Operations, Office & Talent Coordinator

Standort: Berlin, Deutschland (Vollzeit, Vor Ort)

Wir suchen einen engagierten und organisierten Operations & Talent Coordinator / Office Manager, der das Rückgrat der täglichen Abläufe unseres Teams bildet. Diese entscheidende Vor-Ort-Rolle unterstützt sowohl unsere Rekrutierungsbemühungen als auch den reibungslosen Betrieb unseres Büros in Berlin. Sie werden maßgeblich dazu beitragen, dass unsere Kandidaten und Mitarbeiter von Anfang an eine positive Erfahrung machen, indem Sie eine Vielzahl von administrativen und operativen Aufgaben übernehmen.

Hauptverantwortlichkeiten

• Rekrutierungsunterstützung
  • Überprüfung eingehender Lebensläufe auf wichtige Anforderungen und Unterstützung des ersten Screening-Prozesses.
  • Verwaltung der Terminplanung für Interviews, Anrufe und Meetings zwischen Kandidaten und Interviewern.
  • Aufrechterhaltung eines konsistenten Follow-ups mit allen Beteiligten (Kandidaten, Einstellungsleitern, Interviewern) und Weiterleitung von Anfragen an die entsprechenden Personen.
  • Koordination logistischer Details für den Rekrutierungsprozess, einschließlich der Buchung von Besprechungsräumen für persönliche Interviews und Begrüßung der Kandidaten.
  • Aktive Suche nach Kandidaten basierend auf klaren, definierten Anweisungen des Senior Recruiters.
• Betriebs- & Büromanagement
  • Zusammenarbeit mit dem Executive Assistant zur Sicherstellung der Einhaltung der dokumentierten regulatorischen Anforderungen der Organisation (z.B. Datenschutzprozesse und -dokumentation, Teamtrainings, Beschaffung und Überprüfung von Dienstleistungen).
  • Vorbereitung und regelmäßige Pflege der Geschäftsdokumentation, die für die Zertifizierungen der Organisation in Bezug auf Datensicherheit, Datenschutz, medizinische und klinische Qualität erforderlich ist.
  • Unterstützung bei der Durchführung von Aufgaben in Geschäfts-/Wachstums-/Marketingprojekten.
  • Verwaltung allgemeiner Büroverwaltungsaufgaben, einschließlich gemeinsamer Verantwortung für die Bearbeitung von Post (Abholung, Sortierung und Versand).
  • Koordination der Arbeitsplatzgestaltung für neue und bestehende Mitarbeiter, einschließlich Schreibtische, Stauraum und Übergabe sowie Unterstützung bei der notwendigen Hardware.
  • Unterstützung bei der Überprüfung von Compliance-Checklisten und Aufrechterhaltung der allgemeinen Organisation des Büros, einschließlich der Bestellung von Büromaterialien.
  • Verwaltung der Bestellung und Lagerung von Lebensmitteln und Getränken für das Büro-Team.

Ihr Profil

• Jahre an Erfahrung: Wir begrüßen sowohl Berufseinsteiger als auch Senioren - Sie können hier im Job fast alles lernen.
• Ein proaktiver und hochorganisierter Ansatz für administrative Aufgaben.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Fließende Englischkenntnisse sind zwingend erforderlich (Muttersprache oder C1/C2-Niveau), da dies die offizielle Sprache im Unternehmen ist.
• Kenntnisse in Deutsch.
• Komfortables Arbeiten in Vollzeit und vor Ort in unserem Berliner Büro.
• Nachgewiesene Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln.
• Vertrautheit mit grundlegender Bürosoftware (z.B. Google Workspace, Microsoft Office).

Warum wir?

Was wir bieten

• Eine Vollzeitstelle vor Ort in unserem modernen Büro in Berlin.
• Wettbewerbsfähiges Gehalt und Leistungspaket.
• Möglichkeiten zur beruflichen Entwicklung und Karrierewachstum im Bereich HR und Operations.
• Ein unterstützendes, vielfältiges und kollaboratives Teamumfeld.
• Die Chance, einen echten Einfluss auf das Wachstum und den Erfolg unserer Organisation zu haben.

Über uns

NeuroNation ist ein digitales Gesundheitsunternehmen mit der Mission, Millionen von Menschen zu helfen, ihre kognitive und psychische Gesundheit wiederzuerlangen, aufrechtzuerhalten und zu verbessern. Unterstützt von dem Ministerium für Forschung in mehreren Projekten, ausgezeichnet mit dem AOK-Leonardo - einem digitalen Präventionspreis, der vom Ministerium für Gesundheit gefördert wird - verfügen wir über die erforderlichen Ressourcen und Produkte, um unsere Mission gemeinsam mit Kliniken und Forschern weltweit zu verfolgen.

Warum Sie NeuroNation beitreten sollten

Bei NeuroNation schaffen wir nicht nur Produkte; wir verändern das Leben der Menschen wirklich. Unsere Mission, die kognitive Gesundheit durch wissenschaftlich fundiertes Gehirntraining zu revolutionieren, bedeutet, dass jede Herausforderung, die wir entwerfen, und jede Funktion, die wir entwickeln, einen Zweck hat. Wir möchten Einzelpersonen helfen, gesünder und erfüllter zu leben.

Beeindruckende Arbeit: Die Zusammenarbeit mit uns bedeutet, zu einem Produkt beizutragen, das die kognitive Gesundheit tiefgreifend beeinflusst. Unsere Gehirntrainingsprogramme, die auf modernster Neurowissenschaft und kognitiver Psychologie basieren, sind darauf ausgelegt, kognitive Funktionen zu verbessern, das Arbeitsgedächtnis zu steigern und die Lebensqualität unserer Nutzer zu erhöhen.

Inspirierendes Umfeld: Bei NeuroNation werden Sie Teil eines lebhaften Teams von leidenschaftlichen und innovativen Fachleuten. Wir glauben, dass Zusammenarbeit und Kreativität in einem unterhaltsamen und integrativen Umfeld gedeihen. Von Teambuilding-Aktivitäten bis hin zu spontanen Brainstorming-Sitzungen stellen wir sicher, dass die Arbeit sowohl produktiv als auch angenehm ist.

Arbeiten, wo Sie am besten gedeihen: Während unser Hauptsitz in Berlin, Deutschland, ist und unser Team über Europa verteilt ist, möchten wir, dass jeder dort arbeitet, wo er sich am produktivsten fühlt. Wenn Sie in Berlin ansässig sind, laden wir Sie herzlich ein, sich uns im Büro anzuschließen, um persönlich zusammenzuarbeiten und sich auszutauschen. Wenn Sie nicht in Berlin sind, können Sie gerne remote arbeiten - von einem unserer Büros, einem Co-Working-Space oder von zu Hause aus - überall innerhalb von ±2 Stunden von Berlin (MEZ).

Mit all unseren Tools in der Cloud und wöchentlichen Video-Meetings bleiben Sie unabhängig von Ihrem Standort verbunden, unterstützt und produktiv.

Flexible Arbeitszeiten: Unsere flexiblen Arbeitszeiten und die Remote-Arbeitsrichtlinie ermöglichen es Ihnen, Ihren Arbeitszeitplan an Ihren Lebensstil anzupassen, damit Sie Ihr Bestes geben können.