Program Assistant, Academics (m/f/d)

New York University (NYU) Berlin sucht einen Vollzeit-Program Assistant, Academics für das Academic Center, das sich in der Kulturbrauerei in Prenzlauer Berg, Berlin, befindet.

POSITION SUMMARY

Der Program Assistant, Academics ist eine Vollzeitstelle (40 Std./Woche) am Academic Center von NYU Berlin. In enger Zusammenarbeit mit dem akademischen Führungsteam des Standorts hilft der Program Assistant, akademische Dienstleistungen zu fördern, ein starkes Gemeinschaftsgefühl für Studierende und Dozenten zu schaffen und umfassende operative Unterstützung zu bieten. Zu den Hauptaufgaben gehören:

• Unterstützung bei der Durchführung des akademischen Orientierungsprogramms für Studierende.
• Unterstützung bei der Planung von außerschulischen Aktivitäten.
• Verfolgung des Studienfortschritts gemäß den Richtlinien von NYU.
• Beantwortung routinemäßiger akademischer Anfragen.
• Operative Unterstützung für Dozenten bezüglich Universitätssystemen und akademischer Kultur.
• Unterstützung des Site Directors bei administrativen Aufgaben.
• Hilfe bei der Erstellung schriftlicher akademischer Mitteilungen und Dokumentationen.

Dies ist eine auf 2 Jahre befristete Stelle mit der Möglichkeit einer Verlängerung. Bevorzugtes Startdatum: so bald wie möglich.

HAUPTAUFGABEN

• Unterstützung für Klassen und Dozenten (30%)
  • Informationen im elektronischen Kursregister von NYU pflegen und aktualisieren.
  • Technische Anleitung und Problemlösung für Dozenten bezüglich Lernmanagementsystemen (NYU Brightspace), audiovisueller Technologie im Klassenzimmer und Zoom.
  • Hilfe beim Korrekturlesen von 30 bis 40 Kurs-Syllabi pro Semester.
  • Unterstützung bei der Semesterplanung und der Zuteilung von Klassenräumen.
  • Hilfe bei der Verarbeitung von Studierendenbewertungen der Kurse.
• Akademische Unterstützung der Studierenden (30%)
  • Durchführung routinemäßiger individueller Check-ins mit Studierenden unter direkter Anleitung des Koordinators für akademische Dienste.
  • Eingabe und Pflege von Studierendendaten im elektronischen Studierendenregister von NYU unter strikter Einhaltung der EU-DSGVO und US-FERPA-Vorschriften.
  • Unterstützung von Studierenden bei akademischen Fragen.
  • Einhalten der akademischen Richtlinien von NYU und Überwachung des Studienfortschritts, einschließlich der Verfolgung von Anwesenheitsaufzeichnungen.
  • Hilfe bei der Integration von Austauschstudierenden in die Systeme und Programme von NYU.
  • Logistische Unterstützung für Zugänglichkeitsanpassungen für Studierende, Zusammenarbeit mit dem Moses Center von NYU zur Einrichtung von Prüfungsräumen und Aufsicht bei Prüfungen.
  • Begleitung und Beaufsichtigung von Studierenden bei außerschulischen Ausflügen und Exkursionen.
• Administrative Aufgaben (30%)
  • Durchführung von außerschulischen Aktivitäten und Bewertung, ob zusätzliche Veranstaltungen aufgrund von Studierendenanfragen oder aktuellen Entwicklungen erforderlich sind.
  • Informationen über potenzielle Austauschmöglichkeiten und Kooperationen mit lokalen Universitäten sammeln.
  • Unterstützung bei der Koordination von Fakultätsbesuchen aus New York und anderen akademischen Zentren.
  • Aktualisierung und Formatierung der akademischen Abschnitte der Website von NYU Berlin mit Hilfe anderer Mitarbeiter.
  • Erstellung und Einreichung akademisch fokussierter Inhalte für den Berliner Brief Newsletter und den offiziellen Instagram-Account.
  • Bereitstellung administrativer Unterstützung für das gesamte Akademikerteam und Durchführung wesentlicher Bürotätigkeiten, einschließlich Kopieren, Scannen, Versenden und digitaler Archivierung.
• Bibliotheksaufgaben (10%)
  • Überwachung der täglichen Abläufe im Bibliotheksbereich von NYU Berlin, einschließlich Buchausleihe und -regalierung.
  • Protokollierung und Aktualisierung der Bestände im elektronischen Katalogsystem der Bibliothek (Mandarin-Software).
  • Zusammenarbeit mit den Global Library Services von NYU bezüglich Innovationen bei der Bestellung von Büchern, im Bibliothekskatalogsoftware und zur weiteren Professionalisierung der Bibliothek von NYU Berlin.
  • Sammlung und Organisation von Kursbuchbestellungen von Dozenten vor jedem akademischen Semester.

