, wie man Prozesse optimieren kann.
✨Tip Nummer 2
Networking ist alles! Knüpfe Kontakte zu anderen Mitarbeitenden und externen Dienstleistern. Je mehr du über die verschiedenen Bereiche und deren Herausforderungen weißt, desto besser kannst du Lösungen anbieten und dich als wertvolles Teammitglied positionieren.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine Erfahrungen im Office Management konkret darstellen kannst. Überlege dir Beispiele, die zeigen, wie du Probleme gelöst oder Prozesse verbessert hast – das kommt immer gut an!
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So zeigst du dein Interesse an der Stelle und wir können dich schneller in den Auswahlprozess einbeziehen. Außerdem hast du die Chance, dich von anderen Bewerbungen abzuheben.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office & Operations Stratege (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Mach es konkret!:Vermeide allgemeine Floskeln und geh ins Detail. Erzähl uns von konkreten Erfahrungen, die zeigen, dass du die Aufgaben als Office & Operations Stratege (m/w/d) meistern kannst. Das macht deinen Antrag viel überzeugender!
Achte auf die Struktur!:Eine klare Struktur in deinem Lebenslauf und Anschreiben hilft uns, schnell die wichtigsten Infos zu finden. Nutze Absätze und Aufzählungen, um deine Erfahrungen und Fähigkeiten übersichtlich darzustellen.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass wir alle Unterlagen direkt erhalten und nichts verloren geht!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei netzstrategen Jobs vorbereitet
✨Mach dich mit den Tools vertraut
Bevor du zum Interview kommst, solltest du dir einen Überblick über die Tools verschaffen, die im Job verwendet werden, wie Google Workspace, Slack und Asana. Zeige, dass du bereit bist, dich schnell einzuarbeiten und diese Tools effektiv zu nutzen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner bisherigen Erfahrung, in denen du proaktiv gehandelt hast oder Probleme gelöst hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Fähigkeiten im Office Management und in der Organisation zu demonstrieren.
✨Verstehe die Unternehmenswerte
Informiere dich über die Werte des Unternehmens, wie Ehrlichkeit und Aufrichtigkeit. Überlege dir, wie du diese Werte in deiner Arbeit umsetzen kannst und bringe das im Gespräch zur Sprache, um zu zeigen, dass du gut ins Team passt.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Erwartungen und Herausforderungen der Rolle zu erfahren. Fragen zu den internen Prozessen oder zur Teamdynamik sind immer gut!
