Program Assistant, Operations (m/f/d)

New York University (NYU) Berlin sucht einen Vollzeit Program Assistant, Operations für das Academic Center in Prenzlauer Berg.

Die Position des Program Assistant, Operations ist eine Vollzeitstelle (40 Std./Woche) an den Standorten von NYU Berlin in Prenzlauer Berg und Kreuzberg. Die Position ist in einem lebendigen und vielfältigen professionellen Umfeld im Kontext der Hochschulbildung verankert. Der Program Assistant, Operations bietet umfassende administrative und operative Unterstützung für die Teams von NYU Berlin in den Bereichen Operations, Student Life und Academics und verwaltet die täglichen Büroarbeiten. Darüber hinaus unterstützt der Program Assistant das Personal und die Dozenten bei der Nutzung der hauseigenen Technologie. Sie arbeiten eng mit Mitgliedern des NYU Berlin-Teams zusammen, um einen reibungslosen Betrieb des Standorts sowie die erfolgreiche Durchführung aller Programme sicherzustellen. Dies ist eine auf zwei Jahre befristete Stelle mit der Möglichkeit einer Verlängerung.

Operations & Einkauf (40%)

• Unterstützung von Dozenten und Mitarbeitern bei AV-Setups und kleineren technischen Problemen.
• Kommunikation von Arbeitsaufträgen und ausstehenden Reparaturen an den Facility Manager und/oder Anbieter zur Unterstützung des Operations Managers, um eine zeitgerechte Fertigstellung sicherzustellen.
• Unterstützung des Operationsteams bei der Pflege genauer Inventarlisten für drei Einrichtungen.
• Unterstützung der Abteilung bei der Einhaltung von Vorschriften durch die genaue Vorbereitung und Pflege erforderlicher Dokumente für geplante Wartungen, alle Einkäufe und allgemeine Buchhaltung.
• Gelegentlich Teilnahme an Wartungsterminen.
• Erledigung anderer Aufgaben, die vom Operations Manager und dem Site Director zugewiesen werden.

Büromanagement & Administrative Unterstützung (40%)

• Pflege des Büromaterialbestands, der Akten und Aufzeichnungen sowie interner und externer Mailinglisten.
• Verwaltung und Weiterleitung von Post, Telefon- und E-Mail-Korrespondenz.
• Unterstützung bei der Planung der Belegung von Klassenräumen und Arbeitsbereichen von NYU Berlin.
• Koordination der Vermietung von Geräten (z.B. Schlüsseln für Schließfächer, Telefone und AV-Ausrüstung).
• Leitung von Studierenden, Dozenten und Gästen zu den entsprechenden Kontakten für spezifische Fragen.
• Tägliche Rundgänge in den Klassenräumen durchführen, um die Einsatzbereitschaft, allgemeine Sauberkeit und ordnungsgemäße Funktionalität aller Geräte sicherzustellen.
• Allgemeine Büroarbeiten und Besorgungen erledigen (z.B. Besuche bei der Post).

Unterstützung für Veranstaltungen, Orientierungen, Konferenzen, Sommerprogramme und J-Terms (20%)

• Unterstützung bei Buchungen und Reservierungen für Veranstaltungen, Klassenfahrten und studentische Exkursionen.
• Gelegentlich Begleitung von Studierenden bei außerschulischen Exkursionen, mit einem besonderen Fokus auf die logistischen und administrativen Aspekte.
• Logistische Unterstützung während Meetings oder besonderer Veranstaltungen (z.B. Catering, Raumaufbau) in Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und Anbietern.
• Zusammenarbeit mit dem Program Administrator, Global Research Initiatives bei der Durchführung von Konferenzen und akademischen Workshops.

POSITIONSVORAUSSETZUNGEN

Erforderliche Ausbildung

• Erfolgreicher Abschluss eines Bachelorstudiums.

Erforderliche Erfahrung

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Bereich Verwaltung oder in vergleichbaren Bereichen.
• Frühere Erfahrung im Leben, Arbeiten oder Studieren im Ausland (vorzugsweise in Nordamerika).

Erforderliches Wissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten

• Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse (zweisprachig bevorzugt).
• Exzellente interkulturelle und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Ausgefeilte Schreibfähigkeiten (in Englisch und Deutsch).
• Serviceexzellenz und professionelles Auftreten im Umgang mit einer vielfältigen Gruppe von Studierenden, Dozenten, Mitarbeitern und externen Anbietern.
• Starke Fähigkeit zur Priorisierung und Multitasking mit einem kreativen, positiven und proaktiven Ansatz zur Problemlösung, manchmal unter engen Fristen.
• Hohe Flexibilität und Aufmerksamkeit für Details.
• Starkes Teamgefühl sowie die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten.
• Bereitschaft, an einigen Samstagen im Jahr zu arbeiten.
• Starkes Interesse am US-Bildungssystem und an Hochschulbildung im Allgemeinen.
• Vertrautheit mit Präsentations-/Klassenzimmer-/Bürotechnologie.
• Vertrautheit mit macOS, Microsoft Windows, Google Suite und Microsoft Office.

Erforderliche Arbeitserlaubnis

• Eine bis Juli 2028 gültige Arbeitserlaubnis für Deutschland.

