Workplace Specialist

Wir suchen eine warmherzige, proaktive und serviceorientierte Person, die unser Operations-Team verstärkt und das Herz unseres Hauptsitzes in Lausanne bildet. Diese Rolle ist für jemanden gedacht, der sich wirklich um Menschen kümmert, stolz auf einen gut geführten Raum ist und echte Zufriedenheit daraus schöpft, eine Umgebung zu schaffen, in der sich jeder wie zu Hause fühlt.

Sie werden eng mit dem Operations-Team zusammenarbeiten und eine Schlüsselpräsenz im Büro sein, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft und unser Arbeitsplatz immer organisiert, einladend und energetisierend wirkt. Tägliche Präsenz vor Ort ist erforderlich. Die Rolle beginnt mit 60-80% und bietet einen klaren Weg zur Vollzeitbeschäftigung, während Neural Concept weiter wächst.

Was Sie tun werden

• Das Büro jederzeit auf höchstem Standard halten: sauber, organisiert, gut bestückt und schön präsentiert.
• Mit Anbietern und Dienstleistern für Lieferungen, Catering, Wartung und andere Dienstleistungen koordinieren.
• Bedürfnisse proaktiv antizipieren und Probleme lösen, bevor sie das Team beeinträchtigen.
• Der vertrauenswürdige Ansprechpartner für die täglichen Bedürfnisse der Mitarbeiter sein.
• Die Einarbeitung unterstützen und neue Mitarbeiter vom ersten Tag an willkommen heißen.
• Alle Anfragen und sensiblen Informationen mit Sorgfalt, Diskretion und Vertraulichkeit behandeln.
• Besucher und Gäste mit Wärme und Professionalität empfangen und als Gesicht unseres Büros auftreten.
• Die Planung und Durchführung interner und externer Veranstaltungen unterstützen, von der Logistik und dem Aufbau bis hin zum Catering und der Koordination am Veranstaltungstag.
• Sicherstellen, dass die Besprechungsräume immer eingerichtet, einladend und technisch bereit sind.
• Unabhängig mit AV, Videokonferenzen, IT-Setups sowie KI-Tools, Agenten und Automatisierung arbeiten.

Wer Sie sind

• Ehrlich warmherzig, menschenorientiert, mit einem natürlichen Instinkt, anderen das Gefühl zu geben, willkommen und umsorgt zu sein.
• Erfahren in der Gastronomie, Bürokoordination oder einer kundenorientierten Service-Rolle; ein Hintergrund in einem Start-up oder einem schnelllebigen Umfeld ist von großem Vorteil.
• Proaktiv, praktisch und besitzergreifend: Sie erkennen, was zu tun ist, und handeln, ohne gefragt zu werden.
• Hochorganisiert, mit scharfem Blick für Details und Präsentation.
• Technikaffin und selbstständig mit AV, Konferenztools, IT-Setups sowie KI-Tools und Automatisierung.
• Vertraut mit alltäglichen Büro-Tools wie G-Suite, Slack und ähnlichen Plattformen.
• Diskret, zuverlässig und vertrauenswürdig in allen Situationen.
• Positiv und energiegeladen von schnelllebigen, dynamischen Umgebungen.
• Täglich vor Ort verfügbar, mit Flexibilität, gelegentlich die Arbeitszeiten für besondere Gäste oder Veranstaltungen zu verschieben.
• Fließend in Englisch und Französisch.

Wir sind stolz darauf, ein Arbeitgeber mit Chancengleichheit zu sein, und setzen uns dafür ein, eine vielfältige und integrative Umgebung zu schaffen, in der Sie gedeihen können.