Workplace Specialist

Wir suchen eine motivierte, proaktive und serviceorientierte Person, die unser Operations-Team verstärkt und sich um das tägliche Leben in unserem Hauptsitz in Lausanne kümmert. Diese Rolle ist für jemanden gedacht, der es wirklich genießt, sich um Menschen zu kümmern, stolz auf einen schön geführten Raum ist und echte Zufriedenheit darin findet, anderen ein Gefühl von Willkommenheit und Unterstützung zu geben.

In enger Zusammenarbeit mit dem Operations-Team werden Sie eine Schlüsselpräsenz im Büro sein, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft und unser Arbeitsplatz immer warm, organisiert und angenehm für alle ist. Eine tägliche Präsenz vor Ort ist erforderlich. Die Rolle beginnt in Teilzeit (60-80%) mit einem klaren Weg zur Vollzeit, während Neural Concept wächst.

Was Sie tun werden:

• Das Büro sauber, organisiert, gut ausgestattet und jederzeit auf höchstem Niveau präsentiert halten
• Mit Anbietern und Dienstleistern für Lieferungen, Catering, Zustellungen und Wartung koordinieren
• Proaktiv Bedürfnisse antizipieren und Probleme lösen, bevor sie das Team beeinträchtigen
• Die warme, zuverlässige Anlaufstelle für die täglichen Bedürfnisse der Mitarbeiter sein
• Onboarding unterstützen und neuen Mitarbeitern helfen, sich vom ersten Tag an wohlzufühlen
• Alle Anfragen und sensiblen Informationen diskret und vertraulich behandeln
• Alle Besucher und Gäste mit Wärme und Professionalität willkommen heißen und als Hauptansprechpartner fungieren
• Die Planung und Durchführung interner und externer Veranstaltungen unterstützen (Logistik, Aufbau, Catering, Koordination am Tag selbst)
• Sicherstellen, dass Besprechungsräume immer eingerichtet, einladend und technisch bereit sind
• Autonom mit AV-, Videokonferenz-Tools, IT-Setup und im Umgang mit KI-Tools, Agenten und Automatisierung

Wer Sie sind:

• Echte Wärme, eine menschenorientierte Einstellung und ein natürliches Gespür dafür, anderen ein Gefühl von Willkommenheit und Fürsorge zu geben
• Erfahrung in der Gastronomie, Bürokoordination oder einer kundenorientierten Service-Rolle; ein Hintergrund in einem Start-up oder einem schnelllebigen Umfeld ist ein großer Vorteil
• Proaktiv, praktisch und besitzergreifend; Sie antizipieren Bedürfnisse und handeln, ohne gefragt zu werden
• Hochorganisiert mit starkem Augenmerk auf Details und Präsentation
• Technikaffin und autonom im Umgang mit AV-, Konferenztools, IT-Setup und im Umgang mit KI-Tools und Automatisierung
• Versiert im Umgang mit gängigen Bürotools (MS Office, Slack und ähnliches)
• Diskret, vertrauenswürdig und zuverlässig in allen Umständen
• Positiv und wohlfühlend in einem schnelllebigen, dynamischen Umfeld
• Täglich vor Ort verfügbar, mit Flexibilität, um gelegentlich die Stunden für besondere Gäste oder Veranstaltungen anzupassen
• Fließend in Englisch und Französisch

Wir sind stolz darauf, ein Arbeitgeber mit Chancengleichheit zu sein, und setzen uns dafür ein, ein diverses und integratives Umfeld zu schaffen, in dem Sie gedeihen können.