Bevorzugte Erfahrung, Fähigkeiten und Fertigkeiten

• Frühere Erfahrung in einem akademischen und serviceorientierten Umfeld.
• Echtes Interesse daran, jede Semester eine sehr vielfältige Gruppe internationaler Studierender und Dozierender kennenzulernen.
• Erfahrung mit Adobe Creative Suite.
• Engagement für die Werte von Zugänglichkeit, Vielfalt, Gleichheit, Inklusion, Zugehörigkeit und Nachhaltigkeit.

LEISTUNGEN

• Mentoring und regelmäßige Einzelgespräche mit Vorgesetzten.
• Eine spannende Gelegenheit, ein integraler Bestandteil eines dynamischen und wachsenden Programms des größten Anbieters für Studienaufenthalte weltweit zu sein.
• Belohnende und stärkende Arbeitserfahrung, die großartige Möglichkeiten für zusätzliches Lernen und Entwicklung bietet, einschließlich regelmäßiger Workshops und Zugang zu Plattformen für berufliche Weiterbildung.
• Gelegenheiten, eine Vielzahl übertragbarer Fähigkeiten zu erwerben und innerhalb der Organisation voranzukommen.
• Kostenloses, rund um die Uhr verfügbares AXA-Mitarbeiterunterstützungsprogramm (EAP), das vertrauliche persönliche, finanzielle und rechtliche Beratung per Telefon, Chat oder App bietet.
• Mitarbeiterküche mit kostenlosem Kaffee, Tee und gesunden Snacks, ergänzt durch regelmäßige Caterings und Gebäck während Veranstaltungen.
• Häufige Gelegenheiten zum Teambuilding durch halbjährliche Feiern und Abendessen.

ÜBER DIE NEW YORK UNIVERSITY

Die New York University wurde 1831 gegründet und ist eine der größten und renommiertesten privaten Universitäten in den Vereinigten Staaten. NYU hat ihren Sitz in New York, betreibt jedoch auch Zweigstellen und Forschungsprogramme in anderen Teilen der USA und weltweit. Als Gemeinschaft von Wissenschaftlern (Dozenten, Studierenden und Mitarbeitern), die unterschiedliche Hintergründe und historisch unterrepräsentierte Gruppen umfasst, engagiert sich NYU für eine Vielfalt von Standpunkten, Perspektiven und Ansätzen.

Über NYU Berlin

NYU Berlin ist einer der globalen Studienorte von NYU und bietet US-amerikanischen und anderen internationalen Studierenden die Möglichkeit, ein Semester in Berlin zu verbringen und dabei Credits für ihren Abschluss zu erwerben. Das Programm ist vollständig in das Curriculum von NYU integriert und richtet sich an BA-Studierende der Sozialwissenschaften, Kunst und Geisteswissenschaften, die Credits in ihrem Hauptfach erwerben möchten - einschließlich Kunst, Kunstgeschichte, Theater, Umweltstudien, Europastudien, Deutsch, Geschichte, Mathematik, Musik, Politik, Psychologie und Soziologie - während sie eine transformative Erfahrung im Ausland machen. Die meisten Kurse werden in Englisch unterrichtet. Seminare und Vorlesungen finden im akademischen Zentrum in Berlin-Prenzlauer Berg und im Kunst- und Theaterstudio von NYU Berlin in Berlin-Kreuzberg statt. Die Programmgröße beträgt 120 Studierende pro Semester sowie verschiedene Januar- und Sommerkurse.

Zusätzliche Informationen

NYU ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, und verpflichtet sich zu einer Politik der Gleichbehandlung und Chancengleichheit in jedem Aspekt seines Rekrutierungs- und Einstellungsprozesses, ohne Rücksicht auf Alter, Ausländerstatus, Betreuungsstatus, Geburt, Staatsbürgerschaft, Hautfarbe, Glauben, Behinderung, Status als Opfer häuslicher Gewalt, ethnische Zugehörigkeit, Familienstand, Geschlecht und/oder Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Familienstand, Militärstatus, Herkunft, Elternstatus, Partnerschaftsstatus, genetische Merkmale, Schwangerschaft, Rasse, Religion, Entscheidungen zur reproduktiven Gesundheit, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Arbeitslosigkeitsstatus, Veteranenstatus oder eine andere gesetzlich geschützte Grundlage. Alle interessierten Personen sind eingeladen, sich auf allen Ebenen zu bewerben.

Bitte konsultieren Sie die Datenschutzrichtlinien von NYU, die auf den neuen allgemeinen Datenschutzverordnungen (GDPR) basieren.

Ausgewählte Kandidaten werden gebeten, vor ihrem Vorstellungsgespräch zwei aktuelle Referenzen/Arbeitszeugnisse vorzulegen. Die Kandidaten müssen das uneingeschränkte Recht haben, in Deutschland zu arbeiten und zu leben, bevor sie eingestellt werden.

Standort

New York University Berlin - Academic Center, Schönhauser Allee 36, 10345 Berlin.

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung über das Online-Bewerbungsportal von NYU ein.

Die Universität ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich für Gleichheit, Vielfalt und soziale Inklusion einsetzt.