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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere den Empfang, verwalte Besucher und unterstütze die Bürooperationen.
- Arbeitgeber: Wir sind ein dynamisches Unternehmen in Frankfurt, das Wert auf eine positive Arbeitsumgebung legt.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeiten, modernes Büro, Teambuilding-Aktivitäten und ein wettbewerbsfähiges Gehalt.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und verbessere die Arbeitsplatzsicherheit und Effizienz.
- Gewünschte Qualifikationen: Gute Deutsch- und Englischkenntnisse, IT-Kenntnisse und Kundenorientierung sind erforderlich.
- Andere Informationen: Erfahrung im Bereich Gesundheit und Sicherheit ist von Vorteil.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir suchen einen hochorganisierten und serviceorientierten Facilities Coordinator, um den effizienten Betrieb unseres Büros in Frankfurt zu unterstützen.
JOBBESCHREIBUNG: Diese Rolle dient als wichtiger Ansprechpartner für Mitarbeiter, Besucher, Anbieter und das globale Facility Management-Team, um sicherzustellen, dass der Arbeitsplatz einladend, konform und auf dem höchsten Standard funktioniert.
WESENTLICHE AUFGABEN:
- Front-of-House & Bürooperationen: Besucher willkommen heißen und registrieren, Zugangsdaten verwalten und sicherstellen, dass die Besucher über Sicherheitsprotokolle informiert sind.
- Eingehende Anrufe bearbeiten, Anfragen weiterleiten und Aufzeichnungen über tägliche Bürobesuche und Zugangsdaten führen.
- Den Empfangsbereich verwalten, Post-/Kurierlieferungen koordinieren und sicherstellen, dass die Abholzeiten mit den internen Richtlinien übereinstimmen.
- Als primärer Ansprechpartner für alle bürobezogenen Bedürfnisse fungieren und mit internen Abteilungen (z. B. HR, IT, Sicherheit) koordinieren.
- Administrative Unterstützung für den stellvertretenden Facility Manager und die Aufsichtsebenen der Betriebsabläufe bieten.
- Facility- und Anbieterkoordination: Unterstützung bei der Implementierung und Pflege von Facility Management-Prozessen, die mit globalen Standards übereinstimmen.
- Mit Anbietern und Auftragnehmern für routinemäßige Wartung, Reparaturen und Dienstleistungen kommunizieren.
- Alle operativen und Wartungsaktivitäten über FMIS oder gleichwertige Systeme protokollieren und verfolgen.
- Das globale FM-Team bei der Datensammlung für Dashboards und Berichterstattung unterstützen.
- Kann anderen Facility-Mitarbeitern bei der Umsetzung und Organisation interner und zwischen Gebäuden helfen.
- Kann als Backup-Ansprechpartner für andere interne Unterstützungsgruppen arbeiten.
- Zertifikate von Versicherungen von Anbietern abrufen und eine aktive Datenbank pflegen.
- Bei der Initiierung von Bestellungen nach Anfrage des Managements oder anderer beteiligter Parteien helfen.
- Rechnungen von Anbietern codieren und verarbeiten, Rechnungen in das Buchhaltungssystem eingeben und Monatsabschlüsse durchführen.
- Gesundheit, Sicherheit & Compliance: Als Gesundheits- und Sicherheitskoordinator (nach Schulung) fungieren, EHS-Aktivitäten, Kommunikation und Durchsetzung von Richtlinien unterstützen.
- Periodische Sicherheitsinspektionen und Risikobewertungen durchführen oder daran teilnehmen.
- Sicherheitsprobleme identifizieren, Vorgesetzte benachrichtigen und Korrekturmaßnahmen nachverfolgen.
- Dokumentation im Zusammenhang mit der Sicherheit von Besuchern, der Einhaltung von Anbietern (z. B. IMSS/SUA-Dokumentation) und der Vorfallberichterstattung pflegen.
