Assistenz (m/w/d) Bayreuth

Das sind wir

newVation ist der Experte für Know-how-Vermittlung im Energie- und Infrastruktur-Sektor. Als dynamischer Partner bieten wir Dir verantwortungsvolle Aufgaben in anspruchsvollen Umfeldern und begleiten Dich langfristig in Deiner beruflichen Entwicklung.

Deine Aufgaben

• Unterstützung des Führungsteams im Tagesgeschäft und Sicherstellen, dass Termine, Informationen und Abstimmungen im Bereich zuverlässig zusammenlaufen. Aktives Vorausdenken, Setzen von klaren Prioritäten und Überblick auch bei kurzfristigen Änderungen behalten.
• Eigenständige Unterstützung des Führungsteams im operativen Tagesgeschäft, frühzeitiges Erkennen von Handlungsbedarf und Priorisieren von Terminen und Anliegen in enger Abstimmung.
• Steuerung des Termin- und Reisemanagements, Koordination komplexer Abstimmungen und Sicherstellen einer vorausschauenden Planung sowie einer zuverlässigen Reiseabrechnung.
• Organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Führungsrunden, Workshops und Bereichsveranstaltungen, Dokumentation der Ergebnisse und Nachhalten von vereinbarten Maßnahmen und Fristen.
• Erstellen und Überarbeiten von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Korrespondenz sowie prägnante und adressatengerechte Aufbereitung von Informationen.
• Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner, Koordination der Anliegen und Sicherstellen eines verlässlichen Informationsflusses zwischen Director, Führungsteam und Schnittstellen.
• Unterstützung bei administrativen Prozessen, insbesondere Bestellungen, Rechnungsbearbeitung und der Pflege relevanter Übersichten inkl. Koordination der dazugehörigen Freigaben.
• Eigenständige Übernahme von organisatorischen Sonderaufgaben und kleineren bereichsinternen Projekten und kontinuierliche Weiterentwicklung der digitalen Ablage und Assistenzprozesse.

Dein Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige einschlägige Erfahrung in der Assistenz auf Director- oder vergleichbarer Führungsebene.
• Erfahrung im Facility Management, Corporate Real Estate oder in einem technischen Unternehmensumfeld ist von Vorteil.
• Souveränität bei der Organisation komplexer Abläufe, Fähigkeit zum Setzen nachvollziehbarer Prioritäten auch bei konkurrierenden Anforderungen und selbständiges, vorausschauendes Arbeiten mit hoher Verbindlichkeit.
• Klare, wertschätzende und situationsgerechte Kommunikation, sicheres Auftreten gegenüber unterschiedlichen Führungsebenen und freundliches und bestimmtes Vertreten organisatorischer Prioritäten.
• Schnelles Erfassen neuer Sachverhalte, Fähigkeit Wesentliches von Unwesentlichem zu unterscheiden und Aufbereitung von Informationen sowie Unterlagen strukturiert und managementgerecht.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, PowerPoint, Word und Excel sowie Erfahrung mit der Nutzung digitaler Werkzeuge sowie freigegebener KI-Anwendungen.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie die Fähigkeit professionelle Korrespondenz sicher und präzise zu formulieren.
• Diskretion, Integrität und ein sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Serviceorientiertes und teamübergreifendes Arbeiten.

Das bieten wir

• New Work: hybrides Arbeiten mit flexiblen Arbeitszeiten.
• Individuelle Konditionen: attraktives Gehaltspaket und 30 Urlaubstage.
• Benefits: betriebliche Krankenversicherung (bKV mit Zahnzusatz und stationärer Versorgung), betriebliche Altersvorsorge (bAV mit hoher Arbeitgeberförderung), JobRad, Corporate Benefits.
• Weiterentwicklung: individuelle Entwicklungsprogramme, Training on the Job und Workshops.
• Events: regelmäßige Teamevents, Firmenfeiern und Networking-Formate.

Ansprechpartner

Theo Zimmermann
theo.zimmermann@newvation.de