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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere den Empfang, verwalte Besucher und unterstütze die Bürooperationen.
- Arbeitgeber: Ein modernes Unternehmen in Frankfurt, das Wert auf Sicherheit und Effizienz legt.
- Mitarbeitervorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, Boni, modernes Arbeitsumfeld und Teambuilding-Aktivitäten.
- Warum dieser Job: Gestalte eine einladende Arbeitsumgebung und arbeite in einem unterstützenden Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Gute Deutsch- und Englischkenntnisse, Kundenorientierung und IT-Kenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Flexibilität und Präsenz vor Ort während der Arbeitszeiten sind wichtig.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir suchen einen hochorganisierten und serviceorientierten Facilities Coordinator zur Unterstützung des effizienten Betriebs unseres Frankfurter Büros.
JOBBESCHREIBUNG: Diese Rolle dient als wichtiger Ansprechpartner für Mitarbeiter, Besucher, Anbieter und das globale Facility Management-Team, um sicherzustellen, dass der Arbeitsplatz einladend, konform und auf dem höchsten Standard funktioniert.
WESENTLICHE AUFGABEN:
- Besucher willkommen heißen und registrieren, Zugangsdaten verwalten und sicherstellen, dass die Besucher über Sicherheitsprotokolle informiert sind.
- Eingehende Anrufe bearbeiten, Anfragen weiterleiten und Aufzeichnungen über tägliche Bürobesuche und Zugangsprotokolle führen.
- Den Empfangsbereich verwalten, Post-/Kurierlieferungen koordinieren und sicherstellen, dass die Abholpläne mit den internen Richtlinien übereinstimmen.
- Als primärer Ansprechpartner für alle bürobezogenen Bedürfnisse fungieren und mit internen Abteilungen (z. B. HR, IT, Sicherheit) koordinieren.
- Administrative Unterstützung für den Assistenten des Facility Managers und die Vorgesetzten der Facility-Operationen bereitstellen.
- Die Implementierung und Wartung von Facility Management-Prozessen unterstützen, die mit globalen Standards übereinstimmen.
- Mit Anbietern und Auftragnehmern für routinemäßige Wartung, Reparaturen und Dienstleistungen kommunizieren.
- Alle operativen und Wartungsaktivitäten über FMIS oder gleichwertige Systeme protokollieren und verfolgen.
- Das globale FM-Team bei der Datensammlung für Dashboards und Berichterstattung unterstützen.
- Bei Bedarf anderen Facility-Mitarbeitern bei der Umsetzung und Organisation interner und zwischen Gebäuden zu helfen.
- Zertifikate von Versicherungen von Anbietern abrufen und eine aktive Datenbank pflegen.
- Bei Bedarf die Initiierung von Bestellungen unterstützen.
- Rechnungen von Anbietern codieren und verarbeiten sowie Rechnungen in das Buchhaltungssystem eingeben und die Monatsabrechnung durchführen.
- Als Gesundheits- und Sicherheitskoordinator fungieren (nach Schulung), EHS-Aktivitäten, Kommunikation und Durchsetzung von Richtlinien unterstützen.
- Periodische Sicherheitsinspektionen und Risikobewertungen durchführen oder daran teilnehmen.
- Sicherheitsprobleme identifizieren, Vorgesetzte benachrichtigen und Korrekturmaßnahmen nachverfolgen.
- Dokumentation im Zusammenhang mit der Sicherheit von Besuchern, der Einhaltung von Anbietern (z. B. IMSS/SUA-Dokumentation) und der Vorfallberichterstattung pflegen.
- Mit dem Ausschuss für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz koordinieren und an Untersuchungen und präventiven Maßnahmen teilnehmen.
- Interne Kommunikationskanäle (z. B. Slack) für Facility-Updates und -Warnungen besitzen und verwalten.
- Kontinuierlich Möglichkeiten zur Verbesserung der Sicherheit, des Komforts und der betrieblichen Effizienz am Arbeitsplatz identifizieren.
- Management bei der Vorbereitung und Entwicklung des jährlichen Betriebshaushalts unterstützen.
- Mit dem Facility Management zusammenarbeiten, um die Durchführung aller zugewiesenen Sonderprojekte sicherzustellen.
FÄHIGKEITEN, AUSBILDUNG UND ERFAHRUNG:
- Hervorragende Kundenorientierung
- Gute Kenntnisse in Deutsch und Englisch
- Flexibel und energiegeladen
- Präsenz vor Ort während der Arbeitszeiten
- Gute Kommunikationsfähigkeiten, sowohl mündlich als auch schriftlich
- IT-affin (MS Suite einschließlich Teams, Google Suite und macOS)
- Vorherige Schulung im Bereich Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz ist von Vorteil
ARBEITSUMFELD:
- Wettbewerbsfähiges Gehalt
- Diskretionärer Bonus
- Modernes Arbeitsumfeld
- Unterstützende und kundenorientierte Umgebung
- Teambuilding-Aktivitäten
- Sicherheitskultur
Facilities Coordinator Arbeitgeber: Newmark
Kontaktperson:
Newmark HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Facilities Coordinator
✨Tip Nummer 1
Netzwerke mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern von StudySmarter. Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle des Facilities Coordinators zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, in einem Vorstellungsgespräch Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten und deinen Kundenfokus zu teilen. Überlege dir konkrete Situationen, in denen du erfolgreich Probleme gelöst oder die Effizienz am Arbeitsplatz verbessert hast.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die neuesten Trends im Bereich Facility Management und Sicherheit. Zeige dein Interesse an kontinuierlicher Weiterbildung und wie du diese Kenntnisse in die Rolle einbringen kannst.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, während des Bewerbungsprozesses Fragen zu stellen, die dein Verständnis für die Rolle und die Erwartungen an den Facilities Coordinator zeigen. Dies zeigt dein Engagement und deine proaktive Haltung.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Facilities Coordinator
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Rolle: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben des Facilities Coordinators. Überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu diesen Anforderungen passen.
Betone relevante Erfahrungen: Hebe in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine Erfahrungen hervor, die direkt mit den Aufgaben eines Facilities Coordinators verbunden sind, wie z.B. Kundenservice, Büroorganisation und Koordination mit Dienstleistern.
Schreibe ein überzeugendes Anschreiben: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Position und dein Interesse an der Arbeit im Frankfurter Büro unterstreicht. Zeige, dass du die Werte des Unternehmens teilst und bereit bist, zur Verbesserung des Arbeitsplatzes beizutragen.
Prüfe deine Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf aktuell ist und keine Rechtschreibfehler enthält.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Newmark vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Sei bereit, Fragen zu deiner Erfahrung im Bereich Facility Management und Kundenservice zu beantworten. Überlege dir Beispiele aus der Vergangenheit, die deine Fähigkeiten in der Organisation und Kommunikation zeigen.
✨Kenntnis der Sicherheitsprotokolle
Da die Rolle auch die Verantwortung für Gesundheit und Sicherheit umfasst, solltest du dich mit den grundlegenden Sicherheitsprotokollen vertraut machen. Zeige, dass du die Bedeutung von Sicherheit am Arbeitsplatz verstehst und bereit bist, diese zu fördern.
✨Präsentiere deine IT-Kenntnisse
Da die Position IT-Kenntnisse erfordert, sei bereit, über deine Erfahrungen mit MS Suite, Google Suite und anderen relevanten Tools zu sprechen. Zeige, wie du diese Technologien zur Verbesserung der Büroabläufe eingesetzt hast.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Die Rolle erfordert enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen. Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb eines Teams verdeutlichen. Betone, wie du Konflikte gelöst oder Projekte erfolgreich koordiniert hast.
