Executive-/ & Team Assistant m/w/d

Über New Wave Kreativmanufaktur

New Wave Kreativmanufaktur ist ein dynamisches und innovatives Studio für visuelles Kommunikationsdesign und kreative Produktion mit Sitz in Berlin. Wir unterstützen Mode-, Luxus-, Beauty- und Lifestyle-Marken dabei, ihre Markenwelten sichtbar, erlebbar und wirkungsvoll umzusetzen – von Pop-up-Events über kreative Sonderproduktionen bis hin zu großen Retail-Installationen. Mit unserem hohen Anspruch an Kundenzufriedenheit, unserer Liebe zum Detail und unserer Leidenschaft für innovative Lösungen schaffen wir langfristige, internationale Partnerschaften. Unser Ziel ist es, täglich Ergebnisse zu liefern, die Marken nicht nur präsentieren, sondern zum Leben erwecken.

Unser Ansatz, Kreation, Design, Handwerk und Produktion unter einem Dach zu vereinen, macht uns schnell, effizient und besonders nah an der Umsetzung. Ein Team aus kreativen und handwerklich starken Persönlichkeiten arbeitet gemeinsam daran, individuelle Lösungen in höchster Qualität und mit bestem Service zu realisieren.

Genau hier setzt diese Rolle an: Damit kreative Ideen auch operativ exzellent umgesetzt werden, suchen wir eine strukturierte, mitdenkende und verlässliche Persönlichkeit, die Geschäftsführung, Team und Projekte organisatorisch stärkt.

Deine Rolle bei New Wave

Als Executive-/ & Team Assistant bist du eine zentrale Schnittstelle im Unternehmen. Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft, hältst operative Themen zusammen und sorgst dafür, dass interne Abläufe, externe Kommunikation und administrative Prozesse zuverlässig funktionieren. Die Rolle ist bewusst hybrid angelegt: Sie kombiniert klassische Executive-Assistant-Aufgaben mit operativer Koordination, Prozessorganisation und Kommunikation mit Lieferanten, Dienstleistern, Behörden und internen Ansprechpartnern. Wir suchen keine reine Terminassistenz, sondern eine Person mit einem klaren "zwei Schritte voraus"-Mindset und proaktiver Einstellung: Du erkennst, was gebraucht wird, bevor es liegen bleibt. Du bringst Struktur in Themen, hältst Fristen nach und sorgst durch dein Verantwortungsgefühl dafür, dass Projekte umgesetzt werden und die Maschine läuft.

Aufgaben

• Steuerung und Optimierung interner Abläufe: Du unterstützt bei der Organisation und Koordination interner Prozesse und stellst sicher, dass interne Projekte, Aufgaben, Zuständigkeiten und nächste Schritte klar definiert sind. Dabei übernimmst du auch eigenständig Verantwortung für Optimierungsprojekte.
• Kommunikation mit Partnern und Behörden: Du übernimmst die verbindliche Kommunikation mit Partnern wie Versicherern, Behörden, Dienstleistern und weiteren externen Ansprechpartnern – schriftlich wie telefonisch. Dabei vertrittst du New Wave professionell, lösungsorientiert und mit dem richtigen Gespür für Tonalität.
• People-Projekte: Du wirkst an organisatorischen Initiativen mit und übernimmst eigenständig verschiedenste administrative HR-Aufgaben und -Projekte.
• Dokumentation und Fristenkontrolle: Du stellst sicher, dass Unterlagen vollständig, sauber abgelegt und jederzeit auffindbar sind. Gleichzeitig behältst du Fristen, Wiedervorlagen und To-dos im Blick und erarbeitest proaktiv an nächsten Schritten.
• Reise- und Logistikmanagement: Du koordinierst effiziente Reiseplanungen einschließlich nationaler und internationaler Reisepläne sowie Spesenmanagement.
• Kultur- und Teamrituale: Du leitest die Planung und Umsetzung von Teammeetings, Social Events und Offsites, um unsere lebendige Teamkultur zu stärken.

Qualifikation

• Berufserfahrung: Du bringst umfassende Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder bist Quereinsteiger(in) und fühlst dich aber in einem dynamischen, idealerweise kreativen Umfeld zu Hause und verfügst über einen nachweisbaren betriebswirtschaftlichen Hintergrund oder Erfahrungen in den genannten Tätigkeitsschwerpunkten.
• Kommunikationsstärke auf Deutsch und Englisch: Du drückst dich klar, sicher und professionell aus – sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.
• Schnelles Denken und flexible Arbeitsweise: Du findest dich schnell in neue Sachverhalte ein, erkennst Zusammenhänge und brauchst nicht für jeden Schritt eine ausführliche Anleitung.
• Organisation und Stakeholder-Management: Du kannst mehrere Themen, Ansprechpartner und Projekte gleichzeitig im Blick behalten.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools: Du arbeitest routiniert mit Google Workspace und Microsoft Office.
• Vertraulichkeit und Professionalität: Du weißt, dass in dieser Rolle sensible Informationen, vertrauliche Themen und interne Entscheidungen zusammenlaufen.

Benefits

• Faire Vergütung und Wertschätzung deiner Zeit: Wir bieten dir eine leistungsgerechte Bezahlung und eine faire Regelung zur Vergütung von Überstunden.
• Mobilität in Berlin: Nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit unterstützen wir dich mit einem Zuschuss BVG-Firmenticket.
• Sicherheit für die Zukunft: Nach einer entsprechenden Betriebszugehörigkeit bieten wir dir die Möglichkeit einer betrieblichen Altersvorsorge.
• Flexibilität im Arbeitsalltag: Mit Gleitzeit und einer definierten Kernarbeitszeit schaffen wir einen Rahmen, der Verlässlichkeit im Team mit persönlicher Flexibilität verbindet.
• Ein Team, das sich auf dich freut: Dich erwartet ein engagiertes, inspirierendes und herzliches Team.

Good to know

New Wave lebt von Menschen, die unterschiedliche Perspektiven, Talente und Erfahrungen einbringen. Genau diese Vielfalt macht unsere Arbeit kreativer, unsere Lösungen stärker und unser Miteinander lebendiger.

Wir freuen uns auf Menschen, die Lust haben, Teil unserer kreativen Gemeinschaft zu werden und New Wave mit ihrer Persönlichkeit, ihren Ideen und ihrem Anspruch weiterzuentwickeln.

Next Steps

Wir freuen uns dich kennenzulernen. Bitte schick uns hierfür deine Bewerbungsunterlagen inkl. deiner Gehaltsvorstellungen zeitnah zu. Wir melden uns dann so schnell wie möglich bei dir.