Mitarbeiter*in für die Büroleitung und Referent*in des Direktors (m/w/d)

Der Neue Berliner Kunstverein (n.b.k.) ist ein renommierter Ort zeitgenössischer Kunst- und Diskursproduktion. Die Institution wurde 1969 mit dem Ziel gegründet, bildende Kunst der Gegenwart einer breiten Öffentlichkeit zu präsentieren und beinhaltet neben Ausstellungsräumen die Sammlung des Video-Forums und der Artothek. Begleitend zu den Ausstellungen werden diskursive Veranstaltungen in Form von Vorträgen, Künstler*innengesprächen und Symposien durchgeführt.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir einen Mitarbeiterin für die Büroleitung und Referent*in des Direktors (m/w/d) (40 Stunden / Woche, 100 %).

Die Stelle umfasst folgende Aufgabenschwerpunkte:

• Büroleitung, Mitgliederbetreuung
• Organisation und Koordination von Büroabläufen und Team-Veranstaltungen, inkl. Protokollführung
• Mitgliederwerbung, -betreuung und -verwaltung
• Mitarbeit an der Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen (Mitglieder- und Gremienversammlungen)
• Verwaltung und Bearbeitung der eingehenden Telefonate, der Eingangspost sowie Korrespondenz (dt., engl.)
• Adressverwaltung (Geschäfts- und Mitgliederadressen, Adressen der Gremienvertreterinnen)
• Termin- und Fristenmanagement für alle Vereinsangelegenheiten
• Verwaltung und Pflege der Büromaterialien sowie der Schlüssel
• Organisation des Katalog- und Medienverkaufs sowie des Schriftenwechsels
• Bargeld-Kassenverwaltung
• Koordination und Anleitung des Aufsichtsteams
• Betreuung von Künstlerinnen-, Besucherinnen, Zulieferern und Handwerkerinnen sowie der n.b.k.-eigenen Gästewohnung
• Organisation und Buchung von Reise- und Unterkünften nach Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes für Gäste und Mitarbeiterinnen
• Koordination Leihverkehr und Versicherungen
• Anfragen um Kostenvoranschläge bei Speditionen in Absprache mit dem Produktionsbüro
• Transportorganisation in Absprache mit dem Produktionsbüro
• Organisation der Versicherungen und Koordination von Schadensregulation
• Organisation des Leihverkehrs und der Zustandsprotokolle
• Koordination des Zollverkehrs
• Korrespondenz

Referent*in des Direktors

• Organisation von Dienstreisen
• Terminverwaltung
• Vor- und Nachbereitung von Gesprächsterminen
• Recherche-Aufgaben
• Erarbeitung von Textvorlagen
• Korrespondenz

Angaben zum Unternehmen

Unternehmen: Neuer Berliner Kunstverein n.b.k.
Ansprechpartner: Anna Lena Seiser
Adresse: Chausseestraße 128/129, D 10115 Berlin
Telefon: 0302807020
E-Mail: nbk@nbk.org

Angaben zur ausgeschriebenen Stelle

Stellentyp: Vollzeit
Antrittstermin: 15.11.2023

Besondere Anforderungen

Ihr Profil:

• Abgeschlossenes Studium (BA/MA) im Bereich Kulturmanagement, Kunstgeschichte, Medien- und Kulturwissenschaft oder einem vergleichbaren Studiengang
• Erfahrungen im Kunst- und Ausstellungsbereich, in der Organisation und Koordination von Projekten und Veranstaltungen mit internationalen Teilnehmerinnen sind wünschenswert
• Ausgeprägte Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch (verhandlungssicher) werden vorausgesetzt
• Grundlegende Kenntnisse der zeitgenössischen Kunst und aktueller (politischer) Diskurse sind von Vorteil
• Hohe Flexibilität und Bereitschaft zur Anwesenheit auch außerhalb der gängigen Arbeitszeiten zu besonderen Anlässen wie Abendveranstaltung, Eröffnungen, u. ä.
• Teamfähigkeit, Sorgfalt und hohes Verantwortungsbewusstsein
• Die Fähigkeit eigenständig zu arbeiten und Strukturen zu etablieren
• Sehr gute mündliche wie schriftliche Kommunikationskompetenzen und hohe Stressresistenz sind von Vorteil
• Erfahrungen in der Abwicklung mit internationalen Speditionen wünschenswert
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit gängigen Computerprogrammen werden vorausgesetzt, Kenntnisse im Umgang mit Datenbanken wie FileMaker sind von Vorteil

Wir bieten:

Eine zunächst auf ein Jahr befristete Beschäftigung in Vollzeit (100%) mit Option auf Entfristung in einem interessanten Arbeitsumfeld und in einem engagiertem Team. Sie erwartet ein vielseitiges Aufgabengebiet mit großer Eigenverantwortlichkeit und zahlreichen Gestaltungsmöglichkeiten.

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung, unabhängig von Geschlechtsidentität, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung. Mit Ihrer Bewerbung erteilen Sie Ihr Einverständnis zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten bis zum Abschluss des Auswahlverfahrens. Vorstellungskosten können leider nicht übernommen bzw. erstattet werden. Wir freuen uns ab sofort auf Ihre aussagekräftige Bewerbung per E-Mail an nbk@nbk.org. Bewerbungsfrist ist der 29. Oktober 2023.