Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team bei der Verwaltung von Facility-Dokumenten und Kundenanfragen.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit einem unterstützenden und unternehmerischen Team.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt und ein schnelles Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Flexible Teilzeitstelle mit der Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld zu wachsen.
- Warum dieser Job: Erhalte praktische Erfahrungen in der Büroverwaltung und entwickle deine Fähigkeiten weiter.
- Qualifikationen: Erfahrung in der Büroverwaltung und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 13 - 16 € pro Stunde.
Wir suchen eine engagierte und professionelle Person, die unser Team in Teilzeit und unbefristet verstärkt, von Montag bis Freitag von 8:00 bis 12:00 Uhr, insgesamt 20 Stunden pro Woche.
WESENTLICHE AUFGABEN:
- Koordination mit dem Facility-Team bei der Verwaltung von objektrelevanten Dokumenten - Memoranden, Briefe, monatliche Berichte.
- Unterstützung bei der Überwachung von Helpdesk-Anfragen und Arbeitsaufträgen, um sicherzustellen, dass Anfragen verteilt und abgeschlossen werden.
- Unterstützung bei der Hospitality und Konfiguration von Besprechungsräumen.
- Unterstützung bei der Verwaltung von Schreibtisch- und Raumreservierungen.
- Gegebenenfalls Unterstützung bei der Organisation von Kurierdiensten und/oder Taxis.
- Verwaltung der Zuweisung von Mitarbeiter-Schließfächern und/oder Sitz-/Bürozuweisungen vor Ort.
- Pflege der Liste und Unterstützung bei der Verteilung von Sicherheitszugangskarten, Ersatzkarten und/oder Deaktivierungen.
- Koordination von Mieteranfragen bezüglich der Betriebsabläufe und Verwaltung des Objekts.
- Aufrechterhaltung eines professionellen Erscheinungsbildes gegenüber internen und externen Anrufern.
- Kontakt mit dem Vermieter bezüglich angeforderter Dienstleistungen und/oder Arbeitsaufträge durch Mieter.
- Nachverfolgung bei Vermietern oder Immobilienvertretern, wie erforderlich.
- Zusammenstellung von Informationen, Vorbereitung und Aktualisierung von Berichten oder Bearbeitung anderer Dokumente nach Bedarf: Versicherungszertifikate von Anbietern, Dienstleistungsverträge von Anbietern, Rechnungen und Serviceprotokolle von Anbietern, Notruflisten für das Objekt, Kontaktlisten von Mietern usw.
- Entwicklung und Pflege von Ablagesystemen und Nachverfolgungssystemen für Berichte und Dokumente, die oben genannt sind.
- Unterstützung der Facility Manager bei der jährlichen Budgetvorbereitung und -entwicklung.
- Unterstützung des Facility Managers bei der Erstellung monatlicher Berichte auf Anfrage.
- Gegebenenfalls Unterstützung im Rechnungsprozess der Anbieter.
- Kann als Vertretung für die Empfangskraft angefordert werden.
- Überwachung von Kopier- und Postverteilungen innerhalb der zuständigen Abteilung.
- Überwachung und Bestellung allgemeiner Büromaterialien, Verbrauchsmaterialien und PSA nach Bedarf.
- Überwachung und Bestellung von Vorräten für die Küche nach Bedarf.
- Kontaktaufnahme und Koordination mit Anbietern zur Wartung oder Reparatur von Geräten auf Anfrage.
- Koordination mit dem Facility Manager und Unterstützung bei vor Ort stattfindenden EH&S-Aktivitäten, Kommunikation und Durchsetzung von Richtlinien.
- Kann andere zugewiesene Aufgaben ausführen.
FÄHIGKEITEN, AUSBILDUNG & ERFAHRUNG:
- Erfahrung im Facility-/Büromanagement und in der Gebäudeoperation bevorzugt.
- Ausgezeichnete Kommunikations-, Schreib- und Organisationsfähigkeiten.
- Fließend in schriftlichem und mündlichem Englisch und Deutsch.
- Starke Fähigkeit zum Multitasking.
- Ausgezeichnete Kundenservicefähigkeiten.
- Versiert in MS Word, MS Excel, Outlook.
- Fähigkeit, selbstständig mit minimaler Aufsicht zu arbeiten.
- Detailgenauigkeit.
WAS WIR BIETEN:
- Schnelles Arbeitsumfeld.
- Unternehmerisches und unterstützendes Team.
- Wettbewerbsfähiges Gehalt.
Facilities Assistant Arbeitgeber: Newmark
NewMark ist ein hervorragender Arbeitgeber, der dir als Werkstudent die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und inspirierenden Umfeld zu arbeiten. Du profitierst von der Expertise erfahrener Kolleginnen und Kollegen, hast die Chance, schnell Verantwortung zu übernehmen und erhältst Einblicke in spannende Projekte im Finanzsektor. Zudem fördern wir eine positive Arbeitskultur mit regelmäßigen Teamevents und flexiblen Arbeitszeiten, die sich gut mit deinem Studium vereinbaren lassen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Facilities Assistant erhalten könntest
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Facilities Assistant interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zu den Aufgaben, die dich erwarten.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking! Sprich mit Leuten, die bereits im Unternehmen arbeiten oder in der Branche tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Firma und überlege dir, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zu den Anforderungen der Stelle passen. Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Das macht es einfacher für uns, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicherstellen, dass du alle erforderlichen Informationen bereitstellst.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Facilities Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach jemandem, der nicht nur die Anforderungen erfüllt, sondern auch gut ins Team passt.
Betone deine Fähigkeiten:Stell sicher, dass du in deinem Anschreiben und Lebenslauf deine relevanten Fähigkeiten und Erfahrungen hervorhebst. Zeig uns, wie deine bisherigen Tätigkeiten dich auf die Rolle als Facilities Assistant vorbereiten.
Achte auf Details:Überprüfe deine Bewerbung gründlich auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Ein sauberer und professioneller Auftritt ist wichtig, besonders in einer Rolle, die Organisation und Kommunikation erfordert.
Bewirb dich über unsere Website:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell und effizient bei uns ankommt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Newmark vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben und Anforderungen des Facilities Assistant vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den beschriebenen Aufgaben passen und bereite Beispiele vor, die das zeigen.
✨Kommunikationsfähigkeiten zeigen
Da die Kommunikation eine Schlüsselkompetenz für diese Position ist, übe, klar und präzise zu sprechen. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Kommunikationsfähigkeiten und deinen Umgang mit verschiedenen Stakeholdern testen.
✨Multitasking demonstrieren
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, in denen du erfolgreich mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigt hast. Zeige, dass du auch unter Druck organisiert und effizient arbeiten kannst.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige durchdachte Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
