Family Office Manager (m/w/d) Finance & Administration

Das erwartet Dich bei uns

Zur Unterstützung einer Unternehmerfamilie suchen wir Dich als vertrauenswürdige, strukturierte und diskrete Persönlichkeit für unser Private Office. Du koordinierst eigenverantwortlich die privaten administrativen und finanziellen Themen der Familie, nimmst ihr den organisatorischen Alltag ab und sorgst dafür, dass alle Prozesse zuverlässig, fristgerecht und professionell laufen.

• Das Rechnungs- und Zahlungsmanagement inklusive Fristenkontrolle und digitaler Ablage liegt in Deiner Verantwortung.
• Für die Steuerberatung bereitest Du die Unterlagen vor und koordinierst die private Steuererklärung.
• Als Ansprechperson stehst Du Steuerberatern und Banken in laufenden Finanzthemen zur Seite.
• Die privaten Versicherungen verwaltest Du eigenständig und kümmerst Dich um Erstattungen, Policen und Fristen.
• Administrativ betreust Du das private Immobilienportfolio und koordinierst Dienstleister und Handwerker.
• Private Verträge und Abonnements behältst Du im Blick und optimierst laufende Kosten.
• Eine strukturierte digitale Dokumentenablage baust Du auf und pflegst sie fortlaufend.
• Du fungierst als zentrale Schnittstelle zu Behörden, Notaren und externen Dienstleistern.
• Bei administrativen Sonderprojekten und weiteren organisatorischen Themen unterstützt Du die Familie.

Das bringst Du mit

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Finanzen, Steuern oder Administration.
• Du bringst mehrjährige Erfahrung im Family Office, Private Office, in der Vermögensverwaltung, Steuerberatung oder im gehobenen Assistenzbereich mit.
• Du hast eine sehr hohe Zahlenaffinität und organisatorische Stärke.
• Absolute Diskretion und Integrität sind für Dich selbstverständlich.
• Du arbeitest eigenständig, strukturiert und proaktiv.
• Du gehst sicher mit Microsoft 365 sowie digitalen Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementsystemen um.
• Du verfügst über fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.

Das bieten wir Dir

• Direkte Zusammenarbeit mit einer Unternehmerfamilie.
• Aufbau und Mitgestaltung eines modernen Private Office / Family Office.
• Ein hohes Maß an Eigenständigkeit und Flexibilität erwartet Dich - fernab vom klassischen 9-to-5-Alltag.
• Abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit viel Gestaltungsspielraum.
• Kurze Entscheidungswege mit langfristiger Perspektive in einem stabilen Umfeld.
• Attraktive Vergütung entsprechend Verantwortung und Erfahrung.

Dein Weg zu uns

Der Upload Deiner Bewerbungsunterlagen mit Angabe Deines Eintrittstermins und Deiner Gehaltsvorstellungen dauert nur 2 Minuten. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion und Weltanschauung, ethnischer und sozialer Herkunft, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Join us! Wir freuen uns auf Dich!

Über uns

WE ARE THE PULSE OF BEAUTY Die New Flag GmbH gehört zu den „Movers & Shakers“ der Hair & Beauty Branche. Jeden Tag kreieren unsere 300 Mitarbeiter an mehreren Standorten in Europa und den USA neue Lieblingsprodukte und verleihen alltäglichen Gegenständen das Besondere Etwas. Zu unseren außergewöhnlichen Produkten gehören u.a.: invisibobble®, Tangle Teezer®, OLAPLEX®, Foamie®, Urban Alchemy®, Maria Nila®, evo®, Neqi Hair®, Living Proof® u.v.m. Hast Du Lust mit uns gemeinsam Euphorie in den Alltag zu bringen, indem wir mit den Gegebenheiten der Beauty-Industrie brechen und neue Wege einschlagen? Join the Force!