ANFORDERUNGEN

• Erforderliche Ausbildung: Erfolgreicher Abschluss eines Hochschulstudiums.
• Erforderliche Erfahrung: Berufserfahrung in einem Forschungs-/akademischen Umfeld, einschließlich Praktika und studentischen Tätigkeiten.
• Erforderliche Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten:
  • Fließend in Deutsch und Englisch.
  • Fähigkeit, selbstbewusst mit Studierenden, Dozenten und hochrangigen Administratoren zu interagieren und Gruppen von bis zu 100-150 Personen anzusprechen.
  • Ausgezeichnete interkulturelle und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten.
  • Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und gleichzeitig ein kooperativer Teamplayer zu bleiben.
  • Engagement für Serviceexzellenz, qualitativ hochwertige Lösungen und hohe Detailgenauigkeit.
  • Hohe Flexibilität, einschließlich der Fähigkeit, einige Samstage im Jahr zu arbeiten.
  • Vertrautheit mit Präsentations-/Klassenzimmer-/Bürotechnologie.
  • Starkes Engagement für Zugänglichkeit, Vielfalt, Gleichheit, Inklusion, Zugehörigkeit und Nachhaltigkeit.
  • Vertrautheit mit macOS, Microsoft Windows, Google Suite und Microsoft Office.
• Erforderliche Arbeitserlaubnis: Eine gültige Arbeitserlaubnis für Deutschland bis zum Ende des Vertrags.
• Bevorzugte Erfahrung, Fähigkeiten und Fertigkeiten:
  • Frühere Erfahrung im Leben, Arbeiten oder Studieren im Ausland (vorzugsweise im Kontext von US-Universitäten).
  • Echtes Interesse daran, eine sehr vielfältige Gruppe internationaler Studierender und Dozierender jedes Semester kennenzulernen.
  • Erfahrung in der Erstellung und Bearbeitung von Texten in Englisch (z. B. Handbücher, Newsletter usw.).
  • Vertrautheit mit Adobe Creative Suite (z. B. InDesign).

VORTEILE

• Mentoring und regelmäßige Einzelgespräche mit Vorgesetzten.
• Eine spannende Gelegenheit, Teil eines dynamischen und wachsenden Programms des größten Anbieters für Studienaufenthalte weltweit zu sein.
• Befriedigende und bereichernde Arbeitserfahrung, die großartige Möglichkeiten für zusätzliches Lernen und Entwicklung bietet, einschließlich regelmäßiger Workshops und Zugang zu Plattformen für berufliche Weiterbildung.
• Möglichkeiten, eine Vielzahl übertragbarer Fähigkeiten zu erwerben und innerhalb der Organisation aufzusteigen.
• Kostenloses, rund um die Uhr verfügbares AXA-Mitarbeiterunterstützungsprogramm (EAP), das vertrauliche persönliche, finanzielle und rechtliche Beratung per Telefon, Chat oder App bietet.
• Mitarbeiterküche mit kostenlosem Kaffee, Tee und gesunden Snacks, ergänzt durch regelmäßige Caterings und Gebäck während Veranstaltungen.
• Häufige Gelegenheiten zum Teambuilding durch halbjährliche Feiern und Abendessen.

Über die New York University

Die New York University wurde 1831 gegründet und ist eine der größten und angesehensten privaten Universitäten in den Vereinigten Staaten. NYU hat ihren Sitz in New York, betreibt jedoch auch Zweigstellen und Forschungsprogramme in anderen Teilen der USA und weltweit. Als Gemeinschaft von Wissenschaftlern (Dozenten, Studierenden und Mitarbeitern), die unterschiedliche Hintergründe und historisch unterrepräsentierte Gruppen umfasst, engagiert sich NYU für eine Vielfalt von Standpunkten, Perspektiven und Ansätzen.

Über NYU Berlin

NYU Berlin ist einer der globalen Studienstandorte von NYU und bietet US-amerikanischen und anderen internationalen Studierenden die Möglichkeit, ein Semester in Berlin zu verbringen und dabei Credits für ihren Abschluss zu erwerben. Das Programm ist vollständig in das Curriculum von NYU integriert und richtet sich an BA-Studierende der Sozialwissenschaften, Kunst und Geisteswissenschaften, die Credits in ihrem Hauptfach erwerben möchten - einschließlich Kunst, Kunstgeschichte, Drama, Umweltstudien, Europastudien, Deutsch, Geschichte, Mathematik, Musik, Politik, Psychologie und Soziologie - während sie eine transformative Erfahrung im Ausland machen. Die meisten Kurse werden in Englisch unterrichtet. Seminare und Vorlesungen finden im akademischen Zentrum innerhalb des Komplexes der Kulturbrauerei in Prenzlauer Berg und im Kunst- und Dramastudio von NYU Berlin in Kreuzberg statt. Die Programmgroße beträgt 100 Studierende pro Semester sowie verschiedene Januar- und Sommerprogramme.

Zusätzliche Informationen

NYU ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, und verpflichtet sich zu einer Politik der gleichen Behandlung und Chancen in allen Aspekten seines Rekrutierungs- und Einstellungsprozesses, ohne Rücksicht auf Alter, Herkunft, Betreuungsstatus, Geburt, Staatsbürgerschaft, Hautfarbe, Glauben, Behinderung, Status als Opfer häuslicher Gewalt, ethnische Zugehörigkeit, Familienstand, Geschlecht und/oder Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Familienstand, Militärstatus, Herkunft, Elternstatus, Partnerschaftsstatus, genetische Merkmale, Schwangerschaft, Rasse, Religion, Entscheidungen zur reproduktiven Gesundheit, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Arbeitslosigkeitsstatus, Veteranenstatus oder einen anderen gesetzlich geschützten Grund. Alle interessierten Personen sind eingeladen, sich auf allen Ebenen zu bewerben.

Bitte konsultieren Sie die Datenverarbeitungsrichtlinien von NYU basierend auf den neuen Datenschutz-Grundverordnungen (DSGVO), die hier zu finden sind:

Ausgewählte Kandidaten werden gebeten, vor ihrem Vorstellungsgespräch zwei aktuelle Referenzen/Arbeitszeugnisse vorzulegen. Die Kandidaten müssen das uneingeschränkte Recht haben, in Deutschland zu arbeiten und zu leben, bevor sie eingestellt werden.

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung über das Online-Bewerbungsportal von NYU ein. Die Universität ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich für Gleichheit, Vielfalt und soziale Inklusion einsetzt.