Administrative Specialist/Office Manager

Der Administrative Specialist/Office Manager spielt eine entscheidende Rolle im Büro des Präsidenten, indem er administrative Unterstützung bietet, wichtige Initiativen koordiniert und bei operativen Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Universitätsprogrammen und -veranstaltungen hilft. Diese Position dient als vertraulicher Ansprechpartner, indem sie direkte administrative Unterstützung und Unterstützung auf Führungsebene für den Chief of Staff und die hochrangigen Funktionen, die vom Chief of Staff überwacht werden, bereitstellt. Diese Vollzeitstelle ist eine zwölf (12) Monate dauernde Management Confidential-Position, die eine Präsenz vor Ort erfordert und nicht für ein Remote- oder Hybrid-Arbeitsmodell geeignet ist.

Administrative und operative Unterstützung

• Dient als erster Ansprechpartner, virtuell und persönlich, für das Büro des Präsidenten und bietet allen Besuchern und Interessengruppen eine einladende und professionelle Präsenz.
• Überwacht die täglichen Büroabläufe und Logistik, Einkauf, Budgetabstimmung einschließlich der Koordination gemeinsamer Räume und Ressourcen.
• Priorisiert und delegiert Aufgaben nach Bedarf, insbesondere während großer Projekte oder Veranstaltungen, und nutzt Unterstützung aus anderen Bereichen innerhalb der Universität, wenn dies angemessen ist.
• Koordiniert die Kommunikation zwischen dem Büro des Präsidenten, Kabinettsmitgliedern und anderen Abteilungen und stellt sicher, dass die institutionellen Ziele (Präsidentielle Ausschüsse) eingehalten werden.
• Verwaltet strategisch den Kalender des Chief of Staff, priorisiert dessen Zeit und plant Meetings sowie andere bevorstehende Aufgaben.
• Bietet hochrangige administrative Unterstützung, wie z.B. die Koordination von Meetings, das Verfassen von Mitteilungen, die Entwicklung von Agenden, das Zusammenfassen von Informationen und Daten zur Vorbereitung von Berichten und Präsentationen.

Strategische Koordination und Kommunikation

• Dient als Verbindung zwischen dem Büro des Präsidenten und der Universitätsleitung, Fakultät, Mitarbeitern, Studenten und externen Partnern.
• Unterstützt die Planung und Durchführung von universitätsweiten Initiativen, einschließlich Rückzugsorten, Foren und besonderen Projekten und Veranstaltungen.
• Überwacht Statusaktualisierungen und Projektverfolgung, um eine zeitgerechte Berichterstattung an den Chief of Staff sicherzustellen.
• Teilnahme an wichtigen Meetings, um Notizen zu erfassen, Aktionspunkte zu identifizieren und bei der Nachverfolgung und Ausführung zu helfen.
• Überwacht auf Anweisung die Kommunikation und Meetings und stellt sicher, dass Agenden, Protokolle und Nachverfolgungsmitteilungen reibungslos ausgeführt werden.
• Bietet flexible und positive Antworten unter den Unklarheiten und dem Druck eines dynamischen Umfelds mit häufigen Unterbrechungen und Fristen.

Vertraulichkeit und Diskretion

• Behandelt sensible und vertrauliche Angelegenheiten mit einem hohen Maß an Diskretion, Urteilsvermögen und Professionalität.
• Bewahrt die Vertraulichkeit in Bezug auf Personal-, Studenten-, Finanz-, Rechts- und strategische Angelegenheiten.
• Führt andere verwandte Aufgaben aus, wie erforderlich.

Mindestens erforderliche Qualifikationen

• Ein Mindestmaß an Bachelor-Abschluss von einer akkreditierten Hochschule oder Universität und drei (3) bis fünf (5) Jahren fortschreitender verantwortlicher Erfahrung in der Bereitstellung administrativer Unterstützung für das obere Management oder leitende Administratoren. ODER ein Associate-Abschluss von einer akkreditierten Hochschule oder Universität und fünf (5) bis sieben (7) Jahren fortschreitender verantwortlicher Erfahrung in der Bereitstellung administrativer Unterstützung für das obere Management oder leitende Administratoren.
• Gründliche Kenntnisse der Büropraktiken, Protokolle und Verfahren sowie der Ausrüstung.
• Beherrschung der MS Office Suite, einschließlich Word, Excel, Outlook und PowerPoint.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, schriftlich und mündlich, einschließlich Fähigkeiten zur Präsentation von Berichten.
• Starke Kundenservice- und Zuhörfähigkeiten.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, Aufgaben zu priorisieren und Fristen in einem schnelllebigen Umfeld einzuhalten.
• Extreme Aufmerksamkeit für Details.
• Fähigkeit, ein hohes Maß an Vertraulichkeit und Professionalität aufrechtzuerhalten.
• Fähigkeit, unabhängig und im Team zu arbeiten.
• Kulturelle Kompetenz und Fähigkeit, effektiv mit verschiedenen Interessengruppen zu kommunizieren.
• Fähigkeit, einen flexiblen Zeitplan zu haben, einschließlich gelegentlicher Abende und Wochenenden zur Unterstützung besonderer Projekte und Veranstaltungen.

Bevorzugte Qualifikationen

• Ein Mindestmaß an Bachelor-Abschluss von einer akkreditierten Hochschule oder Universität und drei (3) bis fünf (5) Jahren fortschreitender verantwortlicher Erfahrung in der Bereitstellung administrativer Unterstützung für das obere Management oder leitende Administratoren, vorzugsweise im Hochschulbereich, im Non-Profit-Bereich oder in einer Regierungs-/öffentlichen Einrichtung.
• Vertrautheit mit Projektmanagement-Tools-Software.