- Mit dem Ausschuss für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz koordinieren und an Untersuchungen und präventiven Maßnahmen teilnehmen.
- Zusätzliche Verantwortlichkeiten: Interne Kommunikationskanäle (z. B. Slack) für Facility-Updates und -Warnungen besitzen und verwalten.
- Kontinuierlich Möglichkeiten zur Verbesserung der Sicherheit, des Komforts und der betrieblichen Effizienz am Arbeitsplatz identifizieren.
- Management bei der jährlichen Erstellung und Entwicklung des Betriebshaushalts unterstützen.
- Mit dem Facility Management zusammenarbeiten, um die Durchführung aller speziellen Projektarbeiten sicherzustellen.
FÄHIGKEITEN, AUSBILDUNG UND ERFAHRUNG:
- Hervorragende Kundenorientierung
- Gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache
- Flexibel und energiegeladen
- Präsenz vor Ort während der Arbeitszeiten
- Gute Kommunikationsfähigkeiten, sowohl mündlich als auch schriftlich
- IT-affin (MS Suite einschließlich Teams, Google Suite und macOS)
- Vorherige Schulung im Bereich Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz ist von Vorteil
ARBEITSUMFELD:
- Wettbewerbsfähiges Gehalt
- Diskretionärer Bonus
- Modernes Arbeitsumfeld
- Unterstützende und kundenorientierte Umgebung
- Teambuilding-Aktivitäten
- Sicherheitskultur
Facilities Co-ordinator (Administrator) Arbeitgeber: Newmark
Kontaktperson:
Newmark HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Facilities Co-ordinator (Administrator)
✨Tip Nummer 1
Netzwerken ist entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen Mitarbeitern von StudySmarter zu verbinden. Stelle Fragen über die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Rolle, um einen besseren Eindruck zu bekommen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in der Kundenbetreuung und Organisation unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die neuesten Trends im Bereich Facility Management und Sicherheit. Zeige dein Interesse an kontinuierlicher Weiterbildung und wie du diese Kenntnisse in die Rolle einbringen kannst.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und zeige Initiative! Wenn du die Möglichkeit hast, Vorschläge zur Verbesserung der Büroorganisation oder Sicherheitsprotokolle zu machen, bringe diese Ideen im Gespräch ein, um dein Engagement zu demonstrieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Facilities Co-ordinator (Administrator)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Rolle: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben des Facilities Coordinators. Überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu diesen Anforderungen passen.
Betone relevante Erfahrungen: Hebe in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine Erfahrungen hervor, die direkt mit den Aufgaben des Jobs zu tun haben, wie z.B. Kundenservice, Büroorganisation oder Koordination mit Dienstleistern.
Verfasse ein überzeugendes Anschreiben: Schreibe ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Position und dein Interesse an der Arbeit im Facility Management unterstreicht. Zeige, dass du die Werte des Unternehmens teilst und bereit bist, zur Verbesserung des Arbeitsplatzes beizutragen.
Prüfe deine Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass dein Lebenslauf aktuell ist und alle relevanten Informationen enthält.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Newmark vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Sei bereit, Fragen zu deiner Erfahrung im Bereich Facility Management und Kundenservice zu beantworten. Überlege dir Beispiele aus der Vergangenheit, die deine Fähigkeiten in der Organisation und Koordination zeigen.
✨Kenntnis der Sicherheitsprotokolle
Informiere dich über die Sicherheitsprotokolle und -richtlinien, die in der Branche üblich sind. Zeige während des Interviews, dass du die Bedeutung von Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz verstehst und bereit bist, diese zu unterstützen.
✨Kommunikationsfähigkeiten demonstrieren
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise sprechen. Übe, wie du Informationen effektiv weitergeben kannst, sowohl mündlich als auch schriftlich.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Unternehmenskultur, indem du Fragen stellst, die sich auf Teamarbeit, Unterstützung und Sicherheitskultur beziehen. Dies zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch an der Integration in das Team.
